Phụ lục hợp đồng có đóng dấu giáp lai không là câu hỏi thường gặp khi các bên ký kết hợp đồng thương mại hoặc dân sự có nhiều trang. Việc xác định rõ yêu cầu này giúp các bên chủ động trong quá trình ký kết, quản lý hồ sơ và hạn chế tranh chấp sau này. Cùng ACC Long An tìm hiểu chi tiết vấn đề này.

1. Phụ lục hợp đồng có đóng dấu giáp lai không?

Phụ lục hợp đồng được sử dụng để quy định chi tiết một số điều khoản hoặc sửa đổi, bổ sung hợp đồng. Theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015, phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng và nội dung của phụ lục không được trái với nội dung của hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác theo quy định pháp luật.

Pháp luật hiện hành không bắt buộc phụ lục hợp đồng phải đóng dấu giáp lai, kể cả trường hợp phụ lục có từ hai trang trở lên. Việc có đóng dấu giáp lai hay không có thể phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên, quy chế quản lý con dấu của doanh nghiệp hoặc yêu cầu của pháp luật chuyên ngành trong từng trường hợp. Do đó, nếu các bên lựa chọn đóng dấu giáp lai thì đây là biện pháp hỗ trợ kiểm soát tính toàn vẹn của văn bản, chứ không phải điều kiện bắt buộc để phụ lục có hiệu lực.

2. Vai trò của dấu giáp lai đối với phụ lục hợp đồng

Dấu giáp lai có thể hỗ trợ các bên kiểm soát tính thống nhất của một văn bản gồm nhiều trang. Khi dấu được đóng tại phần tiếp giáp giữa các trang, việc thay thế hoặc thêm bớt trang có thể dễ dàng được phát hiện hơn. Tuy nhiên, dấu giáp lai không phải là điều kiện bắt buộc để xác lập hiệu lực của phụ lục hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015.

Đối với doanh nghiệp, việc đóng dấu giáp lai có thể được thực hiện theo quy chế quản lý và sử dụng dấu. Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu; việc quản lý, lưu giữ và sử dụng dấu được thực hiện theo quy chế của doanh nghiệp hoặc quy định của pháp luật, Điều lệ công ty đối với một số trường hợp.

Xem thêm: Mẫu phụ lục danh mục hàng hóa theo hợp đồng mới nhất

3. Thực tiễn áp dụng và các lưu ý khi đóng dấu giáp lai

Trong thực tiễn, các doanh nghiệp có thể lựa chọn đóng dấu giáp lai đối với hợp đồng và phụ lục có nhiều trang để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ. Cách thực hiện thường là đóng dấu tại phần tiếp giáp giữa các trang để hạn chế khả năng thay thế trang trong quá trình lưu trữ và sử dụng.

Doanh nghiệp cần thống nhất việc sử dụng dấu với quy chế quản lý dấu và thỏa thuận giữa các bên. Đồng thời, cần kiểm tra đầy đủ nội dung, số trang, chữ ký và các thông tin trên phụ lục trước khi đóng dấu. Đối với những giao dịch mà pháp luật chuyên ngành có yêu cầu riêng về hình thức văn bản, các bên cần tuân thủ quy định tương ứng thay vì chỉ căn cứ vào việc có đóng dấu giáp lai hay không.

Xem thêm: Mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi số tài khoản

4. Hậu quả khi không đóng dấu giáp lai đúng quy cách

Việc phụ lục hợp đồng không có dấu giáp lai không đồng nghĩa với việc phụ lục đương nhiên vô hiệu. Hiệu lực của phụ lục được xác định dựa trên quy định của Bộ luật Dân sự 2015, nội dung thỏa thuận và các điều kiện có hiệu lực của giao dịch. Việc không đóng dấu giáp lai chủ yếu có thể làm tăng khó khăn trong việc chứng minh tính toàn vẹn của văn bản nếu sau này phát sinh tranh chấp về việc thay đổi, bổ sung hoặc thay thế trang.

Do đó, nếu phụ lục có nhiều trang hoặc chứa các nội dung quan trọng, doanh nghiệp có thể chủ động đóng dấu giáp lai để tăng khả năng kiểm soát hồ sơ. Tuy nhiên, không nên xem dấu giáp lai là điều kiện bắt buộc trong mọi trường hợp hoặc cho rằng không có dấu giáp lai thì phụ lục không có giá trị pháp lý.

5. Câu hỏi thường gặp

Phụ lục hợp đồng một trang có cần đóng dấu giáp lai không?

Không. Pháp luật không quy định phụ lục hợp đồng một trang phải đóng dấu giáp lai. Các bên có thể sử dụng con dấu theo thỏa thuận hoặc quy chế quản lý dấu của doanh nghiệp nếu thấy cần thiết.

Có được đóng dấu giáp lai bằng dấu điện tử không?

Việc sử dụng dấu điện tử, chữ ký số được thực hiện theo pháp luật về giao dịch điện tử và quy định có liên quan. Không nên đồng nhất chữ ký số với cách đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy; đối với hợp đồng, phụ lục điện tử, các bên cần sử dụng phương thức ký điện tử phù hợp để xác thực và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

Ai chịu trách nhiệm nếu phụ lục bị thay đổi nội dung?

Các bên ký kết chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng nội dung phụ lục theo thỏa thuận. Nếu có hành vi tự ý sửa đổi, thay thế nội dung hoặc trang của phụ lục thì trách nhiệm được xác định dựa trên hành vi vi phạm, thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật có liên quan. Việc đóng dấu giáp lai có thể hỗ trợ chứng minh tính toàn vẹn của văn bản nhưng không loại trừ trách nhiệm pháp lý của bên vi phạm.

Phụ lục hợp đồng có đóng dấu giáp lai không là vấn đề cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo hợp đồng có hiệu lực thực tế. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng. Liên hệ ACC Long An để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ soạn thảo hợp đồng chuẩn pháp lý.