Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế là tài liệu quan trọng giúp các bên xác nhận việc hoàn tất nghĩa vụ, tránh tranh chấp phát sinh trong lĩnh vực xây dựng và thiết kế. Trong bối cảnh các dự án ngày càng phức tạp, việc lập biên bản này không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn bảo vệ quyền lợi kinh tế cho cả bên giao thầu và nhận thầu. Cùng ACC Long An tìm hiểu chi tiết về biểu mẫu này để áp dụng hiệu quả.

1. Khái niệm và ý nghĩa của biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế

Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế là văn bản ghi nhận sự đồng thuận giữa các bên về việc hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng, bao gồm việc kiểm kê tài sản, thanh toán các khoản còn lại và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng được chấm dứt khi các bên hoàn tất nghĩa vụ hoặc theo thỏa thuận, và biên bản này đóng vai trò chứng minh pháp lý cho quá trình đó. Ý nghĩa của biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế nằm ở việc nó giúp tránh tranh chấp sau này, đặc biệt trong các dự án thiết kế kiến trúc hoặc kỹ thuật nơi có nhiều yếu tố sáng tạo và thay đổi.

Ví dụ, trong thực tế, biên bản này thường được sử dụng khi hợp đồng thiết kế kết thúc giai đoạn lập bản vẽ hoặc giám sát thi công, đảm bảo bên nhận thầu đã giao nộp đầy đủ sản phẩm thiết kế. Việc lập biên bản không chỉ tuân thủ nguyên tắc tự do thỏa thuận hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015 mà còn hỗ trợ kiểm soát chi phí, đặc biệt với các hợp đồng sử dụng vốn nhà nước. Hơn nữa, nó góp phần minh bạch hóa trách nhiệm, giúp các bên dễ dàng chuyển giao tài liệu thiết kế cho giai đoạn thi công tiếp theo.

>> Đọc thêm: Mẫu hợp đồng thiết kế nội thất mới nhất

2. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế là biểu mẫu chuẩn hóa, giúp các bên dễ dàng ghi nhận các nội dung cần thiết như thông tin hợp đồng gốc, tình trạng hoàn thành nghĩa vụ và các khoản thanh toán cuối cùng.

Biểu mẫu này được thiết kế đơn giản, phù hợp với các dự án thiết kế nhỏ lẻ đến lớn, đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng chỉnh sửa. Sử dụng mẫu sẽ tiết kiệm thời gian soạn thảo từ đầu.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

>> Đọc thêm: Mẫu hợp đồng thẩm tra thiết kế bản vẽ thi công chi tiết

3. Thủ tục thanh lý hợp đồng thiết kế

Thủ tục thanh lý hợp đồng thiết kế cần được thực hiện một cách có hệ thống để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý.

Theo Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2020), thời hạn thanh lý hợp đồng xây dựng, bao gồm phần thiết kế, do các bên thỏa thuận, nhưng với hợp đồng sử dụng vốn nhà nước, thời hạn là 45 ngày kể từ ngày hoàn thành nghĩa vụ hoặc chấm dứt hợp đồng.

Đối với hợp đồng quy mô lớn, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 90 ngày. Nghị định 37/2015/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về hợp đồng xây dựng, yêu cầu các bên phải kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm thiết kế trước khi lập biên bản.

Quy trình thanh lý thường bao gồm các bước sau, dựa trên Thông tư 09/2016/TT-BXD hướng dẫn thi công xây dựng công trình, áp dụng cho trường hợp tạm ngừng hoặc chấm dứt hợp đồng:

Bước 1: Kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm thiết kế

Các bên tiến hành kiểm kê toàn bộ tài liệu thiết kế đã giao nộp, bao gồm bản vẽ, mô hình và báo cáo kỹ thuật. Việc này phải được thực hiện tại văn phòng bên giao thầu hoặc địa điểm dự án, với sự tham gia của đại diện hai bên và có thể mời bên thứ ba độc lập nếu cần. Thời gian kiểm tra thường kéo dài 7-14 ngày tùy quy mô, nhằm xác nhận sản phẩm đạt yêu cầu theo hợp đồng. Nếu phát hiện sai sót, bên nhận thầu phải khắc phục trước khi chuyển sang bước tiếp theo, tránh tranh chấp về chất lượng thiết kế.

Bước 2: Lập biên bản thanh lý và xác nhận nghĩa vụ tài chính

Sau nghiệm thu, các bên soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế, ghi rõ các khoản thanh toán còn lại, phạt vi phạm (nếu có) và bàn giao tài sản liên quan như bản quyền thiết kế. Biên bản phải được ký bởi đại diện có thẩm quyền của cả hai bên, theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 về chấm dứt hợp đồng. Nếu hợp đồng bị chấm dứt đơn phương, cần nêu rõ căn cứ theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP. Hồ sơ biên bản sau đó được lưu trữ tại cả hai bên, không cần nộp cho cơ quan nhà nước trừ trường hợp hợp đồng sử dụng vốn nhà nước thì nộp cho cơ quan quản lý xây dựng địa phương trong vòng 15 ngày.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục hành chính và lưu trữ

Sau khi ký biên bản, các bên thực hiện thanh toán cuối cùng qua chuyển khoản hoặc hình thức thỏa thuận, đồng thời bàn giao toàn bộ tài liệu thiết kế gốc. Nếu có tranh chấp nhỏ, có thể giải quyết nội bộ trước khi kết thúc. Toàn bộ hồ sơ thanh lý phải được lưu trữ ít nhất 5 năm theo quy định pháp luật, để phục vụ kiểm toán hoặc kiện tụng nếu cần. Thời gian hoàn tất thủ tục này thường không quá 30 ngày kể từ nghiệm thu, đảm bảo dự án có thể chuyển sang giai đoạn thi công mà không bị gián đoạn.

4. Lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế

Khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế, các bên cần chú ý đến tính chính xác của thông tin, tránh sai sót dẫn đến vô hiệu hóa văn bản.

Theo Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2020), biên bản phải phản ánh đúng tình trạng hoàn thành, đặc biệt với các hợp đồng thiết kế liên quan đến công trình công cộng. Không nên bỏ qua các khoản phạt chậm trễ hoặc bồi thường nếu hợp đồng bị chấm dứt theo Thông tư 09/2016/TT-BXD.

Danh sách các yếu tố cần kiểm tra kỹ lưỡng:

• Thông tin các bên: Tên, địa chỉ, đại diện ký kết phải khớp với hợp đồng gốc.
• Căn cứ thanh lý: Nêu rõ lý do hoàn thành hoặc chấm dứt, trích dẫn điều khoản hợp đồng và quy định pháp luật liên quan như Bộ luật Dân sự 2015.
• Nội dung thanh lý: Liệt kê sản phẩm thiết kế đã giao, giá trị còn lại và xác nhận không còn nghĩa vụ nào.
• Chữ ký và xác nhận: Phải có ít nhất hai bản sao, một lưu bên giao thầu, một bên nhận thầu; nếu cần công chứng thì thực hiện tại văn phòng công chứng nhà nước.

Ngoài ra, trong trường hợp hợp đồng thiết kế bị hủy bỏ do vi phạm, biên bản cần ghi nhận rõ các biện pháp khắc phục theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP để bảo vệ quyền lợi. Việc sử dụng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế chuẩn sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, đặc biệt với các dự án có yếu tố quốc tế hoặc phức tạp về bản quyền. Luôn tham khảo ý kiến luật sư nếu dự án lớn để đảm bảo tuân thủ đầy đủ.

Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế đóng vai trò then chốt trong việc kết thúc suôn sẻ các dự án, giúp các bên tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Để nhận tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ soạn thảo tài liệu, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay. Với kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực pháp lý xây dựng, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu, bảo vệ quyền lợi của bạn một cách hiệu quả nhất. Đừng chần chừ, hành động ngay để dự án của bạn được hoàn tất an toàn và chuyên nghiệp.