Mẫu hợp đồng kinh tế song ngữ đóng vai trò thiết yếu trong các giao dịch thương mại quốc tế và đa quốc gia, tạo điều kiện thuận lợi cho các bên hiểu rõ nội dung hợp đồng dù có rào cản ngôn ngữ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp phân tích chi tiết về mẫu hợp đồng kinh tế song ngữ. ACC Long An luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và cung cấp mẫu hợp đồng uy tín, chuẩn xác.

1. Tại sao cần mẫu hợp đồng kinh tế song ngữ

Hiểu về mẫu hợp đồng kinh tế song ngữ giúp các bên thuận tiện trong giao tiếp, minh bạch trong quyền và nghĩa vụ trong các giao dịch kinh tế.

• Mẫu hợp đồng kinh tế song ngữ được soạn thảo bằng hai ngôn ngữ chính, thường là tiếng Việt và tiếng Anh, với từng điều khoản được thể hiện song song nhằm tránh hiểu nhầm, đảm bảo đầy đủ ý nghĩa pháp lý.
• Đây là công cụ quan trọng cho các giao dịch có yếu tố nước ngoài hoặc giữa các doanh nghiệp quốc tế, giúp mọi bên tham gia nắm bắt đầy đủ và chính xác nội dung hợp đồng.
• Hợp đồng bao gồm các phần: thông tin các bên, đối tượng hợp đồng, quyền và nghĩa vụ, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn hợp đồng và điều khoản giải quyết tranh chấp.
• Mẫu hợp đồng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005, và các công ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Hợp đồng song ngữ còn hỗ trợ trong việc trình bày chính xác các thuật ngữ chuyên ngành và điều khoản quan trọng trong thương mại quốc tế.

2. Mẫu hợp đồng kinh tế song ngữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Socialist Republic of Vietnam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Independence – Freedom – Happiness
***********

HỢP ĐỒNG KINH TẾ

SALES CONTRACT

Số (No): /HDDV

 – Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015 của Quốc hội khóa XIII, kỳ họp 10;

(Pursuant to Civil Code No. 91/2015/QH13 dated on 24/11/2015 by 13th National Assembly in session 10);

– Căn cứ bộ luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 của Quốc hội khóa XI, kỳ họp 7;

(Pursuant to Trade Code No. 36/2005/QH11 dated on 14/06/2005 by 11th National Assembly in session 7);

– Căn cứ vào nhu cầu và năng lực của hai bên, (Pursuant to the requirement and capability of both parties)

Hôm nay, ngày tháng năm 20xx, chúng tôi gồm:

Date:
I. Bên A: Bên Mua  (Party A – The Buyer)

Địa chỉ (Add):

Điện thoại (Tel):

Tài khoản số (Bank account):

MST (Tax code):

Đại diện (Representative): Chức vụ (Title): Giám đốc/ Director

II. Bên B (Bên Bán) (Party B – The Seller)

Địa chỉ (Add):

Điện thoại (Tel): 043 97 Fax:

Tài khoản số (Bank account)

MST (Tax Code):

Đại diện(Representative):

Chức vụ

(Title):Tổng Giám đốc

Sau khi trao đổi bàn bạc, hai bên thống nhất ký kết hợp đồng với các điều khoản như sau:

(Through negotiation, the Parties hereby agree to trade the following products and conclude the terms and conditions as below):

Điều 1: SẢN PHẨM HÀNG HÓA:

(Article 1:COMMODITY)

1. Số lượng, quy cách, đơn giá sản phẩm và tổng giá trị hợp đồng:
(Quantity, and specification, unit price of commodity and total value of contract)

Bên B xác nhận đồng ý nhận bán cho bên A sản phẩm hàng hóa với số lượng, chất lượng và đơn giá như sau:

(Party B agrees to sell and Party A agrees to buy the following commodity with quantity, quality and unit price as below):

TT Chi tiết hàng hóa và thông số kỹ thuật:

(Commodity&Specification,Size):

 ĐV tính, Sốlượng; Đơn giá, Thành tiền (Quantity; Unit Price per/ MT;  
Amount (USD).

Tổng giá trị HĐ đã bao gồm VAT (Total include 10% VAT):…….

Viết bằng chữ ( Write in word): ………………………

Dung size: Cho phép +/- 10% trọng lượng hàng hóa
(Delivery weight: Actual Net for net: +/- 10%
Đóng gói: Theo tiêu chuẩn đóng gói xuất khẩu của nhà máy
Packing:Mill’s Standard Packing for Export Gmax 10.000 MT
Nhà sản xuất (Manufacture):

Điều 2: THỜI GIAN GIAO HÀNG

(Article 2: Time of Delivery)

1. Thời gian giao hàng (Time of Delivery):

2.Địa chỉ điểm giao hàng tại (Place of Delivery):

Điều 3: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

(Article 3: Term of payment):

-Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

The payment will be paid to Party B by cash or transfer in Vietnam dong by Party A

– Trả chậm ….. ngày kể từ ngày giao hàng (
TTR …..days after Delivery).

Điều 4: TRÁCH NHIỆM HAI BÊN:

(Article 4: Liabilities of both parties)

1.Trách nhiệm của Bên B:

( Liabilities of Party B):

– Cung cấp sản phẩm cho bên A theo đúng số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian và địa điểm như thỏa thuận trong hợp đồng này.

(Supply products to party A with quantity, specification, time and place of delivery as agreed in sales contract)

– Cung cấp hóa đơn GTGT cho bên A ngay sau khi bên A yêu cầu

( Provide VAT invoice to party A as soon as delivery done)

– Phối hợp cùng bên A giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng và giao nhận hàng hóa.

(Cooperate with party A to resolve any matter occur during period of contract and merchandise exchange process)

2.Trách nhiệm của Bên A :

( Liabilities of Party A):

– Phối hợp cùng bên B giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng và giao nhận hàng hóa.

(Cooperate with party B to resolve any matter occur during period of contract and merchandise exchange process).

– Thanh toán đầy đủ và đúng hạn cho bên B số tiền đã thỏa thuận trong hợp đồng và theo kế hoạch thanh toán được hai bên nhất trí tại Điều 4.

(Pay in full and on time to party B total amount as agreed in sales contract as well as payment schedule agreed in article 4)

Điều 5: ĐIỀU KHOẢN CHUNG:

(Article 5: Other terms)

– Hai bên thống nhất thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản trong hợp đồng.
(Both parties agree to implement seriously terms and conditions mentioned in sales contract)

– Nếu bên nào tự ý hủy bỏ hợp đồng mà không có sự đồng ý của bên kia thì phải chịu bồi thường tương đương giá trị hợp đồng và đền bù những thiệt hại phát sinh do việc hủy hợp đồng gây ra cho bên bị thiệt hại.

(If either of the Buyer or Seller cancels the contract without agreement of other party, the party is subjected to a penalty equivalent to the value of contract and it must compensate the loss due to calcellation of contact to the other party).

– Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh bổ sung hoặc sửa đổi bản hợp đồng này đều phải được sự đồng ý bằng văn bản của hai bên. Trường hợp phát sinh bất đồng mà hai bên không giải quyết được bằng thương lượng thì sẽ đưa ra Tòa án kinh tế ………phân xử, quyết định của Tòa án là quyết định cuối cùng buộc hai bên phải thực hiện và án phí sẽ do bên có lỗi chịu.

( During the period of the contract, if it arise appendix or modification, both parties has to agree by issueing document of nortification. If it arises conflict which is not solved by negotiation, the final judgement is made by ………. Commercial Court and the fee is paid by offending party).

Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau và có hiệu lực kể từ ngày ký hợp đồng.

(This contract is made into 04 copies; each party keeps 02 copies which has the same legitimacy. This contract comes into effect from the date of signing).

ĐẠI DIỆN BÊN A                                                                 ĐẠI DIỆN BÊN B

(Represented by  A)                                                               (Represented by B)

>>> Tải Mẫu hợp đồng kinh tế song ngữ

Xem thêm: Pháp lệnh hợp đồng kinh tế là gì?

3. Các bước soạn thảo và gửi công văn đề nghị gia hạn hợp đồng

Để mẫu công văn đề nghị gia hạn hợp đồng phát huy tối đa hiệu quả, việc soạn thảo và gửi công văn cần tuân thủ một quy trình nhất định. Các bước này giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp, rõ ràng và kịp thời của văn bản.

• Bước 1: Rà soát lại hợp đồng gốc và các thỏa thuận liên quan:

• Trước khi soạn thảo công văn, cần đọc kỹ lại hợp đồng gốc để nắm rõ các điều khoản về thời hạn, điều kiện gia hạn (nếu có), và các quy định về việc thông báo. Đồng thời, xem xét các thỏa thuận, biên bản làm việc hoặc email trao đổi trước đó giữa hai bên để có cái nhìn tổng thể về mối quan hệ hợp tác.

• Bước 2: Xác định rõ lý do và thời gian gia hạn mong muốn:

• Xác định lý do cụ thể và thuyết phục để đề nghị gia hạn (ví dụ: dự án đang triển khai tốt, nhu cầu thị trường còn cao, muốn duy trì mối quan hệ đối tác chiến lược…). Sau đó, đưa ra đề xuất về thời gian gia hạn mong muốn một cách cụ thể, ví dụ: "gia hạn thêm 12 tháng, từ ngày [ngày hết hạn cũ] đến ngày [ngày hết hạn mới]".

• Bước 3: Soạn thảo công văn theo cấu trúc chuẩn:

• Dựa vào cấu trúc đã nêu ở mục 1, tiến hành soạn thảo công văn. Đảm bảo các thông tin về hợp đồng, các bên và nội dung đề nghị gia hạn được trình bày rõ ràng, mạch lạc, chính xác. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp.

• Bước 4: Kiểm tra, rà soát và ký duyệt:

• Sau khi soạn thảo xong, cần kiểm tra kỹ lưỡng lỗi chính tả, ngữ pháp, và đặc biệt là các thông tin liên quan đến hợp đồng. Người có thẩm quyền (thường là Giám đốc hoặc người được ủy quyền) sẽ ký và đóng dấu của công ty vào công văn.

• Bước 5: Gửi công văn đến đối tác:

• Công văn nên được gửi bằng các phương thức đảm bảo bên nhận sẽ nhận được và có bằng chứng đã gửi (ví dụ: gửi trực tiếp có ký nhận, gửi qua đường bưu điện có bảo đảm, hoặc gửi qua email kèm theo bản scan công văn có dấu đỏ). Cần gửi công văn trước thời điểm hợp đồng hết hiệu lực một khoảng thời gian hợp lý để đối tác có đủ thời gian xem xét và phản hồi.

Xem thêm: Các trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng kinh tế

4. Những lưu ý quan trọng khi lập công văn đề nghị gia hạn hợp đồng

Khi soạn thảo và sử dụng mẫu công văn đề nghị gia hạn hợp đồng, các doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến một số điểm quan trọng để đảm bảo tính pháp lý, hiệu quả và tránh những rủi ro không đáng có.

• Thời điểm gửi công văn:

• Việc gửi công văn đề nghị gia hạn cần được thực hiện sớm, trước ngày hết hạn của hợp đồng một khoảng thời gian hợp lý. Điều này giúp bên đối tác có đủ thời gian xem xét, phản hồi và hai bên có thể đàm phán các điều khoản mới (nếu có). Tránh gửi quá sát ngày hết hạn, gây áp lực hoặc có thể dẫn đến gián đoạn hoạt động.

• Sự đồng thuận của các bên:

• Việc gia hạn hợp đồng, về bản chất, là một sự thỏa thuận mới. Do đó, công văn đề nghị chỉ là bước khởi đầu. Sau khi nhận được đề nghị, bên đối tác có quyền đồng ý, từ chối hoặc đề xuất các điều khoản gia hạn khác. Việc gia hạn hợp đồng chỉ có hiệu lực khi cả hai bên đạt được sự đồng thuận và ký kết phụ lục hợp đồng gia hạn hoặc hợp đồng mới. Theo Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác.

• Minh bạch về các điều khoản thay đổi (nếu có):

• Nếu bên đề nghị gia hạn muốn thay đổi bất kỳ điều khoản nào khác ngoài thời hạn (ví dụ: giá cả, số lượng, chất lượng sản phẩm, phương thức thanh toán), cần nêu rõ ràng và minh bạch trong công văn. Điều này giúp đối tác có cái nhìn tổng thể và dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định. Việc thay đổi các điều khoản này sẽ cần được thể hiện rõ trong phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới.

• Hậu quả pháp lý khi không đạt được thỏa thuận:

• Nếu hai bên không đạt được thỏa thuận về việc gia hạn hợp đồng, hợp đồng sẽ chấm dứt theo thời hạn đã ký kết ban đầu. Các bên cần chuẩn bị phương án dự phòng cho trường hợp này, ví dụ như tìm kiếm đối tác mới hoặc chuẩn bị thủ tục thanh lý hợp đồng theo Điều 427 Bộ luật Dân sự 2015.

• Lưu giữ hồ sơ:

• Tất cả các văn bản liên quan đến việc gia hạn hợp đồng, bao gồm công văn đề nghị, phản hồi của đối tác, các biên bản đàm phán và phụ lục hợp đồng gia hạn (nếu có), cần được lưu giữ cẩn thận. Đây sẽ là bằng chứng quan trọng trong trường hợp phát sinh tranh chấp sau này.

Mẫu công văn đề nghị gia hạn hợp đồng là một tài liệu quan trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí hợp tác của doanh nghiệp. Việc soạn thảo đúng chuẩn, kịp thời và minh bạch sẽ giúp quá trình gia hạn diễn ra thuận lợi, đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục. Để được hỗ trợ chuyên sâu về việc lập công văn cũng như các thủ tục pháp lý liên quan đến hợp đồng, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay.