Khi giao kết các giao dịch thương mại, việc ký tên và đóng dấu cuối văn bản là chưa đủ để đảm bảo an toàn pháp lý. Một sơ hở nhỏ trong việc quản lý số lượng trang hoàn toàn có thể dẫn đến rủi ro bị tráo đổi nội dung, làm giả hồ sơ. Chính vì vậy, kỹ thuật đóng dấu giáp lai trên hợp đồng chính là “hàng rào bảo vệ” tối cao cho tính toàn vẹn của tài liệu. Bài viết này từ ACC Long An sẽ cung cấp hướng dẫn chuẩn xác nhất theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Quy định đóng dấu giáp lai trên hợp đồng mới nhất

Theo Luật Công chứng 2024, văn bản công chứng có từ hai trang trở lên bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản dịch công chứng cũng phải tuân thủ quy định này.

Đối với hợp đồng thương mại, dân sự thông thường, Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005 không bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, đây là thông lệ được khuyến khích cao để tự bảo vệ quyền lợi và tránh tranh chấp.

Căn cứ Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục hợp đồng. Con dấu phải trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy có trong tệp tài liệu, sử dụng mực màu đỏ chuẩn và in rõ ràng, ngay ngắn.

2. Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai trên hợp đồng chuẩn kỹ thuật

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu và con dấu. Kiểm tra hợp đồng để xác định số lượng tờ cần đóng dấu giáp lai, đảm bảo tất cả các trang được sắp xếp đúng thứ tự và không có lỗi in ấn. Con dấu phải là loại hợp pháp, được đăng ký theo quy định pháp luật.

Bước 2: Xác định vị trí đóng dấu. Đặt hợp đồng sao cho lề phải của các tờ chồng khít nhau, chọn vị trí đóng dấu ở khoảng giữa mép giấy, cách mép trên hoặc dưới khoảng 1-2 cm để dấu trùm đều lên ít nhất một phần của mỗi tờ.

Bước 3: Thực hiện đóng dấu. Đặt con dấu lên vị trí đã xác định, ấn mạnh và đều tay để mực in rõ nét lên tất cả các tờ, sau đó giữ nguyên vài giây để mực khô. Mỗi dấu giáp lai chỉ đóng cho tối đa năm tờ.

Bước 4: Kiểm tra và lưu trữ. Xem xét toàn bộ hợp đồng để xác nhận dấu giáp lai đã in đúng và không làm hỏng nội dung, sau đó ký xác nhận nếu là người có thẩm quyền. Tài liệu nên được photocopy hoặc scan để lưu trữ dự phòng.

Đối với hợp đồng điện tử ký bằng chữ ký số hoặc qua nền tảng e-Contract, không áp dụng việc đóng dấu giáp lai vật lý. Tính toàn vẹn được bảo vệ bằng thuật toán mã hóa (Hash) chống sửa đổi.

Xem thêm: Các nguyên tắc soạn thảo hợp đồng

3. Lưu ý quan trọng khi thực hiện đóng dấu giáp lai trên hợp đồng

Khi tiến hành đóng dấu giáp lai trên hợp đồng, cần sử dụng con dấu chính thức, không dùng dấu giả mạo để tránh vi phạm pháp luật và làm mất hiệu lực tài liệu.

Dấu phải in rõ nét, không được che lấp nội dung chính, và chỉ đóng ở vị trí lề phải để duy trì tính thẩm mỹ. Tránh đóng dấu khi mực chưa khô hoặc trên giấy ướt vì có thể dẫn đến lem nhem và tranh chấp sau này.

Nếu phát hiện sai sót sau khi đóng, cần lập biên bản sửa chữa và đóng dấu xác nhận lại theo hướng dẫn của Luật Công chứng 2024. Tuyệt đối không được tẩy xóa, đóng chồng đè làm nhòe hoặc che khuất con dấu cũ.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng nguyên tắc tiếng Anh là gì?

4. Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng kinh tế không đóng dấu giáp lai có bị vô hiệu không?

Không. Đối với các hợp đồng thương mại, dân sự thông thường, dấu giáp lai không phải là điều kiện có hiệu lực của hợp đồng. Hợp đồng vẫn có giá trị pháp lý nếu người ký có đầy đủ thẩm quyền và các bên đóng con dấu pháp lý chuẩn xác ở trang cuối. Tuy nhiên, việc không đóng dấu giáp lai sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị đối tác đơn phương thay đổi trang nội dung.

Mỗi lần đóng dấu giáp lai có thể in lên bao nhiêu tờ giấy?

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, mỗi dấu giáp lai chỉ được đóng tối đa lên năm tờ giấy để đảm bảo in rõ nét và hiệu quả. Nếu hợp đồng dày hơn, cần chia thành các nhóm và đóng lặp lại ở vị trí tương ứng.

Nếu đóng dấu giáp lai sai thì phải xử lý như thế nào?

Nếu đóng dấu giáp lai trên hợp đồng bị sai, cần lập biên bản ghi nhận lỗi và thực hiện lại quy trình đúng cách, sau đó đóng dấu xác nhận sửa chữa. Theo quy định pháp luật, không được xóa hoặc che dấu cũ để tránh nghi ngờ giả mạo.

Người đóng dấu giáp lai có cần phải là Kế toán trưởng hay Giám đốc không?

Không bắt buộc. Việc đóng dấu (bao gồm dấu chữ ký, dấu treo và dấu giáp lai) trên văn bản giấy thông thường do nhân viên Văn thư cơ quan hoặc người được người đứng đầu doanh nghiệp giao trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu thực hiện.

Có được phép đóng đè dấu giáp lai mới lên dấu giáp lai cũ bị sai không?

Theo quy định pháp luật về quản lý con dấu, tuyệt đối không được tẩy xóa, đóng chồng đè làm nhòe hoặc che khuất con dấu cũ. Nếu phát hiện đóng dấu giáp lai bị sai lệch hoặc mờ, cách tốt nhất là in lại bộ văn bản mới để tiến hành đóng dấu lại nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ và tính pháp lý minh bạch.

Đóng dấu giáp lai trên hợp đồng là bước then chốt để bảo vệ quyền lợi pháp lý của bạn trong mọi giao dịch. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ tránh rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu hoặc tư vấn cụ thể, hãy liên hệ ACC Long An để nhận dịch vụ uy tín từ đội ngũ chuyên gia. Đừng chần chừ, hành động ngay hôm nay để hợp đồng của bạn luôn an toàn và hợp pháp.