Khi một địa điểm kinh doanh hoạt động không còn hiệu quả hoặc doanh nghiệp có chiến lược tái cơ cấu quy mô, việc đóng cửa là quyết định tất yếu. Bài viết này từ ACC Long An sẽ cung cấp cho bạn mẫu quyết định chấm dứt địa điểm kinh doanh chuẩn pháp lý nhất, đi kèm cẩm nang từng bước đóng cửa địa điểm kinh doanh an toàn, đúng luật.

1. Quyết định chấm dứt địa điểm kinh doanh là gì và khi nào cần lập?

Quyết định chấm dứt địa điểm kinh doanh là văn bản mang tính chất hành chính nội bộ do người đại diện theo pháp luật hoặc cơ quan đại diện chủ sở hữu của doanh nghiệp (Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông) ban hành, nhằm ghi nhận việc ngừng hoạt động một địa điểm kinh doanh cụ thể.

Văn bản này đóng vai trò là căn cứ pháp lý để bộ phận nhân sự, kế toán làm hồ sơ gửi lên Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính, đồng thời làm tờ trình xử lý các vấn đề thanh lý tài sản, chấm dứt hợp đồng lao động tại địa điểm đó.

2. So sánh thủ tục chấm dứt địa điểm kinh doanh và giải thể chi nhánh

Bảng so sánh trực quan giúp doanh nghiệp phân biệt rõ hai loại hình phụ thuộc để áp dụng đúng luật:

Xem thêm: Khi chuyển đổi hình thức công ty có phải lập BCTC hay không?

3. Mẫu quyết định chấm dứt địa điểm kinh doanh chuẩn nhất

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Để đảm bảo tính hợp lệ khi nộp lên cơ quan chức năng, một biểu mẫu quyết định nội bộ cần đảm bảo các thông tin sau:

• Tên doanh nghiệp chủ quản, số quyết định, ngày tháng năm lập.
• Căn cứ điều lệ công ty và nhu cầu hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
• Thông tin địa điểm kinh doanh cần đóng: Tên địa điểm, Mã số địa điểm (hoặc mã số thuế 13 số), Địa chỉ chi tiết.
• Lý do chấm dứt hoạt động (ví dụ: Thay đổi chiến lược kinh doanh, trả mặt bằng…).
• Trách nhiệm thi hành: Ghi rõ người đại diện pháp luật, kế toán trưởng và các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thực hiện quyết định này.

Xem thêm: Mẫu tờ trình xin chuyển đổi loại hình trường chuẩn

4. Quy trình đóng cửa địa điểm kinh doanh theo quy định hiện hành

Quy trình chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh được chuẩn hóa thông qua cơ chế liên thông cơ quan Thuế và cơ quan Đăng ký kinh doanh:

Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ Thuế cho địa điểm kinh doanh

Doanh nghiệp nộp văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (nếu địa điểm kinh doanh có mã số thuế 13 số riêng) hoặc kiểm tra và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế môn bài tháng/năm hiện tại của địa điểm đó tại Cơ quan thuế cơ sở quản lý. Cơ quan thuế tiến hành cập nhật trạng thái “Địa điểm kinh doanh ngừng hoạt động” trên hệ thống dữ liệu dùng chung.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định chấm dứt, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh (Phụ lục II-20) kèm theo Quyết định nội bộ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm.

Phương thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tuyến 100% qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.

5. Các lưu ý pháp lý chuyên sâu về hệ thống quản lý số hóa khi chấm dứt địa điểm kinh doanh

Hệ thống liên thông dữ liệu thời gian thực: Cần làm rõ rằng việc quản lý doanh nghiệp hiện nay áp dụng cơ chế tự động hóa liên thông dữ liệu giữa Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Tổng cục Thuế. Do đó, nếu doanh nghiệp nộp thẳng hồ sơ lên Sở Tài chính mà chưa hoàn thành nghĩa vụ khai/nộp thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh tại cơ quan Thuế, hệ thống Một cửa quốc gia sẽ tự động trả thông báo từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Xử phạt hành chính khi chậm thông báo: Theo các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, hành vi không thông báo hoặc chậm thông báo chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh quá thời hạn 10 ngày quy định có thể bị áp mức phạt tiền dao động từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng tùy thuộc vào số ngày chậm trễ.

6. Câu hỏi thường gặp

Địa điểm kinh doanh khác tỉnh với trụ sở chính thì nộp hồ sơ đóng cửa ở đâu?

Dù địa điểm kinh doanh nằm cùng tỉnh hay khác tỉnh với trụ sở chính của công ty, hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động vẫn phải được nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi địa điểm kinh doanh đó đặt trụ sở hoạt động, không nộp tại nơi đặt trụ sở chính của công ty mẹ.

Khi đóng địa điểm kinh doanh thì biển hiệu tại địa điểm đó có cần gỡ bỏ ngay không?

Có. Ngay khi có Quyết định chấm dứt hoạt động và nộp hồ sơ lên cơ quan chức năng, doanh nghiệp phải tiến hành dỡ bỏ biển hiệu tại địa điểm đó. Việc giữ nguyên biển hiệu khi đã công bố đóng cửa có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan quản lý thị trường hoặc cơ quan thuế kiểm tra đột xuất, gây hiểu lầm về việc kinh doanh trốn thuế.

Đóng địa điểm kinh doanh có phải làm thủ tục trả con dấu không?

Không. Theo luật doanh nghiệp hiện hành, địa điểm kinh doanh hoàn toàn không có tư cách pháp nhân độc lập và không được phép sử dụng con dấu riêng (khác với chi nhánh). Mọi giao dịch, ký kết tại địa điểm kinh doanh đều dùng con dấu của công ty mẹ hoặc dấu của chi nhánh chủ quản, do đó doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục trả dấu khi đóng cửa.

Việc sử dụng mẫu quyết định giải thể chi nhánh kinh doanh là bước đầu tiên và quan trọng để doanh nghiệp thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh một cách hợp pháp. Bằng cách tuân thủ các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp có thể hoàn thành thủ tục nhanh chóng, tránh các rủi ro pháp lý. Hãy liên hệ ACC Long An ngay để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp.