Mẫu giấy chứng nhận góp vốn công ty TNHH 1 thành viên là một tài liệu quan trọng, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong việc xác nhận phần vốn góp của chủ sở hữu. Đây là bước không thể thiếu khi thành lập hoặc điều chỉnh vốn điều lệ của doanh nghiệp. Tài liệu này không chỉ thể hiện cam kết góp vốn mà còn là căn cứ pháp lý để bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu. ACC Long An sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu giấy này, các quy định pháp luật liên quan và quy trình thực hiện.

1. Chi tiết về mẫu giấy chứng nhận góp vốn công ty TNHH 1 thành viên

Giấy chứng nhận góp vốn công ty TNHH 1 thành viên là văn bản do công ty lập nhằm ghi nhận việc chủ sở hữu đã hoàn thành (toàn bộ hoặc một phần) nghĩa vụ góp vốn điều lệ như đã cam kết trong Điều lệ công ty.

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc cấp “giấy chứng nhận phần vốn góp” là nghĩa vụ bắt buộc, quy định cụ thể tại khoản 5 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020 — do có nhiều thành viên, cần văn bản xác nhận tỷ lệ sở hữu của từng người. Còn với công ty TNHH 1 thành viên, luật không có điều khoản tương đương bắt buộc phải cấp loại giấy này, vì chỉ có một chủ sở hữu duy nhất chịu trách nhiệm toàn bộ trong phạm vi vốn điều lệ (căn cứ Điều 74, Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020).

Dù vậy, trên thực tế, nhiều công ty TNHH 1 thành viên vẫn chủ động lập văn bản này vì các lý do sau:

• Làm căn cứ nội bộ ghi nhận rõ thời điểm, giá trị, hình thức góp vốn (đặc biệt khi góp bằng tài sản chứ không phải tiền mặt).
• Là tài liệu hỗ trợ khi làm việc với ngân hàng, đối tác, hoặc khi cơ quan thuế/thanh tra yêu cầu chứng minh nguồn gốc vốn.
• Cần thiết khi công ty dự kiến chuyển đổi loại hình (từ 1 thành viên sang 2 thành viên trở lên) hoặc chuyển nhượng vốn trong tương lai.

Mẫu giấy chứng nhận góp vốn cần được lập thành hai bản gốc, một bản lưu tại công ty và một bản cấp cho chủ sở hữu. Nội dung mẫu giấy thường bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, mã số doanh nghiệp, thông tin chủ sở hữu, giá trị vốn góp, và ngày cấp giấy. Ngoài ra, văn bản cần có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của công ty để đảm bảo tính pháp lý. Việc cấp giấy chứng nhận góp vốn không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn giúp tăng cường sự tin cậy trong hoạt động kinh doanh.

Căn cứ vào Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên phải góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không góp đủ, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của thời hạn góp vốn. Giấy chứng nhận góp vốn sẽ ghi nhận giá trị vốn đã góp, đảm bảo quyền lợi của chủ sở hữu tương ứng với số vốn thực tế.

2. Mẫu giấy chứng nhận góp vốn công ty TNHH 1 thành viên

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

>> Xem thêm: Thủ tục chuyển đổi DNTN thành công ty TNHH chuẩn

3. Quy định pháp luật về góp vốn trong công ty TNHH 1 thành viên

Theo khoản 1 Điều 74 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH 1 thành viên là doanh nghiệp do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu, chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.

Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ của công ty TNHH 1 thành viên khi đăng ký thành lập là tổng giá trị tài sản do chủ sở hữu cam kết góp, được ghi trong Điều lệ công ty. Chủ sở hữu phải góp đủ và đúng loại tài sản đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (không tính thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn hoặc thực hiện thủ tục hành chính chuyển quyền sở hữu tài sản).

Nếu không góp đủ vốn trong thời hạn trên, chủ sở hữu phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ bằng giá trị vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn góp đã cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính phát sinh trong thời gian trước khi đăng ký thay đổi.

Về thủ tục đăng ký doanh nghiệp và điều chỉnh vốn điều lệ, hồ sơ và trình tự hiện áp dụng theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP từ ngày 01/7/2025). Khi có thay đổi vốn điều lệ, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh theo địa bàn quản lý.

Xem thêm: Mẫu quyết định thay đổi địa chỉ công ty TNHH MTV chuẩn

4. Quy trình cấp giấy chứng nhận góp vốn công ty TNHH 1 thành viên

Quy trình cấp giấy chứng nhận góp vốn là một bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động của công ty TNHH 1 thành viên. Quy trình này cần được thực hiện đúng theo quy định pháp luật và điều lệ công ty. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện quy trình này.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ góp vốn và đăng ký doanh nghiệp

Chủ sở hữu chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm: giấy đề nghị đăng ký công ty TNHH 1 thành viên, Điều lệ công ty, bản sao giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu (CCCD/hộ chiếu đối với cá nhân, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức). Hồ sơ cần nêu rõ số vốn điều lệ cam kết và loại tài sản góp vốn. Sau khi nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Bước 2: Thực hiện góp vốn theo cam kết

Trong 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ sở hữu hoàn thành góp vốn theo đúng loại tài sản đã cam kết (tiền mặt, tài sản cố định, quyền sử dụng đất…). Việc góp vốn cần ghi nhận trong sổ sách kế toán công ty. Nếu góp vốn bằng tài sản không phải tiền mặt, cần thực hiện thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản đúng quy định (ví dụ: công chứng, đăng bộ đối với bất động sản).

Bước 3: Lập giấy chứng nhận góp vốn (nếu công ty lựa chọn thực hiện)

Sau khi hoàn thành góp vốn, công ty có thể lập giấy chứng nhận góp vốn để lưu hồ sơ, gồm các thông tin: tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, thông tin chủ sở hữu, giá trị vốn góp, ngày lập. Văn bản cần có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu công ty (nếu công ty còn sử dụng dấu).

Bước 4: Đăng ký thay đổi vốn điều lệ (nếu góp thiếu)

Nếu chủ sở hữu không góp đủ vốn trong 90 ngày, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của thời hạn góp vốn, theo thủ tục quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Bước 5: Lưu trữ và quản lý giấy chứng nhận góp vốn

Giấy chứng nhận góp vốn (nếu có) cần được lưu trữ tại trụ sở công ty và bản sao trong hồ sơ kế toán. Trường hợp bị mất, hư hỏng, công ty có thể lập lại theo trình tự nội bộ quy định tại Điều lệ công ty.

5. Lưu ý khi soạn thảo và sử dụng giấy chứng nhận góp vốn

Việc soạn thảo và sử dụng giấy chứng nhận góp vốn cần tuân thủ các quy định pháp luật và điều lệ công ty để tránh rủi ro pháp lý. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần ghi nhớ.

• Đảm bảo ghi chính xác mã số doanh nghiệp, thông tin chủ sở hữu và giá trị vốn góp — sai sót có thể gây khó khăn khi làm việc với ngân hàng hoặc cơ quan thuế sau này.
• Lập thành hai bản gốc: một bản lưu tại công ty, một bản giao chủ sở hữu (nếu chủ sở hữu là cá nhân khác với người đại diện theo pháp luật).
• Khi có thay đổi vốn điều lệ, cần cập nhật lại thông tin trên giấy chứng nhận góp vốn (nếu công ty có sử dụng văn bản này) để phản ánh đúng giá trị vốn thực góp.
• Đây không chỉ là tài liệu nội bộ mà còn có thể được yêu cầu trong các giao dịch như chuyển nhượng vốn, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc giải thể công ty — nên cần lưu giữ cẩn thận dù pháp luật không bắt buộc phải lập.

Mẫu giấy chứng nhận góp vốn công ty TNHH 1 thành viên đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận nghĩa vụ và quyền lợi của chủ sở hữu, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam. Việc soạn thảo và cấp giấy chứng nhận cần được thực hiện cẩn thận, đúng quy trình để tránh rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo giấy chứng nhận, hoặc tư vấn pháp lý, hãy liên hệ ACC Long An để được hướng dẫn chi tiết và chuyên nghiệp!