Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng sôi động, hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp vượt qua các rào cản thủ tục hành chính phức tạp, đảm bảo hàng hóa thông quan nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Cùng ACC Long An khám phá nhé.
1. Khái niệm và tầm quan trọng của hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan
Hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan là một thỏa thuận pháp lý cụ thể giữa hai bên, trong đó bên cung cấp dịch vụ cam kết thực hiện các thủ tục liên quan đến việc khai báo và thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu thay mặt cho bên thuê.
Hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan này được lập căn cứ vào Bộ luật Dân sự năm 2015, được sửa đổi, bổ sung năm 2020; Luật Thương mại năm 2005; và Luật Hải quan năm 2014, được sửa đổi, bổ sung năm 2018. Các văn bản pháp luật này điều chỉnh quan hệ hợp đồng dịch vụ và thủ tục hải quan, là cơ sở xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình thực hiện dịch vụ khai báo, thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.
Ngoài ra, việc ký kết hợp đồng cũng tuân thủ theo các văn bản hướng dẫn thi hành, như Nghị định 08/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP), Thông tư 38/2015/TT-BTC và các văn bản liên quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, xử lý vi phạm trong hoạt động xuất nhập khẩu. Những quy định này là căn cứ để đảm bảo rằng dịch vụ khai báo hải quan được thực hiện đúng quy trình pháp lý, đúng thẩm quyền và phù hợp với chính sách quản lý chuyên ngành.
Một khía cạnh quan trọng khác là hợp đồng giúp cân bằng trách nhiệm giữa bên cung cấp và bên thuê, tạo sự minh bạch trong mọi giao dịch. Trong dài hạn, việc duy trì hợp đồng với các nhà cung cấp uy tín còn hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận các dịch vụ tích hợp như tư vấn mã HS code hoặc xử lý giấy phép chuyên ngành, góp phần vào sự phát triển bền vững của hoạt động xuất nhập khẩu.
2. Mẫu hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan
Mẫu hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan là tài liệu mẫu chuẩn mực được sử dụng rộng rãi trong ngành logistics, giúp các bên nhanh chóng thiết lập thỏa thuận mà không cần soạn thảo từ đầu.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ KHAI BÁO HẢI QUAN
Số: …/HĐDV-KBHQ/20…
Căn cứ:
- Bộ luật Dân sự năm 2015;
- Luật Hải quan số 54/2014/QH13 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Nhu cầu sử dụng và khả năng cung cấp dịch vụ của hai bên.
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại ……………………, chúng tôi gồm:
BÊN A (Bên sử dụng dịch vụ):
- Tên công ty: ………………………………………………………………
- Mã số thuế: …………………………………………
- Địa chỉ: ……………………………………………………………………
- Đại diện: Ông/Bà ………………… – Chức vụ: …………………………
- Số điện thoại: ……………………… Email: ………………………………
BÊN B (Bên cung cấp dịch vụ khai báo hải quan):
- Tên công ty: ………………………………………………………………
- Mã số thuế: …………………………………………
- Địa chỉ: ……………………………………………………………………
- Đại diện: Ông/Bà ………………… – Chức vụ: …………………………
- Số điện thoại: ……………………… Email: ………………………………
ĐIỀU 1. NỘI DUNG DỊCH VỤ
Bên B cung cấp dịch vụ khai báo hải quan cho các lô hàng xuất nhập khẩu của Bên A, bao gồm nhưng không giới hạn:
- Tư vấn HS code, chính sách mặt hàng, thuế, hồ sơ cần thiết
- Khai báo hải quan điện tử (ECUS/VNACCS)
- Thay mặt Bên A nộp tờ khai, làm thủ tục thông quan
- Hỗ trợ kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có)
- Nộp thuế thay (nếu được ủy quyền)
- Đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, C/O,… nếu có yêu cầu
- Các dịch vụ liên quan khác theo yêu cầu cụ thể từng lô hàng
ĐIỀU 2. THỜI HẠN HỢP ĐỒNG
- Hợp đồng có hiệu lực từ ngày …/…/20… đến hết ngày …/…/20…
- Có thể tự động gia hạn nếu hai bên không thông báo chấm dứt bằng văn bản trước … ngày.
ĐIỀU 3. PHÍ DỊCH VỤ VÀ THANH TOÁN
- Phí dịch vụ:
- Mỗi tờ khai thường: … VNĐ/tờ khai
- Tờ khai kiểm hóa/thủ tục phức tạp: … VNĐ/tờ khai
- Các dịch vụ cộng thêm: sẽ được báo giá riêng theo từng lô hàng.
- Chi phí khác:
- Thuế nhập khẩu, VAT, phí lưu kho, C/O, chi phí kiểm tra chuyên ngành,… Bên A chịu và thanh toán trực tiếp hoặc ủy quyền cho Bên B nộp hộ.
- Phương thức thanh toán:
- Cuối mỗi tháng/lô hàng, Bên B xuất hóa đơn, Bên A thanh toán trong vòng … ngày.
- Hình thức: chuyển khoản hoặc tiền mặt (ghi rõ nếu cần).
ĐIỀU 4. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN
Bên A cam kết:
- Cung cấp thông tin, chứng từ chính xác, hợp pháp, đúng thời hạn: Invoice, Packing List, hợp đồng, vận đơn, C/O,…
- Thanh toán đúng hạn phí dịch vụ và các khoản chi phí phát sinh.
Bên B cam kết:
- Thực hiện khai báo đúng quy định pháp luật, đảm bảo thông quan nhanh chóng, chính xác.
- Giữ bí mật thông tin khách hàng.
- Chịu trách nhiệm về lỗi khai sai do chủ quan từ phía Bên B gây thiệt hại cho Bên A.
ĐIỀU 5. BỒI THƯỜNG VÀ PHẠT VI PHẠM
- Bên vi phạm hợp đồng gây thiệt hại phải bồi thường toàn bộ thiệt hại thực tế.
- Trường hợp Bên B khai báo sai làm Bên A bị phạt, bị giữ hàng, chậm thông quan,… thì phải chịu toàn bộ chi phí phát sinh do lỗi của mình.
ĐIỀU 6. GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
- Ưu tiên thương lượng. Nếu không thành, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án nhân dân nơi Bên B đặt trụ sở.
ĐIỀU 7. ĐIỀU KHOẢN CHUNG
- Hợp đồng gồm … trang, lập thành 02 (hai) bản gốc, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau.
- Mọi thay đổi, bổ sung phải được lập thành văn bản và có chữ ký hai bên.
ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu)
Tải Mẫu hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan tại đây.
Xem thêm: Hợp đồng dịch vụ là gì?
3. Quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan
Quy trình ký kết hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo tính hiệu quả và pháp lý.
Bước 1: Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, nơi doanh nghiệp cần xem xét giấy phép hoạt động và kinh nghiệm thực tế của đối tác. Điều này bao gồm kiểm tra xem nhà cung cấp có đội ngũ nhân viên được chứng nhận làm thủ tục hải quan không, cũng như hệ thống công nghệ hỗ trợ khai báo điện tử. Sau khi thu thập báo giá từ nhiều nguồn, doanh nghiệp so sánh dựa trên các tiêu chí như thời gian cam kết thông quan và cơ chế bồi thường lỗi.
Bước 2: Soạn thảo và ký kết hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan diễn ra sau khi thống nhất nội dung, với bên cung cấp thường cung cấp mẫu chuẩn để bên thuê chỉnh sửa. Quy trình này nhấn mạnh việc điền đầy đủ thông tin như chi tiết hàng hóa dự kiến và điều khoản phí, đảm bảo mọi cam kết được ghi nhận bằng văn bản. Hai bên có thể ký trực tiếp hoặc điện tử qua nền tảng đáng tin cậy, với nhân chứng nếu cần để tăng tính pháp lý.
Bước 3: Thực hiện và giám sát hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan bắt đầu ngay sau ký kết, với bên cung cấp nhận chứng từ và tiến hành khai báo theo lịch trình. Doanh nghiệp theo dõi qua báo cáo định kỳ, đảm bảo mọi bước từ nộp tờ khai đến nhận thông báo thông quan đều đúng hạn. Nếu có vấn đề như luồng kiểm tra vàng, bên cung cấp phối hợp xử lý nhanh chóng, báo cáo chi tiết để bên thuê nắm bắt.
Xem thêm: Hợp đồng cung ứng dịch vụ là gì?
4. Lưu ý khi sử dụng hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan
Khi áp dụng hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan, doanh nghiệp cần chú trọng các lưu ý thực tiễn để tránh sai lầm phổ biến, từ kiểm tra tính hợp lệ đến xử lý rủi ro tiềm ẩn.
Một lưu ý quan trọng đầu tiên là kiểm tra tính cập nhật của hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan, đảm bảo nó phù hợp với các thay đổi chính sách gần nhất về thủ tục hải quan điện tử. Doanh nghiệp nên yêu cầu bên cung cấp cập nhật phụ lục nếu có điều chỉnh về phí hoặc quy trình, tránh tình trạng hợp đồng lỗi thời dẫn đến phạt hành chính.
Lưu ý thứ hai tập trung vào quản lý rủi ro trong hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan, như quy định rõ trách nhiệm nếu xảy ra chậm trễ do lỗi bên cung cấp. Doanh nghiệp nên đàm phán mức bồi thường cụ thể, ví dụ hoàn phí hoặc phạt theo ngày, để khuyến khích hiệu quả. Đồng thời, cần chuẩn bị kế hoạch dự phòng nếu hợp đồng bị chấm dứt đột ngột, như danh sách nhà cung cấp thay thế..
Lưu ý cuối cùng là đánh giá định kỳ hiệu quả của hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan, qua các chỉ số như tỷ lệ thông quan thành công và chi phí trung bình mỗi lô hàng. Doanh nghiệp có thể tổ chức họp đánh giá hàng quý với bên cung cấp để thu thập phản hồi và đề xuất cải tiến. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược.
5. Lợi ích lâu dài từ việc sử dụng hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan
Sử dụng hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan mang lại lợi ích lâu dài vượt xa lợi ích ngắn hạn, từ tối ưu hóa chi phí đến nâng cao năng lực cạnh tranh toàn cầu.
Lợi ích đầu tiên là tiết kiệm chi phí vận hành thông qua hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan, khi doanh nghiệp tránh được đầu tư lớn vào đội ngũ chuyên môn và phần mềm khai báo. Thay vào đó, phí dịch vụ thường thấp hơn so với tự thực hiện, đặc biệt với các lô hàng nhỏ lẻ, nhờ quy mô kinh tế của nhà cung cấp. Hơn nữa, hợp đồng giúp giảm thiểu phạt hải quan do sai sót, có thể lên đến hàng trăm triệu đồng mỗi lần.
Lợi ích thứ hai nằm ở việc nâng cao hiệu quả quy trình thông quan nhờ hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan, với cam kết thời gian xử lý nhanh chóng từ 16-24 giờ tùy luồng. Điều này giảm thời gian hàng hóa tồn kho, tăng vòng quay vốn và cải thiện dòng tiền. Hơn nữa, hợp đồng cung cấp dữ liệu phân tích từ các giao dịch trước, giúp doanh nghiệp dự đoán và chuẩn bị tốt hơn cho các lô hàng tương lai.
Lợi ích lâu dài cuối cùng là tăng cường tuân thủ pháp lý và giảm rủi ro nhờ hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan, với bên cung cấp chịu trách nhiệm chính về tính chính xác khai báo. Điều này tránh các vấn đề như truy thu thuế hồi tố hoặc cấm nhập khẩu do vi phạm, bảo vệ danh tiếng doanh nghiệp. Hơn nữa, hợp đồng thường bao gồm tư vấn cập nhật chính sách, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với thay đổi như các hiệp định thương mại mới. T
Hợp đồng dịch vụ khai báo hải quan không chỉ là công cụ hỗ trợ thủ tục mà còn là đối tác chiến lược giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức thương mại quốc tế, từ tối ưu hóa chi phí đến nâng cao hiệu quả toàn diện. Liên hệ ACC Long An ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ soạn thảo hợp đồng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Để lại một bình luận