Hóa đơn của đơn vị tạm ngừng kinh doanh là vấn đề pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần xử lý đúng cách khi tạm ngừng hoạt động để tránh các rủi ro về thuế và hóa đơn. Việc thực hiện thủ tục kịp thời giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật, duy trì hồ sơ minh bạch và thuận lợi khi hoạt động trở lại. Thủ tục này đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng về các bước thực hiện cụ thể. Cùng ACC Long An tìm hiểu chi tiết hướng dẫn dưới đây.

1. Tầm quan trọng của việc xử lý hóa đơn khi đơn vị tạm ngừng kinh doanh

Khi doanh nghiệp quyết định tạm ngừng kinh doanh, việc xử lý hóa đơn của đơn vị tạm ngừng kinh doanh trở thành yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế. Theo Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế về tình trạng tạm ngừng, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn đã phát hành hoặc chưa sử dụng.

Việc bỏ qua bước này có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến uy tín khi doanh nghiệp hoạt động trở lại. Doanh nghiệp cần nhận thức rõ rằng hóa đơn không chỉ là chứng từ ghi nhận giao dịch mà còn là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng và thu nhập doanh nghiệp.

Việc xử lý kịp thời giúp tránh tình trạng hóa đơn bị coi là không hợp lệ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc khôi phục hoạt động sau thời gian tạm ngừng.

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn của đơn vị tạm ngừng kinh doanh

Doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự rõ ràng để xử lý hóa đơn của đơn vị tạm ngừng kinh doanh đúng quy định. Đầu tiên, doanh nghiệp phải gửi thông báo tạm ngừng kinh doanh đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025. Thông báo này cần nêu rõ thời gian tạm ngừng và cam kết không phát sinh giao dịch mua bán trong thời gian đó.

Tiếp theo, doanh nghiệp kiểm tra toàn bộ hóa đơn đã mua hoặc đã đặt in. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020, các hóa đơn chưa sử dụng phải được báo cáo với cơ quan thuế để được hướng dẫn xử lý, bao gồm việc hủy hoặc lưu trữ theo quy định.

Bước 1: Thông báo tạm ngừng kinh doanh

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thông báo theo mẫu quy định và nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống điện tử của cơ quan thuế. Nội dung thông báo phải bao gồm lý do tạm ngừng, thời hạn dự kiến và cam kết không sử dụng hóa đơn trong giai đoạn này. Cơ quan thuế sẽ xác nhận và cập nhật tình trạng trên hệ thống quản lý thuế.

Bước 2: Kiểm kê và báo cáo hóa đơn tồn

Doanh nghiệp lập bảng kê chi tiết số lượng hóa đơn đã mua, đã sử dụng và còn tồn. Bảng kê này được gửi kèm thông báo tạm ngừng để cơ quan thuế nắm bắt tình hình. Việc kiểm kê cần thực hiện chính xác, tránh sai lệch số liệu vì đây là căn cứ để xử lý tiếp theo.

Bước 3: Xử lý hóa đơn chưa sử dụng

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020, doanh nghiệp có thể đề nghị hủy hóa đơn chưa sử dụng hoặc chuyển sang trạng thái không được phép sử dụng trong thời gian tạm ngừng. Quy trình hủy phải tuân thủ mẫu biên bản hủy hóa đơn và được cơ quan thuế giám sát nếu cần.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ và theo dõi

Toàn bộ hồ sơ xử lý hóa đơn cần được lưu trữ tối thiểu theo thời hạn quy định tại Luật Quản lý thuế 2025. Doanh nghiệp nên theo dõi thông báo từ cơ quan thuế để biết khi nào có thể khôi phục việc sử dụng hóa đơn sau khi kết thúc tạm ngừng.

Xem thêm: Danh mục hàng hóa tạm ngừng tạm nhập tái xuất chuyển khẩu

3. Các lưu ý khi xử lý hóa đơn của đơn vị tạm ngừng kinh doanh

Doanh nghiệp cần tránh phát hành hóa đơn trong thời gian tạm ngừng vì hành vi này vi phạm quy định về quản lý hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020. Nếu phát sinh giao dịch bắt buộc, doanh nghiệp phải liên hệ ngay cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể thay vì tự ý sử dụng hóa đơn.

Ngoài ra, việc không báo cáo hóa đơn tồn có thể dẫn đến rủi ro khi thanh tra thuế sau này. Doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với kế toán hoặc đơn vị tư vấn để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đầy đủ, tránh sai sót về số liệu hoặc thời hạn. Việc cập nhật tình trạng tạm ngừng trên hệ thống quốc gia cũng giúp doanh nghiệp duy trì hồ sơ minh bạch và thuận lợi.

Xem thêm: Thủ tục thông báo hoạt động trước thời hạn tạm ngừng chi tiết

4. Hậu quả khi không xử lý đúng hóa đơn của đơn vị tạm ngừng kinh doanh

Nếu doanh nghiệp không xử lý hóa đơn của đơn vị tạm ngừng kinh doanh theo đúng quy định, có thể gặp phải các chế tài xử phạt theo Luật Quản lý thuế 2025. Các vi phạm phổ biến bao gồm không thông báo tạm ngừng hoặc để hóa đơn tồn không được báo cáo, dẫn đến mức phạt tiền từ vài triệu đồng trở lên tùy mức độ.

Ngoài ra, hóa đơn không hợp lệ có thể ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng của đối tác, gây tranh chấp thương mại. Doanh nghiệp cũng có thể gặp khó khăn khi muốn hoạt động trở lại vì cơ quan thuế yêu cầu giải trình đầy đủ trước khi cập nhật trạng thái hoạt động. Việc chủ động xử lý từ đầu giúp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí khắc phục sau này.

5. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có được phép giữ lại hóa đơn đã mua khi tạm ngừng kinh doanh không?

Doanh nghiệp được phép giữ lại nhưng phải báo cáo chi tiết với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020. Hóa đơn tồn cần được kiểm kê và có thể bị yêu cầu hủy nếu không sử dụng trong thời gian dài.

Thời hạn xử lý hóa đơn sau khi thông báo tạm ngừng là bao lâu?

Theo Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp cần hoàn tất việc báo cáo và xử lý hóa đơn trong thời hạn thông báo tạm ngừng. Cơ quan thuế thường yêu cầu hoàn thành trong vòng 05 ngày làm việc sau khi nhận thông báo để cập nhật hệ thống.

Có cần nộp lại hóa đơn đã hủy cho cơ quan thuế không?

Doanh nghiệp không cần nộp lại hóa đơn vật lý nhưng phải lưu trữ biên bản hủy và báo cáo theo mẫu quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn của đơn vị tạm ngừng kinh doanh cần được xử lý đúng quy định để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro không đáng có. Liên hệ ACC Long An ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác.