Trong bối cảnh điều hành doanh nghiệp, việc Giám đốc thường xuyên đi công tác hoặc quá tải công việc là điều khó tránh khỏi. Để đảm bảo các giao dịch, ký kết hợp đồng không bị gián đoạn, việc lập giấy ủy quyền phó giám đốc công ty TNHH là giải pháp pháp lý tối ưu. Bài viết này ACC Long An sẽ cung cấp mẫu giấy ủy quyền phó giám đốc công ty TNHH chuẩn xác nhất và những lưu ý “sống còn” để văn bản này có hiệu lực pháp luật cao nhất.

1. Giấy ủy quyền cho Phó Giám đốc là gì và tại sao lại cần thiết?

Giấy ủy quyền cho Phó Giám đốc là văn bản pháp lý mà người đại diện theo pháp luật của công ty (thường là Giám đốc) trao quyền cho Phó Giám đốc thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể thay mặt mình. T

heo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020, ủy quyền giúp đảm bảo hoạt động doanh nghiệp liên tục, đặc biệt trong công ty TNHH nơi Giám đốc là người đại diện theo pháp luật duy nhất.

Ủy quyền là hành vi pháp lý trong đó một cá nhân hoặc tổ chức trao quyền thực hiện công việc cho một cá nhân khác thay mặt mình. Việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý, tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020. Phạm vi ủy quyền có thể rộng hoặc hẹp tùy theo nhu cầu, nhưng người được ủy quyền chỉ thực hiện đúng những gì được ghi rõ, tránh vượt quyền để không phát sinh rủi ro pháp lý.

Vai trò cần thiết của giấy ủy quyền bao gồm: xác định rõ trách nhiệm để tránh chồng chéo; hợp pháp hóa quyền hạn, đảm bảo quyết định của Phó Giám đốc được công nhận; giúp vận hành liên tục khi Giám đốc vắng mặt; giảm tải cho Giám đốc tập trung chiến lược; và tăng tính minh bạch, trách nhiệm nội bộ.

2. Điều kiện để Giấy ủy quyền cho Phó Giám đốc có hiệu lực pháp lý

2.1. Hình thức của văn bản ủy quyền

Văn bản ủy quyền phải bằng hình thức viết, có chữ ký của người ủy quyền (Giám đốc) và đóng dấu công ty. Theo Bộ luật Dân sự 2015, nếu không ghi rõ thời hạn, giấy ủy quyền có hiệu lực trong 1 năm kể từ ngày xác lập. Năm 2026, khuyến khích sử dụng chữ ký số để tăng tính xác thực và lưu vết pháp lý, đặc biệt với giao dịch điện tử theo Luật Doanh nghiệp 2020.

2.2. Năng lực hành vi dân sự của các bên

Người ủy quyền và người được ủy quyền phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo Bộ luật Dân sự 2015. Người được ủy quyền không được xác lập giao dịch với chính mình hoặc bên thứ ba mà mình đại diện, tránh xung đột lợi ích theo quy định pháp luật.

3. Mẫu giấy ủy quyền cho Phó Giám đốc công ty TNHH mới nhất

3.2. Link tải mẫu giấy ủy quyền phó giám đốc công ty TNHH

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3.1. Nội dung cần có trong mẫu giấy ủy quyền

Mẫu giấy ủy quyền phó giám đốc công ty TNHH cần bao gồm:

• Thông tin chi tiết của người ủy quyền (Giám đốc): Họ tên, chức vụ, số CMND/CCCD, địa chỉ, liên hệ.
• Thông tin chi tiết của người được ủy quyền (Phó Giám đốc): Họ tên, chức vụ, số CMND/CCCD, địa chỉ.
• Nội dung ủy quyền: Ghi rõ công việc được phép thực hiện (ví dụ: ký hợp đồng) và không được làm gì (ví dụ: không ủy quyền lại trừ khi cho phép).
• Thời hạn ủy quyền: Cụ thể từ ngày nào đến ngày nào, hoặc đến khi có văn bản thay thế; nếu không ghi, hiệu lực 1 năm theo Bộ luật Dân sự 2015.
• Chữ ký và đóng dấu: Của Giám đốc và công ty; công chứng nếu cần cho giao dịch đặc biệt.

4. Phạm vi ủy quyền phổ biến dành cho Phó Giám đốc

4.1. Ủy quyền ký kết hợp đồng kinh tế

Phó Giám đốc có thể được ủy quyền ký hợp đồng kinh tế, thương mại với giá trị nhất định, nhưng phải tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020 và tránh giao dịch xung đột lợi ích theo Bộ luật Dân sự 2015.

4.2. Ủy quyền quản lý nhân sự và ký kết hợp đồng lao động

Bao gồm tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, quản lý nhân sự hàng ngày, đảm bảo không vượt quá quyền hạn được ghi rõ trong giấy ủy quyền.

4.3. Ủy quyền làm việc với cơ quan nhà nước và thuế

Thay mặt công ty làm việc với cơ quan thuế, đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, nhưng phải có chữ ký số nếu áp dụng giao dịch điện tử từ năm 2026.

5. Quy trình ban hành và lưu trữ giấy ủy quyền trong doanh nghiệp

Bước 1: Giám đốc soạn thảo giấy ủy quyền dựa trên mẫu chuẩn, ghi rõ phạm vi và thời hạn theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020. Nội dung bước này đảm bảo văn bản phù hợp với điều lệ công ty và nhu cầu cụ thể.

Bước 2: Người được ủy quyền (Phó Giám đốc) xác nhận và ký tên. Nội dung bước này giúp cả hai bên đồng ý, tránh tranh chấp sau này.

Bước 3: Đóng dấu công ty và lưu trữ bản gốc tại bộ phận pháp chế hoặc hành chính. Nội dung bước này bao gồm sao lưu điện tử để dễ tra cứu, đặc biệt với chữ ký số.

Bước 4: Thông báo nội bộ và bên liên quan nếu ủy quyền liên quan đến đối tác bên ngoài. Nội dung bước này đảm bảo tính minh bạch và hiệu lực ngay lập tức.

6. Những rủi ro thường gặp khi ủy quyền sai cách và cách phòng tránh

Rủi ro phổ biến: Vượt phạm vi ủy quyền dẫn đến hợp đồng vô hiệu; hết hạn ngầm sau 1 năm nếu không ghi thời hạn; xung đột lợi ích khi ủy quyền lại không phép. Cách phòng tránh: Ghi rõ “không được ủy quyền lại” trừ khi cho phép; kiểm tra định kỳ hiệu lực; sử dụng chữ ký số để theo dõi; tham khảo luật sư nếu giao dịch lớn.

7. Câu hỏi thường gặp

Phó Giám đốc được ủy quyền có được ủy quyền lại cho người khác không?

Chỉ được thực hiện nếu trong văn bản ủy quyền ban đầu Giám đốc có cho phép “ủy quyền lại” và được sự đồng ý của Giám đốc bằng văn bản.

Giấy ủy quyền cho Phó Giám đốc có bắt buộc phải công chứng không?

Thông thường trong nội bộ doanh nghiệp, giấy ủy quyền chỉ cần có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu công ty là có hiệu lực. Tuy nhiên, với một số giao dịch bất động sản hoặc ngân hàng, họ có thể yêu cầu công chứng.

Giám đốc nghỉ việc thì giấy ủy quyền cho Phó Giám đốc còn hiệu lực không?

Khi người đại diện pháp luật (người ủy quyền) chấm dứt tư cách, giấy ủy quyền thường sẽ mất hiệu lực. Người đại diện pháp luật mới cần ban hành văn bản ủy quyền mới.

Giám đốc có thể ủy quyền cho nhiều phó giám đốc cùng lúc không?

Có. Giám đốc có thể ủy quyền cho nhiều phó giám đốc để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, miễn là phạm vi ủy quyền được quy định rõ ràng trong từng giấy ủy quyền riêng biệt. Điều này giúp phân công công việc hiệu quả và tránh chồng chéo quyền hạn.

Giấy ủy quyền có thể bị hủy trước thời hạn không?

Có. Giám đốc có quyền đơn phương chấm dứt giấy ủy quyền trước thời hạn nếu xét thấy cần thiết. Việc này cần được thông báo bằng văn bản và có xác nhận để đảm bảo tính pháp lý, tránh gây ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

Mẫu giấy ủy quyền phó giám đốc công ty TNHH xác định rõ phạm vi quyền hạn của phó giám đốc, tránh những tranh chấp hoặc sai sót trong quá trình làm việc. ACC Long An hy vọng, qua bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu hơn về Mẫu giấy ủy quyền phó giám đốc công ty TNHH.