Dung lượng file đấu thầu qua mạng là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng nộp hồ sơ thành công trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Với các quy định pháp luật hiện hành, bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về giới hạn dung lượng, cách tối ưu hóa file và những lưu ý cần thiết, cùng ACC Long An hỗ trợ bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Quy định về dung lượng file đấu thầu qua mạng

Quy định về dung lượng file đấu thầu qua mạng được nêu rõ trong các văn bản pháp luật, nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và công bằng cho mọi nhà thầu.

Theo Điều 6 Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT: Dung lượng tối đa cho một hồ sơ dự thầu là 500 MB trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, áp dụng từ ngày 1/1/2025. Quy định này nhằm đảm bảo khả năng xử lý của hệ thống và tránh tình trạng quá tải. Nhà thầu cần nén file hoặc tối ưu hóa tài liệu để đáp ứng yêu cầu này, đồng thời đảm bảo chất lượng nội dung không bị ảnh hưởng.

Nghị định 214/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 4/8/2025: Văn bản này yêu cầu các file hồ sơ dự thầu phải được ký số và nộp dưới định dạng PDF hoặc các định dạng khác được Hệ thống chấp nhận. Dung lượng mỗi file riêng lẻ không được vượt quá 100 MB, nhằm đảm bảo tốc độ tải lên và xử lý thông tin. Nhà thầu cần kiểm tra kỹ trước khi nộp để tránh lỗi hệ thống.

Điều 98 Nghị định 214/2025/NĐ-CP: Quy định về thời gian nộp hồ sơ dự thầu nhấn mạnh rằng các file vượt quá dung lượng cho phép sẽ bị hệ thống từ chối tự động. Điều này đòi hỏi nhà thầu phải chuẩn bị kỹ lưỡng, sử dụng các công cụ nén file chuyên dụng để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của hệ thống.

Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT, vẫn còn hiệu lực đến 31/12/2025: Văn bản này yêu cầu các file ký số phải được tối ưu hóa để giảm dung lượng, đồng thời đảm bảo tính bảo mật theo Luật Giao dịch điện tử 2005. Nhà thầu nên sử dụng chứng thư số hợp lệ và kiểm tra dung lượng file trước khi nộp để tránh rủi ro.

2. Quy trình chuẩn bị và nộp hồ sơ đấu thầu qua mạng

Quy trình chuẩn bị và nộp hồ sơ đấu thầu qua mạng cần tuân thủ các quy định về dung lượng và định dạng file để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ dự thầu 
Theo Điều 35 Luật Đấu thầu 2023, nhà thầu phải chuẩn bị hồ sơ theo mẫu quy định trong Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT. Hồ sơ cần được chuyển đổi sang định dạng PDF và kiểm tra dung lượng tổng không vượt quá 500 MB. Các tài liệu như bản vẽ kỹ thuật, hợp đồng tương tự cần được nén bằng phần mềm như WinRAR hoặc 7-Zip để giảm dung lượng mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Bước 2: Ký số và kiểm tra dung lượng file
Theo Điều 6 Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT, tất cả file trong hồ sơ phải được ký số bằng chứng thư số hợp lệ. Nhà thầu cần kiểm tra từng file riêng lẻ, đảm bảo không vượt quá 100 MB như quy định trong Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Nếu file vượt dung lượng, cần chia nhỏ hoặc nén lại trước khi tải lên hệ thống.

Bước 3: Tải hồ sơ lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
Hồ sơ được nộp qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, theo hướng dẫn tại Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT. Nhà thầu cần đăng nhập bằng chứng thư số và kiểm tra kết nối mạng để tránh lỗi tải file. Thời gian nộp hồ sơ phải tuân thủ thời điểm đóng thầu, và hệ thống sẽ từ chối các file không đáp ứng yêu cầu về dung lượng.

Bước 4: Xác nhận nộp hồ sơ
Sau khi nộp hồ sơ, nhà thầu sẽ nhận được thông báo xác nhận từ hệ thống, theo Điều 98 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Nếu hồ sơ bị từ chối do vượt dung lượng, nhà thầu cần chỉnh sửa và nộp lại trước thời điểm đóng thầu. Việc này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kiểm tra cẩn thận trước khi nộp.

Bước 5: Theo dõi kết quả và xử lý khiếu nại
Kết quả nộp hồ sơ được công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, theo Điều 99 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Nếu có vấn đề liên quan đến dung lượng file hoặc lỗi kỹ thuật, nhà thầu có quyền gửi kiến nghị trong vòng 10 ngày.

Xem thêm: Tổng hợp các hình thức đấu thầu qua mạng

3. Cách tối ưu hóa dung lượng file đấu thầu qua mạng

Tối ưu hóa dung lượng file là yếu tố then chốt để đảm bảo hồ sơ dự thầu được chấp nhận và xử lý hiệu quả trên hệ thống.

• Sử dụng phần mềm nén file chuyên dụng: Theo hướng dẫn tại Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, các file PDF hoặc hình ảnh cần được nén bằng các công cụ như Adobe Acrobat, WinRAR hoặc 7-Zip để giảm dung lượng mà vẫn giữ được chất lượng. Nhà thầu nên kiểm tra chất lượng file sau khi nén để đảm bảo nội dung rõ ràng và không bị mờ.
• Chuyển đổi định dạng phù hợp: Nghị định 214/2025/NĐ-CP cho phép sử dụng các định dạng như PDF, JPEG, hoặc PNG, nhưng PDF thường được ưu tiên do tính phổ biến và khả năng nén tốt. Nhà thầu nên tránh sử dụng các định dạng nặng như TIFF hoặc BMP, vì chúng làm tăng dung lượng file không cần thiết.
• Chia nhỏ hồ sơ dự thầu: Nếu tổng dung lượng hồ sơ vượt 500 MB, nhà thầu có thể chia thành nhiều file nhỏ, mỗi file không quá 100 MB, theo Điều 98 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Việc chia nhỏ cần được thực hiện hợp lý, đảm bảo mỗi file chứa nội dung hoàn chỉnh và không làm gián đoạn quá trình thẩm định.
• Kiểm tra trước khi nộp: Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT khuyến nghị nhà thầu kiểm tra dung lượng và định dạng file trước khi nộp, sử dụng các công cụ như Adobe Acrobat hoặc các phần mềm kiểm tra file trực tuyến. Điều này giúp phát hiện sớm các lỗi kỹ thuật và đảm bảo hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu của hệ thống.

Xem thêm: Khi nào bắt buộc đấu thầu qua mạng

4. Các lưu ý pháp lý khi chuẩn bị dung lượng file đấu thầu

Việc tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến dung lượng file không chỉ giúp hồ sơ hợp lệ mà còn tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình đấu thầu.

• Tuân thủ định dạng file theo quy định: Điều 6 Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT yêu cầu các file phải được định dạng đúng và không chứa mã độc hoặc lỗi kỹ thuật. Nhà thầu cần sử dụng phần mềm đáng tin cậy để tạo và kiểm tra file, tránh vi phạm các hành vi cấm theo Điều 16 Luật Đấu thầu 2023.
• Đảm bảo tính bảo mật của file: Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, các file ký số phải được bảo mật bằng chứng thư số hợp lệ. Nhà thầu cần lưu ý không sử dụng các công cụ nén hoặc chuyển đổi file không rõ nguồn gốc, vì có thể gây rủi ro mất an toàn thông tin, vi phạm Điều 16 Nghị định 214/2025/NĐ-CP.
• Lưu trữ bản sao hồ sơ: Điều 99 Nghị định 214/2025/NĐ-CP yêu cầu nhà thầu lưu trữ bản sao hồ sơ dự thầu để đối chiếu khi cần thiết. Bản sao này cần được lưu dưới dạng điện tử hoặc giấy, đảm bảo dung lượng và nội dung phù hợp để phục vụ công tác kiểm tra hoặc khiếu nại.
• Trách nhiệm của chủ đầu tư: Theo Điều 35 Luật Đấu thầu 2023, chủ đầu tư có trách nhiệm cung cấp hướng dẫn chi tiết về dung lượng và định dạng file trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu cần đọc kỹ các yêu cầu này để tránh sai sót, đồng thời liên hệ chủ đầu tư nếu có thắc mắc về kỹ thuật.

5. Câu hỏi thường gặp về dung lượng file đấu thầu qua mạng

Dung lượng tối đa của hồ sơ dự thầu là bao nhiêu?

Theo Điều 6 Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, dung lượng tối đa cho một hồ sơ dự thầu là 500 MB, và mỗi file riêng lẻ không được vượt quá 100 MB theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Nhà thầu cần nén file hoặc chia nhỏ hồ sơ để đáp ứng yêu cầu này.

Làm thế nào để nén file mà vẫn đảm bảo chất lượng?

Nhà thầu có thể sử dụng các phần mềm như Adobe Acrobat, WinRAR hoặc 7-Zip để nén file PDF hoặc hình ảnh, như hướng dẫn trong Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT. Cần kiểm tra chất lượng file sau khi nén để đảm bảo nội dung rõ ràng và không bị mờ.

File vượt dung lượng có bị từ chối không?

Theo Điều 98 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, các file vượt dung lượng quy định sẽ bị Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia từ chối tự động. Nhà thầu cần kiểm tra và chỉnh sửa file trước thời điểm đóng thầu để đảm bảo hồ sơ được chấp nhận.

Có thể sử dụng định dạng nào ngoài PDF không?

Nghị định 214/2025/NĐ-CP cho phép sử dụng các định dạng như JPEG hoặc PNG, nhưng PDF được ưu tiên do khả năng nén tốt và tính phổ biến. Nhà thầu cần tuân thủ hướng dẫn trong hồ sơ mời thầu để chọn định dạng phù hợp.

Làm gì nếu gặp lỗi kỹ thuật khi nộp file?

Theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP, nhà thầu có thể gửi kiến nghị qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong vòng 10 ngày nếu gặp lỗi kỹ thuật. Cần lưu trữ bằng chứng nộp hồ sơ và liên hệ chủ đầu tư để được hỗ trợ kịp thời.

Dung lượng file đấu thầu qua mạng là một yếu tố quan trọng, được quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của quá trình đấu thầu. Để được hỗ trợ chi tiết trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ, hãy liên hệ ACC Long An để nhận tư vấn chuyên sâu và giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến đấu thầu qua mạng.