Trong quá trình hoạt động, việc tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ bị hư hỏng, lỗi thời là điều không thể tránh khỏi. Để “dọn dẹp” sổ sách kế toán một cách hợp lệ và tránh bị cơ quan thuế loại chi phí, doanh nghiệp bắt buộc phải có một bộ hồ sơ thanh lý chặt chẽ. Bài viết này ACC Long An sẽ cung cấp cho bạn mẫu biên bản thanh lý tài sản công cụ dụng cụ chuẩn xác nhất cùng quy trình thực hiện đúng luật.

1. Biên bản thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ là gì?

Biên bản thanh lý tài sản công cụ dụng cụ là văn bản pháp lý ghi nhận quá trình kiểm kê, đánh giá và quyết định xử lý các tài sản cố định (TSCĐ) hoặc công cụ dụng cụ (CCDC) đã hết giá trị sử dụng, hư hỏng hoặc không còn nhu cầu.

Đối với tài sản do doanh nghiệp tự đầu tư bằng nguồn vốn của mình, biên bản thanh lý là chứng từ kế toán bắt buộc theo quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp tại Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC từ 01/01/2026), làm cơ sở ghi giảm tài sản, hạch toán chi phí và giải trình khi quyết toán thuế. Riêng đối với tài sản công có nguồn gốc từ vốn nhà nước tại doanh nghiệp nhà nước, việc thanh lý còn phải tuân thủ thêm quy định tại Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn nếu biên bản không đầy đủ, dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính hoặc kiểm toán. Việc sử dụng biên bản chuẩn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về hướng dẫn quản lý tài sản tại doanh nghiệp công lập, đồng thời tạo cơ sở cho quyết định thanh lý tài sản hư hỏng hết giá trị sử dụng.

>> Đọc thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài sản mới nhất

2. Khi nào doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý?

Doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý tài sản công cụ dụng cụ khi tài sản TSCĐ hoặc CCDC bị hư hỏng nặng, hết khấu hao, lỗi thời hoặc không còn phù hợp với hoạt động kinh doanh.

Cụ thể, theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017, việc thanh lý áp dụng cho tài sản hình thành từ vốn nhà nước hoặc doanh nghiệp, nhằm tránh lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực.

Ngoài ra, nếu tài sản từ dự án có vốn đầu tư nước ngoài, cần tuân thủ các nghị định mới về xử lý tài sản dự án để đảm bảo minh bạch. Việc lập biên bản kịp thời giúp hợp thức hóa chi phí khấu hao còn lại, tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

3. Mẫu biên bản thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ mới nhất

Mẫu biên bản thanh lý tài sản công cụ dụng cụ mới nhất được cập nhật theo các quy định hiện hành, đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng áp dụng cho các doanh nghiệp.

Biên bản bao gồm các thông tin cơ bản như danh mục tài sản, tình trạng hư hỏng, giá trị còn lại và chữ ký các bên liên quan. Sử dụng mẫu chuẩn giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi sai.

Đặc biệt, từ năm 2026, khuyến khích sử dụng biên bản thanh lý điện tử có chữ ký số của các thành viên hội đồng để lưu trữ đồng bộ trên hệ thống ERP, hỗ trợ tra cứu nhanh khi thanh tra thuế.

3.1. Link tải mẫu biên bản thanh lý (Word/Excel)

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3.2. Nội dung cần có trong biên bản thanh lý

Biên bản phải ghi rõ:

• Thông tin doanh nghiệp và hội đồng thanh lý.
• Danh mục tài sản (tên, số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại).
• Lý do thanh lý (hư hỏng, hết hạn sử dụng).
• Hình thức xử lý (bán, hủy, phá dỡ).
• Chữ ký xác nhận của ít nhất 3-5 thành viên hội đồng, bao gồm đại diện ban giám đốc, kế toán trưởng và bộ phận sử dụng.

Mẫu phải tuân thủ Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC từ 01/01/2026), đảm bảo ghi rõ trách nhiệm các bên để tránh vô hiệu hóa văn bản.

>> Đọc thêm: Cách hạch toán thanh lý tài sản cố định chi tiết

4. Quy trình thanh lý tài sản đúng chuẩn kế toán

Quy trình thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ phải tuân thủ quy trình thống nhất theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017, bao gồm các bước kiểm kê, lập biên bản và xử lý tài sản. Quy trình này áp dụng cho cả tài sản nhà nước và doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.

Bước 1: Thành lập hội đồng kiểm kê và thanh lý

Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê toàn bộ TSCĐ và CCDC để xác định những tài sản hư hỏng, hết khấu hao hoặc không còn sử dụng. Hội đồng kiểm kê (gồm đại diện lãnh đạo, kế toán và bộ phận liên quan) lập danh sách chi tiết, ghi nhận tình trạng, nguyên giá và giá trị còn lại. Bước này thường mất 7-15 ngày, tùy quy mô, và phải có biên bản kiểm kê riêng làm cơ sở cho quyết định thanh lý.

Bước 2: Ban hành quyết định thanh lý tài sản

Dựa trên kết quả kiểm kê, lãnh đạo doanh nghiệp ban hành quyết định thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ hư hỏng hết giá trị sử dụng. Quyết định phải nêu rõ danh mục tài sản và hình thức xử lý.

Bước 3: Lập biên bản thanh lý và tiến hành xử lý tài sản

Lập biên bản thanh lý tài sản công cụ dụng cụ với đầy đủ thông tin như danh mục tài sản, hình thức thanh lý (phá dỡ, hủy bỏ hoặc bán), và chữ ký xác nhận của hội đồng. Thời gian hoàn thành bước này khoảng 5-10 ngày. Sau đó, thực hiện thanh lý theo quyết định, như bán đấu giá công khai hoặc phá dỡ dưới sự giám sát. Đối với tài sản là thiết bị điện tử hoặc hóa chất, phải có biên bản bàn giao cho đơn vị xử lý rác thải nguy hại để tuân thủ Luật Bảo vệ môi trường 2020 và các văn bản hướng dẫn về quản lý chất thải nguy hại hiện hành. Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT và kê khai thuế thu nhập từ thanh lý theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Bước 4: Hạch toán kế toán và ghi giảm tài sản

Sau thanh lý, hạch toán giảm TSCĐ/CCDC trên sổ sách kế toán, ghi nhận khoản thu (nếu có) vào doanh thu khác. Bạn đang gặp khó khăn trong việc xác định giá trị còn lại hoặc hồ sơ thanh lý tài sản quá phức tạp? Liên hệ ngay dịch vụ kế toán trọn gói của ACC Long An để được hỗ trợ rà soát sổ sách và tối ưu chi phí thuế an toàn! Hồ sơ thanh lý nộp cho cơ quan thuế địa phương trong vòng 10 ngày kể từ ngày hoàn thành, và cơ quan thuế sẽ xử lý trong 30 ngày làm việc.

5. Hồ sơ đi kèm biên bản thanh lý tài sản gồm những gì?

Danh mục hồ sơ thanh lý chuẩn để giải trình thuế bao gồm:

• Quyết định thành lập hội đồng thanh lý tài sản.
• Biên bản kiểm kê tài sản (xác nhận tình trạng hư hỏng/lỗi thời).
• Quyết định cho phép thanh lý của Ban Giám đốc.
• Biên bản thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ (có đầy đủ chữ ký Hội đồng).
• Hợp đồng bán tài sản và Hóa đơn giá trị gia tăng (nếu có bán ra).

Hồ sơ phải áp dụng mẫu theo chế độ kế toán doanh nghiệp đã đăng ký, theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC nếu doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng chế độ riêng), lưu trữ ít nhất 10 năm để hỗ trợ kiểm tra sau này.

6. Những lưu ý về thuế khi thanh lý tài sản có giá trị còn lại

Khi lập biên bản thanh lý tài sản công cụ dụng cụ, cần chú ý đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin để tránh vô hiệu hóa văn bản. Hội đồng thanh lý phải được lập, không có lợi ích liên quan, theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017.

Các hình thức thanh lý như phá dỡ phải có biên bản riêng ghi nhận quá trình, trong khi bán đấu giá cần công bố công khai ít nhất 15 ngày trước. Đối với tài sản nhà nước, doanh nghiệp phải kê khai thuế đầy đủ, bao gồm thuế GTGT trên khoản thu từ thanh lý và hạch toán theo quy định để tránh phạt hành chính. Nếu tài sản có giá trị lớn, cần xin ý kiến cơ quan chủ quản trước khi thực hiện.

Một số trường hợp phổ biến từ thực tiễn là sai sót trong định giá tài sản dẫn đến tranh chấp, nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản để hỗ trợ kiểm kê. Việc tuân thủ các lưu ý này không chỉ giúp quy trình suôn sẻ mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài sản tổng thể. Nếu gặp khó khăn, tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý để đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành.

7. Dịch vụ kế toán và hỗ trợ thanh lý công cụ dụng cụ tại ACC Long An

Việc thanh lý công cụ dụng cụ không chỉ cần lập biên bản thanh lý mà còn phải thực hiện đầy đủ các bước ghi giảm tài sản, xử lý giá trị còn lại và hạch toán các khoản thu, chi phát sinh theo quy định. Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán chuyên trách hoặc gặp khó khăn trong việc hoàn thiện hồ sơ, có thể sử dụng dịch vụ kế toán tại ACC Long An.

ACC Long An cung cấp các giải pháp kế toán phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, trong đó có hỗ trợ:

• Tư vấn quy trình xử lý và thanh lý công cụ dụng cụ, tài sản trong doanh nghiệp.
• Hướng dẫn lập biên bản thanh lý công cụ dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan.
• Kiểm tra hồ sơ, chứng từ trước khi thực hiện thanh lý nhằm hạn chế thiếu sót.
• Hỗ trợ xác định giá trị còn lại của công cụ dụng cụ cần thanh lý và hướng dẫn xử lý trên sổ sách kế toán.
• Tư vấn hạch toán các nghiệp vụ phát sinh khi thanh lý, bao gồm thu tiền thanh lý, chi phí liên quan và giá trị còn lại của công cụ dụng cụ.
• Hỗ trợ rà soát chứng từ, sổ sách kế toán và hoàn thiện hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán thuế.

Với đội ngũ có chuyên môn về kế toán và pháp lý doanh nghiệp, ACC Long An hướng đến việc giúp doanh nghiệp xử lý hồ sơ thanh lý công cụ dụng cụ đúng quy trình, hạn chế sai sót chứng từ và bảo đảm tính nhất quán giữa hồ sơ thực tế với sổ sách kế toán.

8. Câu hỏi thường gặp

Tài sản chưa khấu hao hết có được thanh lý không?

Được. Phần giá trị còn lại chưa khấu hao hết sẽ được hạch toán vào chi phí khác (TK 811) của doanh nghiệp, miễn là có đủ hồ sơ chứng minh tài sản không còn khả năng sử dụng, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Thanh lý tài sản cho nhân viên công ty có cần xuất hóa đơn không?

Có. Dù bán cho bất kỳ đối tượng nào, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn theo giá bán thỏa thuận và kê khai thuế GTGT bình thường.

Hội đồng thanh lý bắt buộc phải có bao nhiêu người?

Thường từ 3-5 người, bao gồm: Đại diện ban giám đốc, kế toán trưởng, quản lý bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản và nhân viên kỹ thuật (để đánh giá hư hỏng).

Biên bản thanh lý tài sản công cụ dụng cụ là công cụ không thể thiếu để xử lý tài sản hiệu quả, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa nguồn lực. Việc áp dụng đúng mẫu và thủ tục sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho quản lý tài sản. Để nhận tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ lập biên bản, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay và nhận giải pháp chuyên nghiệp!