Mẫu biên bản họp giảm vốn điều lệ là tài liệu pháp lý quan trọng, ghi nhận quyết định của doanh nghiệp về việc thay đổi vốn điều lệ, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và minh bạch trong quản lý. Cùng ACC Long An, bạn sẽ hiểu rõ hơn về cách soạn thảo mẫu biên bản này hiệu quả.

1. Biên bản họp giảm vốn điều lệ là gì và vai trò

Biên bản họp giảm vốn điều lệ là văn bản ghi lại nội dung cuộc họp của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông, trong đó quyết định việc giảm vốn điều lệ của doanh nghiệp.

• Mẫu biên bản họp giảm vốn điều lệ cần ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận và quyết định giảm vốn. Tài liệu này là căn cứ pháp lý để đăng ký thay đổi với cơ quan nhà nước.
• Biên bản giúp đảm bảo tính minh bạch, công khai trong quá trình quyết định giảm vốn điều lệ, đồng thời là cơ sở để giải quyết tranh chấp nếu xảy ra. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ đăng ký thay đổi vốn.
• Biên bản cần được soạn thảo đúng mẫu, nêu rõ lý do giảm vốn, mức vốn giảm và phương thức thực hiện. Điều này giúp cơ quan quản lý dễ dàng thẩm định và phê duyệt thay đổi.
• Trong bối cảnh chuyển đổi số, biên bản có thể được lưu trữ hoặc gửi qua hệ thống điện tử, tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 194/2025/NĐ-CP, đảm bảo tính bảo mật và giá trị pháp lý.

2. Mẫu biên bản họp giảm vốn điều lệ

BIÊN BẢN HỌP CỦA HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

Về việc thay đổi … …

Công ty TNHH …, mã số doanh nghiệp: …, địa chỉ trụ sở chính: … … tiến hành họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi … theo chương trình như sau:

– Thời gian bắt đầu: vào lúc … giờ … phút, ngày … tháng … năm …

– Địa điểm họp: địa chỉ số … … …

– Thành phần tham dự:

1. Ông/Bà … … … – Chủ tịch Hội đồng thành viên

Sở hữu phần vốn góp … đồng, chiếm tỷ lệ …% vốn điều lệ

Giấy chứng nhận phần vốn góp số …, cấp ngày … tháng … năm …

2. Ông/Bà … … …  – thành viên

Sở hữu phần vốn góp … đồng, chiếm tỷ lệ …% vốn điều lệ

Giấy chứng nhận phần vốn góp số …, cấp ngày … tháng … năm …

3. Ông/Bà … … …  – thành viên

Sở hữu phần vốn góp … đồng, chiếm tỷ lệ …% vốn điều lệ

Giấy chứng nhận phần vốn góp số …, cấp ngày … tháng … năm …

– Vắng mặt: 0

– Chủ tọa cuộc họp: Ông/Bà … … …

– Người ghi biên bản: Ông/Bà … … …

Ông/Bà … (chủ tọa cuộc họp) tuyên bố việc triệu tập họp Hội đồng thành viên, điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên phù hợp theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty; số thành viên dự họp đạt 100% vốn điều lệ đủ điều kiện tiến hành họp Hội đồng thành viên.

A. Nội dung cuộc họp:

Hội đồng thành viên lấy ý kiến của các thành viên dự họp về việc:

ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI VỐN ĐIỀU LỆ

(trong trường hợp giảm vốn điều lệ)

Thay đổi vốn điều lệ của công ty như sau:

Giảm vốn điều lệ của công ty từ … đồng xuống … đồng.

Hình thức giảm vốn: … … …

Sau khi giảm vốn, doanh nghiệp bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác.

Trong đó:

– Ông/bà … …  giảm … đồng

– Ông/bà … …  giảm … đồng

Tài sản góp vốn sau khi thay đổi vốn điều lệ:

Cơ cấu góp vốn sau khi thay đổi:

– Ông/bà … …  sở hữu … đồng vốn góp, chiếm tỷ lệ …% vốn điều lệ

– Ông/bà … …  sở hữu … đồng vốn góp, chiếm tỷ lệ …% vốn điều lệ

– Ông/bà … …  sở hữu … đồng vốn góp, chiếm tỷ lệ …% vốn điều lệ

B. Ý kiến phát biểu của các thành viên dự họp:

– Hoàn toàn đồng ý với việc thay đổi … … tại mục A nêu trên.

C. Biểu quyết:

– Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ: … phiếu

– Tổng số phiếu biểu quyết không hợp lệ: … phiếu

– Tổng số phiếu tán thành: … phiếu

– Tổng số phiếu không tán thành: … phiếu

– Tổng số phiếu không có ý kiến: … phiếu

D. Hội đồng thành viên quyết định:

– Thông qua việc thay đổi … tại mục A nêu trên với 100% tổng số phiếu biểu quyết tán thành.

– Giao cho ông/bà … (ghi tên người đại diện pháp luật) tiến hành các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật.

Cuộc họp kết thúc vào lúc … giờ … phút cùng ngày.

>>> Tải ngay: Mẫu biên bản họp giảm vốn điều lệ tại đây!

Xem thêm: Các hình thức huy động vốn của doanh nghiệp

3. Quy trình soạn thảo mẫu biên bản họp giảm vốn điều lệ

Để soạn thảo mẫu biên bản họp giảm vốn điều lệ đúng chuẩn, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình rõ ràng theo pháp luật Việt Nam hiện hành.

• Bước 1: Chuẩn bị cuộc họp
  Lên kế hoạch họp, thông báo đến các thành viên có quyền biểu quyết, nêu rõ mục đích giảm vốn.
• Bước 2: Tổ chức và ghi nhận nội dung
  Ghi lại chi tiết thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung thảo luận trong cuộc họp.
• Bước 3: Soạn thảo và kiểm tra biên bản
  Viết biên bản theo mẫu, kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có lỗi hoặc thông tin sai lệch
• Bước 4: Ký duyệt và lưu trữ
  Các thành viên tham gia ký xác nhận, lưu trữ biên bản theo Thông tư 04/2024/TT-BTP.
• Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký
  Gửi biên bản kèm hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ đến cơ quan đăng ký kinh doanh, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Xem thêm: Loại hình công ty nào không được giảm vốn điều lệ theo luật mới?

4. Những lưu ý khi soạn thảo và quản lý biên bản họp giảm vốn điều lệ

Việc soạn thảo và quản lý biên bản họp giảm vốn điều lệ đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch. Dưới đây là các lưu ý quan trọng.

• Biên bản cần tuân thủ mẫu chuẩn theo Luật Doanh nghiệp 2020, ghi rõ lý do giảm vốn, tỷ lệ biểu quyết và chữ ký của các thành viên tham gia. Điều này đảm bảo biên bản có giá trị pháp lý khi nộp hồ sơ.
• Thông tin trong biên bản phải chính xác, bao gồm thời gian, địa điểm, danh sách thành viên và nội dung quyết định. Sai sót có thể dẫn đến việc cơ quan nhà nước từ chối hồ sơ đăng ký thay đổi vốn.
• Trong trường hợp sử dụng biên bản dưới dạng điện tử, cần áp dụng chữ ký số, tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023. Điều này đảm bảo tính bảo mật và giá trị pháp lý của tài liệu.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ biên bản cẩn thận để phục vụ kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp. Theo Thông tư 04/2024/TT-BTP, tài liệu hành chính liên quan đến đăng ký kinh doanh cần được lưu trữ ít nhất 5 năm.

5. Các quy định pháp luật liên quan đến mẫu biên bản họp giảm vốn điều lệ

Việc soạn thảo và quản lý mẫu biên bản họp giảm vốn điều lệ cần tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam hiện hành để đảm bảo tính hợp pháp.

• Luật Doanh nghiệp 2020: Điều 60 và Điều 144 quy định về việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và yêu cầu lập biên bản họp khi quyết định giảm vốn điều lệ.
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm quy trình nộp hồ sơ và yêu cầu về biên bản họp khi thay đổi vốn điều lệ.
• Luật Giao dịch điện tử 2023: Quy định về việc sử dụng chữ ký số và hệ thống quản lý điện tử cho các tài liệu hành chính, áp dụng cho biên bản họp gửi qua hệ thống điện tử.
• Nghị định 194/2025/NĐ-CP: Hướng dẫn thực hiện Luật Giao dịch điện tử, quy định về yêu cầu kỹ thuật và bảo mật khi quản lý biên bản trên hệ thống điện tử.
• Thông tư 04/2024/TT-BTP: Quy định về lưu trữ tài liệu hành chính, bao gồm biên bản họp, với yêu cầu bảo quản và kiểm tra định kỳ.

Việc tuân thủ các quy định này giúp doanh nghiệp soạn thảo mẫu biên bản họp giảm vốn điều lệ một cách khoa học, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo quá trình đăng ký thay đổi vốn điều lệ diễn ra suôn sẻ.

Mẫu biên bản họp giảm vốn điều lệ là tài liệu thiết yếu giúp doanh nghiệp thực hiện thay đổi vốn điều lệ một cách minh bạch, hợp pháp, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Để được hỗ trợ tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay để nhận dịch vụ chuyên nghiệp và nhanh chóng.