Hình thức của thỏa ước lao động tập thể đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực thi hành của các thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và tập thể người lao động. Việc tuân thủ đúng quy định về hình thức giúp các bên tránh được rủi ro tranh chấp và nâng cao hiệu quả quản trị quan hệ lao động tại doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các quy định hiện hành cùng ACC Long An.

1. Quy định về hình thức của thỏa ước lao động tập thể

Theo Bộ luật Lao động 2019, thỏa ước lao động tập thể phải được thể hiện dưới hình thức văn bản. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch và dễ dàng kiểm chứng khi có tranh chấp phát sinh. Văn bản thỏa ước cần được lập thành nhiều bản có giá trị pháp lý như nhau, trong đó mỗi bên tham gia ký kết giữ một bản.

Nghị định 145/2020/NĐ-CP bổ sung chi tiết rằng văn bản thỏa ước phải có đầy đủ chữ ký của đại diện người sử dụng lao động và đại diện tập thể người lao động, kèm theo dấu của tổ chức nếu có. Việc sử dụng hình thức văn bản còn giúp cơ quan nhà nước dễ dàng thực hiện việc đăng ký và giám sát việc thực hiện thỏa ước. Do đó, hình thức của thỏa ước lao động tập thể không chỉ là yêu cầu hình thức mà còn là điều kiện để thỏa ước có hiệu lực pháp lý.

2. Yêu cầu về nội dung và cách trình bày văn bản thỏa ước

Văn bản thỏa ước lao động tập thể cần được trình bày rõ ràng, có cấu trúc logic với các điều khoản cụ thể về tiền lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và các chế độ phúc lợi khác. Bộ luật Lao động 2019 quy định văn bản phải bao gồm phần mở đầu nêu rõ tên các bên tham gia, phạm vi áp dụng và thời hạn hiệu lực.

Các điều khoản trong văn bản cần được diễn đạt bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh sử dụng từ ngữ mơ hồ có thể dẫn đến cách hiểu khác nhau. Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thêm rằng văn bản cần đánh số trang và có mục lục nếu nội dung dài.

Việc trình bày đúng cách giúp người lao động dễ tiếp cận và nắm bắt quyền lợi của mình. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng bất kỳ sửa đổi nào đối với văn bản cũng phải được thực hiện bằng văn bản bổ sung và tuân thủ cùng quy trình ký kết ban đầu.

Xem thêm: Quy định về nội dung của thỏa ước lao động tập thể

3. Vai trò của hình thức trong việc đăng ký và giám sát thực hiện

Hình thức văn bản của thỏa ước lao động tập thể là cơ sở để thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Sau khi ký kết, các bên có trách nhiệm gửi văn bản thỏa ước đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để đăng ký trong thời hạn quy định. Việc đăng ký này chỉ được thực hiện khi văn bản đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hình thức theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Cơ quan nhà nước sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký, con dấu và cấu trúc văn bản trước khi cấp giấy chứng nhận đăng ký. Hình thức văn bản còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh tra, kiểm tra việc thực hiện thỏa ước tại doanh nghiệp. Nhờ đó, hình thức của thỏa ước lao động tập thể góp phần nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm của các bên trong quan hệ lao động.

Xem thêm: Cách lập báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài

4. Những lưu ý khi soạn thảo và lưu trữ văn bản thỏa ước

Khi soạn thảo văn bản thỏa ước, doanh nghiệp cần đảm bảo nội dung không trái với quy định của pháp luật lao động hiện hành. Văn bản cần được in trên giấy có chất lượng tốt, sử dụng font chữ rõ ràng và cỡ chữ phù hợp để dễ đọc. Các bên nên lưu trữ bản gốc tại trụ sở và gửi bản sao cho người lao động khi có yêu cầu.

Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định thời hạn lưu trữ văn bản thỏa ước ít nhất là toàn bộ thời gian hiệu lực và thêm 5 năm sau khi thỏa ước hết hiệu lực. Việc tuân thủ các lưu ý này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tạo cơ sở vững chắc khi giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp cũng nên định kỳ rà soát và cập nhật văn bản để phù hợp với thay đổi của pháp luật.

5. Câu hỏi thường gặp

Thỏa ước lao động tập thể có bắt buộc phải lập thành văn bản không?

Trả lời: Theo Bộ luật Lao động 2019, thỏa ước lao động tập thể bắt buộc phải được lập thành văn bản. Hình thức này đảm bảo tính pháp lý và tạo cơ sở để đăng ký với cơ quan nhà nước. Việc không tuân thủ có thể khiến thỏa ước không có hiệu lực thi hành.

Văn bản thỏa ước cần có những thành phần nào để hợp lệ?

Trả lời: Văn bản cần có chữ ký của đại diện hai bên, con dấu nếu có, và các điều khoản rõ ràng về quyền lợi người lao động. Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu văn bản phải được trình bày có cấu trúc và đánh số trang đầy đủ để dễ kiểm soát.

Doanh nghiệp cần làm gì sau khi ký kết văn bản thỏa ước?

Trả lời: Sau khi ký kết, doanh nghiệp phải gửi văn bản đến cơ quan lao động để đăng ký trong thời hạn quy định. Việc này giúp thỏa ước được công nhận và tạo điều kiện giám sát việc thực hiện sau này.

Hình thức của thỏa ước lao động tập thể là yếu tố then chốt quyết định hiệu lực và khả năng thực thi của thỏa ước trong thực tiễn. Việc nắm rõ và tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường lao động ổn định, hài hòa. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ soạn thảo văn bản phù hợp, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay để nhận giải pháp tối ưu nhất.