Cách xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định [Cập nhật 2026]

Cách xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu thuế GTGT, thuế TNDN và phạt hành chính. Nhiều đơn vị vẫn lúng túng về thời điểm lập hóa đơn, thuế suất và cách ghi nội dung theo quy định mới. ACC Long An hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và lưu ý quan trọng để bạn thực hiện chính xác, minh bạch ngay từ lần đầu.

Mục lục

1. Cách xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định được quy định thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP (về hóa đơn, chứng từ điện tử) và Thông tư 69/2025/TT-BTC (hướng dẫn về thuế GTGT):

Bắt buộc phải xuất hóa đơn: Mọi trường hợp bán, chuyển nhượng, thanh lý tài sản cố định (kể cả bán cho tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân không kinh doanh) đều bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử.
Thời điểm xuất hóa đơn: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản cho bên mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
Thuế suất thuế GTGT áp dụng:
- Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Sử dụng Hóa đơn giá trị gia tăng. Thuế suất áp dụng thông thường là 10% (hoặc 8% nếu tài sản thuộc nhóm hàng hóa được áp dụng chính sách giảm thuế GTGT của Chính phủ tại thời điểm xuất).
- Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Sử dụng Hóa đơn bán hàng, thuế GTGT tính theo tỷ lệ % trên doanh thu theo quy định.

>> Đọc thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài sản mới nhất

2. Khái niệm và điều kiện thanh lý tài sản cố định

Tài sản cố định là tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng trên một năm, được phân loại theo Thông tư 45/2013/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung), bao gồm tài sản hữu hình (nhà xưởng, máy móc) và tài sản vô hình (phần mềm, quyền sử dụng). Thanh lý tài sản cố định xảy ra khi doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng — do hư hỏng, lỗi thời hoặc tái cấu trúc sản xuất — dẫn đến việc bán, cho, tặng hoặc tiêu hủy. Việc thanh lý phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trong doanh nghiệp (thường là ban lãnh đạo hoặc hội đồng thanh lý), và ghi nhận vào biên bản thanh lý nội bộ trước khi giao dịch.

Điều kiện quan trọng: Tài sản phải được xác định rõ giá trị còn lại trên sổ sách (đã khấu hao đủ hoặc chưa), đồng thời doanh nghiệp nên tham khảo báo giá từ đơn vị định giá độc lập nếu giá trị tài sản lớn. Việc thanh lý phải đảm bảo không vi phạm các hợp đồng thuê tài chính, thế chấp, cầm cố liên quan đến tài sản đó.

Lưu ý quan trọng: Giá trị thanh lý thấp hơn giá trị còn lại trên sổ sách để ghi nhận lỗ hợp lý là điều bình thường về mặt kế toán, nhưng phải có căn cứ khách quan (báo giá thị trường, biên bản định giá) — nếu không, doanh nghiệp dễ bị cơ quan thuế nghi ngờ gian lận khi kiểm tra. Nếu tài sản thanh lý thuộc nhóm đặc thù (thiết bị y tế, thiết bị môi trường…), có thể cần thêm giấy phép từ cơ quan chuyên ngành trước khi chuyển nhượng.

>> Đọc thêm: Cách hạch toán thanh lý tài sản cố định chi tiết

3. Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn

Trước khi xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của giao dịch:

Biên bản kiểm kê tài sản cố định — xác nhận tình trạng sử dụng, nguyên giá, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại theo sổ sách kế toán.
Quyết định thanh lý từ lãnh đạo doanh nghiệp — nêu rõ lý do và phương thức thanh lý (bán đấu giá, bán trực tiếp, tiêu hủy…).
Hợp đồng mua bán (nếu thanh lý cho cá nhân/tổ chức khác) — ghi rõ thông tin bên mua, mô tả tài sản, giá cả và điều khoản thanh toán.
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu ban đầu — hóa đơn mua sắm, giấy chứng nhận đăng ký (nếu là phương tiện vận tải).
Biên bản định giá độc lập (khuyến nghị, đặc biệt với tài sản giá trị lớn) — làm căn cứ chứng minh giá thanh lý phù hợp giá thị trường.

Với tài sản thuộc diện chịu thuế GTGT, mức thuế suất phổ biến là 10% trên giá trị thanh lý theo Thông tư 69/2025/TT-BTC, trừ trường hợp thuộc danh mục không chịu thuế hoặc không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT theo quy định. Hồ sơ thuế liên quan gồm: chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (nếu bên mua là cá nhân) và báo cáo khấu hao tài sản nội bộ theo Thông tư 45/2013/TT-BTC.

Việc chuẩn bị kỹ hồ sơ giúp tránh tình trạng hóa đơn bị từ chối hoặc bị yêu cầu bổ sung khi quyết toán, đặc biệt trong bối cảnh áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Nhiều doanh nghiệp còn chụp ảnh, quay video tình trạng tài sản trước khi thanh lý để tăng tính thuyết phục khi bị kiểm tra.

4. Quy trình xuất hóa đơn và các lưu ý quan trọng

Quy trình cách xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định được thực hiện theo các bước rõ ràng để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Bước 1: Xác định và phê duyệt tài sản thanh lý

Doanh nghiệp kiểm kê toàn bộ tài sản cố định, đánh giá tình trạng và quyết định tài sản cần thanh lý dựa trên nhu cầu kinh doanh thực tế. Biên bản kiểm kê phải ghi rõ mã tài sản, nguyên giá, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại theo Thông tư 45/2013/TT-BTC. Bước này thường mất 1-2 tuần tùy quy mô doanh nghiệp, và là nền tảng để xác định giá thanh lý hợp lý.

Bước 2: Lập hợp đồng và thông báo cho bên mua

Doanh nghiệp soạn hợp đồng thanh lý, ghi rõ thông tin tài sản, giá cả, thời hạn giao nhận. Hợp đồng cần ký trước khi giao hàng để làm cơ sở pháp lý cho hóa đơn. Nếu thanh lý qua đấu giá, cần công bố thông tin công khai theo quy định pháp luật về đấu giá tài sản.

Bước 3: Lập và xuất hóa đơn

Khi giao tài sản, doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT điện tử theo mẫu quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, ghi đầy đủ tên tài sản, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng thanh toán, đồng thời ký số và gửi cho bên mua ngay khi phát sinh giao dịch. Nếu tài sản thuộc diện không chịu thuế hoặc không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT, cần ghi chú rõ trên hóa đơn để tránh nhầm lẫn khi đối chiếu.

Bước 4: Hạch toán kế toán và báo cáo thuế

Sau khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp hạch toán vào sổ sách, ghi nhận doanh thu/thu nhập khác từ thanh lý và điều chỉnh giảm giá trị tài sản cố định trên bảng cân đối. Hóa đơn gốc là chứng từ bắt buộc khi kê khai thuế trong kỳ. Sai sót ở khâu này có thể dẫn đến bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

5. Thanh lý hay điều chuyển nội bộ — khi nào KHÔNG phải xuất hóa đơn GTGT?

Đây là điểm rất nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn: Không phải mọi trường hợp “chuyển tài sản cố định ra khỏi sổ sách” đều phải xuất hóa đơn GTGT như bán hàng thông thường.

Theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, tài sản cố định đang sử dụng, đã trích khấu hao, khi điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cùng một cơ sở kinh doanh, hoặc giữa các đơn vị thành viên do một cơ sở kinh doanh sở hữu 100% vốn để phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT, thì không phải lập hóa đơn, không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT — chỉ cần ghi nhận theo giá trị trên sổ sách kế toán kèm lệnh điều chuyển và hồ sơ chứng minh nguồn gốc tài sản.

Ngược lại, nếu tài sản được điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập, hoặc giữa các pháp nhân độc lập trong cùng một hệ thống/tập đoàn, thì đơn vị chuyển tài sản vẫn phải lập hóa đơn điện tử như một giao dịch bán hàng thông thường.

Ghi nhớ: Bán ra bên ngoài hoặc chuyển giữa các pháp nhân độc lập → xuất hóa đơn, tính thuế GTGT như bán hàng. Điều chuyển nội bộ trong cùng pháp nhân (chi nhánh hạch toán phụ thuộc) hoặc giữa các đơn vị sở hữu 100% vốn → không xuất hóa đơn, ghi theo sổ sách.

5. Câu hỏi thường gặp

Thanh lý tài sản cố định có phải chịu thuế GTGT không?

Có. Theo Thông tư 69/2025/TT-BTC và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, việc thanh lý tài sản cố định cho bên ngoài thường chịu thuế GTGT với mức phổ biến 10% trên giá trị thanh lý. Trường hợp tài sản thuộc danh mục không chịu thuế theo Điều 5 Luật Thuế GTGT 2024 (áp dụng cho các loại hàng hóa/dịch vụ cụ thể được liệt kê trong luật, không phải mặc định theo ngành nghề), hoặc thuộc trường hợp điều chuyển nội bộ nêu tại Mục 5, doanh nghiệp mới không phải tính thuế GTGT. Nếu không chắc chắn tài sản của mình có thuộc diện đặc thù hay không, doanh nghiệp nên tham vấn kế toán/pháp lý trước khi lập hóa đơn.

Hóa đơn thanh lý tài sản cố định có mẫu riêng không?

Hiện chưa có mẫu hóa đơn riêng cho thanh lý tài sản cố định theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC — doanh nghiệp sử dụng hóa đơn GTGT điện tử thông thường, ghi rõ mô tả tài sản, số lượng, giá trị để phù hợp với bản chất giao dịch. Một số cơ quan thuế địa phương có thể yêu cầu bổ sung thông tin, nên doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để xác nhận trước khi phát hành số lượng lớn.

Làm thế nào nếu thanh lý tài sản cho nhân viên nội bộ?

Khi thanh lý cho nhân viên, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn như một giao dịch bán hàng thông thường (đây không phải là trường hợp “điều chuyển nội bộ” nêu tại Mục 5, vì nhân viên không phải là đơn vị hạch toán phụ thuộc). Giá thanh lý cần đảm bảo công bằng, dựa trên giá thị trường, có phê duyệt của lãnh đạo để tránh bị nghi ngờ lạm dụng hoặc chuyển giá nội bộ, và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu phát sinh theo quy định.

Tài sản cố định đã khấu hao hết còn giá trị sổ sách bằng 0 thì thanh lý có phải xuất hóa đơn không?

Có. Việc tài sản đã khấu hao hết (giá trị còn lại trên sổ sách bằng 0) không làm mất nghĩa vụ xuất hóa đơn khi bán ra — giá bán thực tế thu được vẫn phải xuất hóa đơn GTGT và ghi nhận vào thu nhập khác của doanh nghiệp, vì bản chất đây vẫn là một giao dịch chuyển nhượng tài sản phát sinh doanh thu.

Bán thanh lý xe ô tô của công ty thuế suất thuế GTGT là bao nhiêu?

Thuế suất thuế GTGT khi thanh lý xe ô tô công ty áp dụng mức thuế suất 10% (hoặc 8% nếu nằm trong thời gian áp dụng chính sách giảm thuế GTGT chung của Nhà nước).

Việc hiểu rõ cách xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ số liệu kế toán, thuế khi quyết toán. Nếu bạn cần hỗ trợ lập hồ sơ, xuất hóa đơn điện tử hoặc tư vấn hạch toán theo quy định mới nhất, hãy liên hệ ACC Long An để được tư vấn miễn phí và đồng hành nhanh chóng, chuyên nghiệp.