Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn giám sát

Biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn giám sát đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng và tuân thủ pháp luật trong quá trình ký kết hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu. Cùng ACC Long An tìm hiểu chi tiết về quy trình và mẫu biên bản này qua bài viết dưới đây.

Mục lục

1. Biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn giám sát là gì?

Biên bản này là một tài liệu pháp lý quan trọng, ghi lại toàn bộ nội dung thương thảo giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu trước khi ký kết hợp đồng tư vấn giám sát. Tài liệu này giúp làm rõ các điều khoản, đảm bảo sự thống nhất và minh bạch.

Theo Nghị định 24/2024/NĐ-CP, biên bản thương thảo hợp đồng là tài liệu bắt buộc trong quy trình đấu thầu, được lập để ghi nhận các thỏa thuận giữa các bên về nội dung hợp đồng, trách nhiệm, chi phí và các điều kiện liên quan.

Tài liệu này không chỉ làm rõ các điều khoản mà còn là căn cứ pháp lý khi xảy ra tranh chấp, đảm bảo quyền lợi của cả hai bên trong quá trình thực hiện dự án. Biên bản cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Điều 11 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra.

Trong lĩnh vực tư vấn giám sát, biên bản tập trung vào các nội dung như phạm vi công việc, tiến độ thực hiện, chi phí dịch vụ và trách nhiệm của các bên. Đặc biệt, đối với các dự án xây dựng, biên bản này đảm bảo nhà thầu tư vấn giám sát thực hiện đúng các yêu cầu kỹ thuật, quy chuẩn và tiến độ đã cam kết. Việc lập biên bản cần tuân thủ các quy định tại Luật Đấu thầu 2023 và Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quá trình đấu thầu.

Biên bản thương thảo không chỉ áp dụng cho các dự án sử dụng vốn nhà nước mà còn phù hợp với các dự án tư nhân, nơi cần đảm bảo tính chuyên nghiệp và rõ ràng trong các thỏa thuận hợp đồng. Tài liệu này giúp các bên thống nhất các điều khoản trước khi ký kết, từ đó hạn chế rủi ro pháp lý và tài chính, đặc biệt trong các dự án xây dựng quy mô lớn.

2. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn giám sát

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
— oOo —
BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG
Gói thầu: [Ghi tên gói thầu, ví dụ: Tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình XYZ]
Số: [Số biên bản]/[Tên viết tắt của bên mời thầu]

Căn cứ pháp lý:

Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (có hiệu lực từ 01/01/2024).
Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu.
Nghị định 24/2024/NĐ-CP ngày 28/02/2024 hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu 2023.
Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT ngày 31/05/2024 ban hành mẫu hồ sơ đấu thầu và biên bản thương thảo hợp đồng (Phụ lục 4C).
Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xây dựng số 62/2020/QH14.
Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu số [Số quyết định] ngày [Ngày/Tháng/Năm] của [Tên cơ quan phê duyệt].
Hồ sơ mời thầu (E-HSMT) số [Số HSMT] và hồ sơ dự thầu (E-HSDT) của [Tên nhà thầu].
Các văn bản pháp luật liên quan khác.

Hôm nay, ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm], tại [Địa điểm, ví dụ: Trụ sở Công ty ABC, TP. Hà Nội], chúng tôi gồm:

Bên A (Bên mời thầu):

Tên đơn vị: [Tên công ty/đơn vị, ví dụ: Công ty TNHH ABC]
Địa chỉ: [Địa chỉ cụ thể, ví dụ: Số 123, Đường Lê Lợi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh]
Mã số thuế: [Mã số thuế]
Đại diện: [Họ tên, ví dụ: Ông Nguyễn Văn A]
Chức vụ: [Chức vụ, ví dụ: Giám đốc]
Số điện thoại: [Số điện thoại liên hệ]

…………………

>>>> Tải ngay: Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn giám sát tại đây!

Xem thêm: Biên bản thương thảo hợp đồng tiếng Anh

3. Quy trình lập biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn giám sát

Quy trình này được quy định rõ tại Nghị định 24/2024/NĐ-CP và Thông tư 02/2023/TT-BXD, nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng. Dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1: Chuẩn bị thương thảo
Trước khi thương thảo, bên mời thầu cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bao gồm hồ sơ mời thầu (E-HSMT), hồ sơ dự thầu (E-HSDT), quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và các tài liệu liên quan. Hồ sơ này phải tuân thủ Luật Đấu thầu 2023, xác định rõ yêu cầu kỹ thuật, năng lực nhà thầu và dự toán kinh phí. Các tài liệu này là cơ sở để các bên thảo luận và thống nhất các điều khoản, tránh sai sót hoặc mâu thuẫn trong quá trình thương thảo.
Bước 2: Tổ chức thương thảo
Trong giai đoạn này, các bên thảo luận chi tiết về các điều khoản hợp đồng, bao gồm nhiệm vụ, phạm vi công việc, tiến độ, chi phí và trách nhiệm của nhà thầu tư vấn giám sát.

Theo Luật Đấu thầu 2023, thương thảo không được làm thay đổi bản chất hoặc phạm vi gói thầu. Các nội dung chưa rõ ràng trong E-HSMT hoặc E-HSDT sẽ được làm rõ để tránh tranh chấp. Các bên cần ghi nhận chi tiết các thỏa thuận, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến thuế và nhân sự.

Bước 3: Hoàn thiện biên bản thương thảo
Sau khi thống nhất, biên bản thương thảo được lập theo mẫu quy định tại Phụ lục 4C, Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT. Biên bản cần nêu rõ các căn cứ pháp lý, thông tin các bên, nội dung thương thảo và chữ ký xác nhận.

Tài liệu này phải được lưu trữ trong hồ sơ lựa chọn nhà thầu và hồ sơ hợp đồng, đồng thời nộp cho cơ quan quản lý nếu dự án sử dụng vốn nhà nước. Biên bản có thể không cần công chứng nhưng nên được kiểm tra bởi chuyên gia pháp lý để đảm bảo tính pháp lý.

Bước 4: Phê duyệt và công khai
Biên bản thương thảo và hợp đồng sau khi hoàn thiện cần được trình lên cơ quan có thẩm quyền phê duyệt theo Điều 70 Nghị định 24/2024/NĐ-CP. Kết quả lựa chọn nhà thầu và hợp đồng phải được công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để đảm bảo tính minh bạch.

Việc công khai này không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn giúp tăng cường niềm tin của các bên liên quan vào quy trình đấu thầu.

Xem thêm: Mẫu thư mời thương thảo hợp đồng

4. Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thương thảo

Việc lập biên bản cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả.

Theo Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng và biên bản thương thảo phải được lập thành văn bản, không chấp nhận thỏa thuận miệng để tránh rủi ro pháp lý. Các bên nên tham khảo ý kiến luật sư hoặc chuyên gia pháp lý trước khi ký kết để đảm bảo các điều khoản phù hợp với quy định pháp luật, đặc biệt trong các dự án xây dựng quy mô lớn. Điều này giúp hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Biên bản cần nêu rõ các khoản thuế và nghĩa vụ tài chính, bao gồm phương thức nộp thuế (nhà thầu tự nộp hoặc chủ đầu tư khấu trừ) theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2008. Các nội dung này phải được thống nhất và ghi rõ trong biên bản để tránh hiểu lầm hoặc tranh chấp về tài chính trong quá trình thực hiện hợp đồng. Đối với các dự án có vốn ODA, biên bản cần được nộp cho nhà tài trợ để kiểm duyệt.

Việc thay đổi nhân sự chủ chốt chỉ được phép trong trường hợp bất khả kháng hoặc thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài quá mức quy định, theo khoản 2 Điều 29 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Nhân sự thay thế phải có trình độ và kinh nghiệm tương đương hoặc cao hơn, và nhà thầu không được thay đổi giá dự thầu. Điều này đảm bảo chất lượng công việc tư vấn giám sát không bị ảnh hưởng.

Biên bản thương thảo cần được lưu trữ đúng quy định, tối thiểu 10 năm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra hoặc giải quyết tranh chấp. Đối với các dự án sử dụng vốn nhà nước, biên bản phải được nộp cho cơ quan quản lý dự án hoặc chủ đầu tư để hoàn thiện hồ sơ đấu thầu.

Biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn giám sát là một tài liệu quan trọng, đảm bảo tính minh bạch và pháp lý trong quá trình ký kết hợp đồng, đặc biệt trong các dự án xây dựng. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ soạn thảo biên bản phù hợp với quy định pháp luật, hãy liên hệ ACC Long An để nhận sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm.