Bảng lương cho công ty mới thành lập là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật lao động ngay từ những ngày đầu hoạt động, tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Việc xây dựng bảng lương chuẩn không chỉ giúp quản lý chi phí hiệu quả mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của công ty. Cùng ACC Long An khám phá chi tiết để áp dụng hiệu quả.

1. Tầm quan trọng của bảng lương đối với công ty mới thành lập

Khi một công ty mới thành lập, việc thiết lập bảng lương cho công ty mới thành lập đóng vai trò quan trọng trong việc tuân thủ các quy định pháp luật lao động.

Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải đảm bảo mức lương tối thiểu vùng và các khoản thu nhập khác phù hợp với hợp đồng lao động, giúp tránh các tranh chấp lao động ngay từ đầu.

Bảng lương không chỉ là công cụ quản lý tài chính mà còn là cơ sở để tính toán các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Thông tư 111/2013/TT-BTC. Đối với công ty mới, việc có bảng lương rõ ràng giúp xây dựng uy tín với nhân viên, thu hút nhân tài và dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động mà không gặp trở ngại pháp lý.

Hơn nữa, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải kê khai và nộp các khoản trích nộp bảo hiểm đúng hạn, tránh phạt hành chính lên đến hàng chục triệu đồng.

2. Mẫu bảng lương cho công ty mới thành lập chuẩn nhất

Mẫu bảng lương cho công ty mới thành lập cần được thiết kế đơn giản, rõ ràng, bao gồm các cột cơ bản như họ tên nhân viên, chức vụ, lương cơ bản, phụ cấp và các khoản khấu trừ. Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và báo cáo theo yêu cầu pháp luật, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: 7 Lý do nên mở công ty riêng hữu ích

3. Các thành phần chính cần có trong bảng lương

Bảng lương cho công ty mới thành lập phải bao gồm các thành phần cơ bản để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tính toán chính xác các khoản thu nhập. Đầu tiên là lương cơ bản, được quy định tại Bộ luật Lao động 2019 phải không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ ban hành hàng năm.

Tiếp theo là các khoản phụ cấp như phụ cấp ăn trưa, nhà ở hoặc trách nhiệm, chỉ được tính vào thu nhập chịu thuế nếu vượt quá mức miễn thuế theo Thông tư 111/2013/TT-BTC. Các khoản khấu trừ bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp, với tỷ lệ trích nộp từ người sử dụng lao động và người lao động theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, cụ thể là 21,5% từ doanh nghiệp và 10,5% từ cá nhân.

Ngoài ra, phần thuế thu nhập cá nhân phải được tính dựa trên thu nhập sau khi trừ các khoản miễn giảm, giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong kê khai. Cuối cùng, bảng lương cần có chữ ký xác nhận của nhân viên và đại diện công ty để đảm bảo tính pháp lý, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP về điều kiện lao động và quan hệ lao động.

Xem thêm: Mở công ty có được hưởng trợ cấp thất nghiệp hay không?

4. Lưu ý khi xây dựng và áp dụng bảng lương

Khi xây dựng bảng lương cho công ty mới thành lập, doanh nghiệp cần chú ý đến việc cập nhật mức lương tối thiểu vùng hàng năm, theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, để tránh vi phạm và bị xử phạt.

Một lưu ý quan trọng là phải phân biệt rõ các khoản thu nhập thường xuyên và không thường xuyên, vì chỉ khoản thường xuyên mới được tính vào lương cơ bản cho bảo hiểm xã hội theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Doanh nghiệp mới thường gặp khó khăn trong việc tính thuế thu nhập cá nhân, nên cần áp dụng đúng phương pháp khấu trừ tại nguồn theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, với mức khấu trừ 10% cho thu nhập từ 2 triệu đồng trở lên mỗi tháng. Ngoài ra, bảng lương phải được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra từ cơ quan lao động, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Để tránh sai sót, công ty nên sử dụng phần mềm quản lý lương hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong phân bổ. Việc điều chỉnh bảng lương khi thay đổi nhân sự cũng cần thông báo trước ít nhất 15 ngày, giúp duy trì sự ổn định nội bộ.

5. Quy trình thiết lập bảng lương cơ bản cho doanh nghiệp mới

Việc thiết lập bảng lương cho công ty mới thành lập cần theo quy trình rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả quản lý. Dưới đây là các bước cơ bản:

Bước 1: Xác định mức lương cơ bản và phụ cấp

Doanh nghiệp cần tham khảo mức lương tối thiểu vùng hiện hành theo Bộ luật Lao động 2019, sau đó xây dựng thang bảng lương phù hợp với quy mô và ngành nghề. Ví dụ, đối với công ty nhỏ tại Long An, mức lương cơ bản có thể từ 4,68 triệu đồng/tháng trở lên tùy vùng. Phụ cấp phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động để tránh tranh chấp, và chỉ các khoản hợp lý mới được miễn thuế theo Thông tư 111/2013/TT-BTC. Quy trình này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch ngân sách chính xác từ đầu.

Bước 2: Tính toán các khoản bảo hiểm và thuế

Áp dụng tỷ lệ trích nộp bảo hiểm xã hội theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, bao gồm 14% cho BHXH, 3% cho BHYT và 1% cho BHTN từ người lao động, cộng thêm phần doanh nghiệp đóng. Sau đó, tính thuế thu nhập cá nhân dựa trên thu nhập chịu thuế, khấu trừ tại nguồn nếu thu nhập trên 2 triệu đồng/tháng theo Thông tư 111/2013/TT-BTC. Bước này cần sử dụng công thức chính xác để tránh sai lệch, và doanh nghiệp phải đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội để nộp báo cáo hàng tháng. Thời gian xử lý đăng ký thường trong 3-5 ngày làm việc.

Bước 3: Lập và phê duyệt bảng lương

Sử dụng mẫu chuẩn để điền thông tin nhân viên, bao gồm các cột thu nhập và khấu trừ, sau đó in ấn và yêu cầu nhân viên ký xác nhận theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Bảng lương phải được lưu trữ tại trụ sở công ty và cung cấp bản sao cho nhân viên khi yêu cầu. Nếu có thay đổi, cần thông báo bằng văn bản trước 15 ngày. Quy trình này hoàn tất trong vòng 1-2 tuần sau khi tuyển dụng, giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh.

Bước 4: Báo cáo và nộp các khoản liên quan

Doanh nghiệp nộp hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội hàng tháng cho Bảo hiểm Xã hội tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Thời gian nộp là trước ngày 20 của tháng sau, và cơ quan tiếp nhận sẽ xử lý trong 5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Đồng thời, kê khai thuế thu nhập cá nhân qua hệ thống của Cục Thuế địa phương theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, tránh phạt chậm nộp lên đến 0,03%/ngày.

Bảng lương cho công ty mới thành lập không chỉ là tài liệu nội bộ mà còn là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và phát triển bền vững. Việc áp dụng đúng các quy định từ Bộ luật Lao động 2019 đến Luật Bảo hiểm xã hội 2024 sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho cả doanh nghiệp và người lao động. Để nhận tư vấn chi tiết và hỗ trợ xây dựng mẫu phù hợp, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay, đội ngũ chuyên gia sẽ đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục pháp lý.