Mẫu biên bản mở thầu chào hàng cạnh tranh đóng vai trò then chốt trong quy trình đấu thầu, giúp ghi nhận minh bạch các hồ sơ dự thầu từ các nhà thầu tham gia, từ đó đảm bảo tính công bằng và tuân thủ pháp luật. Cùng ACC Long An khám phá sâu hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây.

1. Khái niệm chào hàng cạnh tranh và cơ sở pháp lý liên quan

Chào hàng cạnh tranh là một hình thức lựa chọn nhà thầu đơn giản, nhanh chóng, phù hợp với các gói thầu có giá trị không lớn, giúp tối ưu hóa nguồn lực trong hoạt động đấu thầu công.

Chào hàng cạnh tranh được định nghĩa như một phương thức đấu thầu rút gọn, nơi các nhà thầu chỉ cần nộp hồ sơ đề xuất và báo giá mà không yêu cầu các yêu cầu kỹ thuật phức tạp.

Theo khoản 1 Điều 24 Luật Đấu thầu 2023, hình thức này áp dụng cho các gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn thông thường, hàng hóa tiêu chuẩn hóa có sẵn trên thị trường với chất lượng tương đương, hoặc xây lắp đơn giản đã có thiết kế và bản vẽ thi công được phê duyệt, với giá trị gói thầu không quá 10 tỷ đồng đối với hàng hóa và dịch vụ phi tư vấn, và không quá 20 tỷ đồng đối với xây lắp.

Điều này giúp giảm thời gian và chi phí so với đấu thầu rộng rãi, đồng thời vẫn đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh, công bằng và minh bạch theo tinh thần của Điều 4 Luật Đấu thầu 2023.

Trong thực tiễn, chào hàng cạnh tranh thường được sử dụng cho các dự án địa phương hoặc gói thầu nhỏ, nơi nhu cầu khẩn cấp hoặc nguồn lực hạn chế, và nó phải được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo Điều 15 của Luật này. Việc áp dụng hình thức này không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước, tránh tình trạng lãng phí do thủ tục rườm rà.

Cơ sở pháp lý cho chào hàng cạnh tranh được bổ sung chi tiết qua các văn bản hướng dẫn dưới luật. Cụ thể, Thông tư số 23/2024/TT-BKHĐT ngày 30/12/2024 của Bộ Tài chính (có hiệu lực từ ngày 01/3/2025) quy định mẫu biên bản mở thầu tại Phụ lục 2A, áp dụng cho phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ dự thầu, phù hợp với chào hàng cạnh tranh qua mạng hoặc không qua mạng.

Thông tư này thay thế một phần các quy định cũ như Thông tư 07/2024/TT-BKHĐT (sửa đổi, bổ sung Thông tư 01/2024/TT-BKHĐT), nhấn mạnh vào việc số hóa quy trình để tăng tính minh bạch. Ngoài ra, Nghị định số 24/2024/NĐ-CP ngày 27/02/2024 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đấu thầu 2023, quy định tại Điều 28 về việc tổ chức mở thầu công khai, phải diễn ra trong vòng 1 giờ sau khi đóng thầu và chỉ mở các hồ sơ nộp đúng hạn.

Những quy định này đảm bảo rằng biên bản mở thầu không chỉ là tài liệu hành chính mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng trong trường hợp khiếu nại hoặc kiểm tra sau đấu thầu. Doanh nghiệp tham gia cần nắm vững các văn bản này để tránh vi phạm, dẫn đến hủy thầu hoặc xử phạt hành chính theo Điều 90 Luật Đấu thầu 2023.

Trong bối cảnh cập nhật pháp luật năm 2025, chào hàng cạnh tranh còn được liên kết với các quy định về đấu thầu qua mạng theo Điều 50 Luật Đấu thầu 2023, yêu cầu sử dụng Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Điều này làm cho quy trình trở nên hiện đại hơn, với biên bản mở thầu được lập tự động một phần, nhưng vẫn cần sự tham gia của tổ chuyên gia để xác nhận tính toàn vẹn của hồ sơ. Tổng thể, cơ sở pháp lý không chỉ cung cấp khung pháp lý mà còn hướng dẫn thực tiễn, giúp các bên liên quan thực hiện suôn sẻ.

2. Quy trình thực hiện chào hàng cạnh tranh theo pháp luật hiện hành

Quy trình chào hàng cạnh tranh được thiết kế đơn giản nhưng chặt chẽ, nhằm đảm bảo tính khả thi và tuân thủ nguyên tắc pháp lý từ khâu chuẩn bị đến kết thúc.

Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu

Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu, nơi bên mời thầu phải lập kế hoạch chi tiết dựa trên nhu cầu dự án. Theo Điều 16 Luật Đấu thầu 2023, bên mời thầu cần phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, bao gồm xác định hình thức chào hàng cạnh tranh nếu gói thầu đáp ứng điều kiện tại Điều 24. Trong bước này, cần lập hồ sơ mời thầu (HSMT) với các yêu cầu cơ bản về năng lực, kinh nghiệm và giá cả, đồng thời công bố trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia nếu áp dụng đấu thầu qua mạng theo Điều 50.

Việc chuẩn bị còn bao gồm ước tính ngân sách và sắp xếp vốn theo tiến độ, đảm bảo tính khả thi tài chính. Nếu gói thầu có yếu tố đặc thù như hàng hóa nhập khẩu, cần bổ sung các điều khoản về tiêu chuẩn chất lượng theo Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2023 tại Điều 428 về hợp đồng mua bán hàng hóa). Bước chuẩn bị thường mất từ 10-20 ngày, tùy quy mô, và phải được thẩm định nội bộ để tránh sai sót, giúp quy trình sau diễn ra mượt mà hơn.

Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu

Tổ chức lựa chọn nhà thầu, tập trung vào việc phát hành HSMT và nhận hồ sơ dự thầu (HSDT). Bên mời thầu phát hành HSMT cho các nhà thầu đủ điều kiện, với thời hạn nộp HSDT không quá 15 ngày kể từ ngày phát hành theo khoản 2 Điều 25 Luật Đấu thầu 2023. Trong giai đoạn này, tổ chức đóng thầu phải công khai, và các nhà thầu có quyền hỏi đáp để làm rõ HSMT. Nếu có sửa đổi HSMT, phải thông báo kịp thời và gia hạn thời hạn nộp nếu cần.

Quy trình này nhấn mạnh tính bảo mật của HSDT, với yêu cầu niêm phong và bảo lãnh dự thầu theo Điều 26, giá trị bảo lãnh ít nhất 1% giá gói thầu. Đối với chào hàng cạnh tranh qua mạng, toàn bộ quá trình được thực hiện trên nền tảng điện tử, giảm rủi ro can thiệp thủ công. Bước này kết thúc bằng việc ghi nhận danh sách nhà thầu nộp HSDT, chuẩn bị cho mở thầu, đảm bảo không loại trừ nhà thầu nào vi phạm nhẹ trừ khi vi phạm nghiêm trọng.

Bước 3: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả

Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả. Kết quả đánh giá được trình chủ đầu tư phê duyệt theo Điều 30 Luật Đấu thầu 2023, sau đó công bố trên hệ thống mạng trong vòng 5 ngày. Nếu có tranh chấp, có thể khiếu nại lên cơ quan có thẩm quyền.

Quy trình kết thúc bằng việc ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu, đảm bảo hiệu lực từ ngày phê duyệt. Toàn bộ quy trình chào hàng cạnh tranh thường hoàn thành trong 45-60 ngày, ngắn hơn so với đấu thầu rộng rãi, góp phần đẩy nhanh tiến độ dự án.

Xem thêm: Hồ sơ hào hàng cạnh tranh gói thầu xây lắp

3. Mẫu biên bản mở thầu chào hàng cạnh tranh

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN MỞ THẦU
Số: [Số biên bản]/[Tên viết tắt bên mời thầu]
[Địa điểm], ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]

I. THÔNG TIN CHUNG

1. Tên gói thầu: [Tên gói thầu theo kế hoạch lựa chọn nhà thầu]
2. Tên dự án: [Tên dự án theo quyết định đầu tư]
3. Chủ đầu tư: [Tên chủ đầu tư, địa chỉ, số điện thoại]
4. Bên mời thầu: [Tên bên mời thầu, địa chỉ, số điện thoại]
5. Hình thức lựa chọn nhà thầu: Chào hàng cạnh tranh theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ
6. Loại hợp đồng: [Ví dụ: Hợp đồng trọn gói/đơn giá cố định/theo thời gian]
7. Thời điểm đóng thầu: [Giờ, ngày, tháng, năm]
8. Thời điểm mở thầu: [Giờ, ngày, tháng, năm] (trong vòng 2 giờ kể từ thời điểm đóng thầu theo khoản 4 Điều 26 Nghị định 24/2024/NĐ-CP)
9. Địa điểm mở thầu: [Địa chỉ cụ thể hoặc trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia nếu đấu thầu qua mạng]

II. THÀNH PHẦN THAM DỰ

1. Đại diện bên mời thầu:

• [Họ và tên, chức vụ, đơn vị]
• [Họ và tên, chức vụ, đơn vị]

2. Tổ chuyên gia mở thầu:

• [Họ và tên, chức vụ, đơn vị]
• [Họ và tên, chức vụ, đơn vị]

3. Đại diện nhà thầu tham dự:

• [Tên nhà thầu, họ và tên đại diện, chức vụ]
• [Tên nhà thầu, họ và tên đại diện, chức vụ]

4. Đại diện cơ quan giám sát (nếu có): [Họ và tên, chức vụ, đơn vị]

………………

>>>> Tải ngay: Mẫu biên bản mở thầu chào hàng cạnh tranh tại đây!

Xem thêm: Thời gian chào hàng cạnh tranh thông thường qua mạng là?

4. Hướng dẫn lập và lưu trữ biên bản mở thầu chào hàng cạnh tranh

Việc lập biên bản mở thầu đòi hỏi sự cẩn trọng, tuân thủ nghiêm ngặt quy trình để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả của gói thầu.

Để lập biên bản, trước hết cần chuẩn bị đầy đủ thành phần tham dự và thiết bị ghi âm, ghi hình nếu qua mạng. Theo Điều 28 khoản 1 Luật Đấu thầu 2023, buổi mở phải công khai, mời đại diện nhà thầu và có thể mời cơ quan giám sát nếu cần. Thư ký biên bản ghi chép từng bước: xác nhận danh sách nhà thầu nộp HSDT, kiểm tra niêm phong từng phong bì theo thứ tự bảng chữ cái tên nhà thầu, và đọc to thông tin từ HSDT mà không bình luận.

Mỗi thông tin đọc phải được xác nhận bởi các bên có mặt, và bất kỳ khiếu nại nào tại chỗ phải ghi nhận ngay. Sau khi mở hết, tổng hợp bảng giá dự thầu thấp nhất để thông báo sơ bộ, nhưng đánh giá chi tiết thuộc bước sau. Việc sử dụng mẫu Phụ lục 2A từ Thông tư 23/2024 đảm bảo định dạng chuẩn, với các ô trống điền đầy đủ, tránh viết tắt hoặc lỗi chính tả có thể dẫn đến hiểu lầm.

Sau khi lập, biên bản cần được ký xác nhận và phân phối kịp thời. Chủ tọa biên bản ký đầu tiên, sau đó là các thành viên tổ mở thầu và đại diện nhà thầu. Nếu nhà thầu vắng mặt, biên bản vẫn hợp lệ nhưng phải gửi bản sao cho họ. Lưu trữ biên bản phải theo Điều 89 Luật Đấu thầu 2023, giữ nguyên bản ít nhất 10 năm, và bản điện tử nếu áp dụng số hóa.

Trong trường hợp kiểm toán hoặc khiếu nại, biên bản là tài liệu then chốt, liên kết với Luật Lưu trữ 2024. Doanh nghiệp nên scan và backup để tránh mất mát, đồng thời đào tạo nhân sự về quy trình để nâng cao chất lượng.

Mẫu biên bản mở thầu chào hàng cạnh tranh không chỉ là một biểu mẫu hành chính mà còn là công cụ đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong đấu thầu, giúp các dự án được triển khai đúng tiến độ theo Luật Đấu thầu 2023. Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn cụ thể hoặc tải mẫu cập nhật, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay để nhận sự hỗ trợ chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia pháp luật đấu thầu.