Dấu giáp lai là yếu tố then chốt giúp xác thực tính toàn vẹn của văn bản pháp lý, ngăn ngừa việc tách rời hoặc giả mạo các trang tài liệu trong quá trình lưu trữ và sử dụng. Hiểu rõ quy định về loại dấu này hỗ trợ tổ chức, cá nhân thực hiện đúng thủ tục hành chính và giao dịch dân sự. Cùng ACC Long An tìm hiểu chi tiết hơn về chủ đề này.

1. Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là cách đóng con dấu vào phần mép của văn bản hoặc phụ lục có nhiều tờ, sao cho dấu trùm lên một phần các tờ giấy nhằm hạn chế việc thay thế hoặc tách rời các trang. Pháp luật hiện hành không đưa ra một định nghĩa riêng về dấu giáp lai, nhưng điểm d, đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy và vị trí đóng dấu. Theo đó, dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy và mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ.

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu giáp lai, dấu treo và dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Vì vậy, không phải cứ văn bản có từ hai trang trở lên thì pháp luật đều bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Trong thực tế, dấu giáp lai thường được sử dụng đối với hồ sơ, tài liệu nhiều trang nhằm tăng khả năng kiểm soát tính nguyên vẹn của văn bản.

Bên cạnh đó, việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức còn phải thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.

2. Tác dụng của dấu giáp lai trong văn bản pháp lý

Dấu giáp lai có tác dụng hỗ trợ xác định các trang thuộc cùng một văn bản hoặc phụ lục, từ đó hạn chế nguy cơ một trang bị thay thế hoặc tách khỏi hồ sơ. Khi dấu được đóng trùm lên phần mép của nhiều tờ giấy, việc thay đổi trang tài liệu sẽ dễ bị phát hiện hơn.

Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu giáp lai được đóng tại khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục và trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu chỉ được đóng tối đa 05 tờ. Quy định này tạo ra cách thức thống nhất trong việc đóng dấu đối với văn bản thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định.

Trong thực tế, dấu giáp lai có thể được sử dụng đối với hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản, hồ sơ hành chính và các tài liệu nhiều trang khác theo quy định hoặc quy chế quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng dấu giáp lai không phải là điều kiện làm phát sinh hiệu lực của mọi hợp đồng hoặc văn bản. Giá trị pháp lý của tài liệu còn phụ thuộc vào hình thức, nội dung, chữ ký và các điều kiện có liên quan theo quy định pháp luật.

3. Quy định về cách đóng dấu giáp lai theo pháp luật hiện hành

Việc đóng dấu giáp lai cần thực hiện đúng vị trí và quy cách. Theo điểm a khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng mực dấu màu đỏ theo quy định. Đối với dấu giáp lai, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy.

Mỗi dấu giáp lai được đóng tối đa 05 tờ văn bản. Trường hợp tài liệu có nhiều tờ hơn thì thực hiện thêm dấu theo quy định để bảo đảm các trang thuộc tài liệu được kiểm soát. Cách đóng này khác với dấu đóng trên chữ ký; đối với dấu trên chữ ký, pháp luật quy định dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Đặc biệt, điểm d khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Do đó, khi thực hiện đối với hồ sơ của cơ quan, tổ chức, cần đồng thời kiểm tra quy chế quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị để thực hiện thống nhất.

4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng dấu giáp lai

Khi áp dụng dấu giáp lai, tổ chức và cá nhân cần kiểm tra đầy đủ số lượng trang, thứ tự các tờ và tình trạng văn bản trước khi đóng dấu. Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng vị trí theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Không nên tự mặc định rằng mọi hợp đồng hoặc tài liệu nhiều trang đều bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Đối với văn bản của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi áp dụng của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu giáp lai được thực hiện theo quy định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Đối với hợp đồng giữa các doanh nghiệp, việc có đóng dấu giáp lai hay không còn phụ thuộc vào thỏa thuận, quy chế nội bộ và yêu cầu cụ thể của từng giao dịch.

Ngoài ra, cần quản lý con dấu đúng quy định theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP, hạn chế việc giao con dấu cho người không có thẩm quyền hoặc sử dụng con dấu ngoài phạm vi được phép.

5. Câu hỏi thường gặp

Dấu giáp lai có bắt buộc phải đóng trên mọi văn bản nhiều trang không?

Không. Nghị định 30/2020/NĐ-CP không quy định mọi văn bản nhiều trang đều bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Theo điểm d khoản 1 Điều 33, việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định; đối với hợp đồng, việc sử dụng dấu giáp lai còn phụ thuộc vào thỏa thuận và quy định áp dụng cho từng trường hợp.

Ai có thẩm quyền đóng dấu giáp lai trên hợp đồng?

Đối với văn bản của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu được thực hiện theo quy định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và người được giao quản lý, sử dụng con dấu. Đối với hợp đồng doanh nghiệp, việc đóng dấu cần thực hiện theo quy định về quản lý con dấu và quy chế, phân quyền sử dụng con dấu của doanh nghiệp.

Dấu giáp lai bị mờ hoặc không rõ nét thì xử lý thế nào?

Nếu dấu giáp lai bị mờ, không rõ hoặc không thể hiện được sự liên tục giữa các tờ, nên kiểm tra và thực hiện lại theo quy định nội bộ trước khi phát hành hoặc đưa tài liệu vào sử dụng. Đối với văn bản hành chính, cần bảo đảm dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Dấu giáp lai giúp tăng khả năng kiểm soát tính toàn vẹn của văn bản, đặc biệt đối với tài liệu gồm nhiều trang hoặc phụ lục. Việc đóng dấu cần thực hiện đúng vị trí, số lượng tờ và quy định về quản lý, sử dụng con dấu, trong đó Nghị định 30/2020/NĐ-CP là căn cứ quan trọng đối với văn bản thuộc phạm vi điều chỉnh. Liên hệ ACC Long An để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện đúng quy định về dấu giáp lai trong các thủ tục pháp lý.