Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa qua mạng là yếu tố cốt lõi đảm bảo tính minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả trong quá trình đấu thầu. Với sự phát triển của công nghệ, đấu thầu qua mạng đã trở thành xu hướng tất yếu, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Cùng ACC Long An khám phá nội dung chi tiết dưới đây để nắm rõ hơn về thủ tục này.

1. Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa qua mạng là gì?

Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa qua mạng đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa quy trình lựa chọn nhà thầu.

Theo Điều 12 Luật Đấu thầu 2023, hồ sơ mời thầu (HSMT) là bộ tài liệu bao gồm các yêu cầu về kỹ thuật, pháp lý và tài chính để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Trong đấu thầu qua mạng, HSMT được lập dưới dạng điện tử (E-HSMT), đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (https://muasamcong.mpi.gov.vn). Tài liệu này phải đảm bảo tính minh bạch, cạnh tranh và không gây hạn chế cho nhà thầu tham gia.

Hồ sơ mời thầu qua mạng bao gồm các nội dung như thông báo mời thầu, chỉ dẫn nhà thầu, tiêu chuẩn đánh giá, mẫu hợp đồng và yêu cầu kỹ thuật chi tiết. Các nội dung này được quy định cụ thể tại Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, nhằm đảm bảo tính thống nhất và phù hợp với các quy định quốc tế về đấu thầu.

Việc lập E-HSMT phải tuân thủ nguyên tắc không phân biệt đối xử, không nêu nhãn hiệu cụ thể của hàng hóa (trừ trường hợp cần minh họa và ghi rõ “hoặc tương đương”). Điều này được quy định tại Điều 3 Thông tư 07/2016/TT-BKHĐT, nhằm đảm bảo sự công bằng giữa các nhà thầu.

2. Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa qua mạng

Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa qua mạng là công cụ quan trọng để chuẩn hóa quy trình đấu thầu.

>>> Tải Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa qua mạng tại đây

Xem thêm: Mẫu tờ trình phê duyệt hồ sơ mời thầu

3. Quy trình lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa qua mạng

Quy trình lập hồ sơ mời thầu qua mạng cần tuân thủ các bước cụ thể để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ mời thầu
Bên mời thầu cần xác định quy mô, tính chất gói thầu và các yêu cầu kỹ thuật, tài chính. Theo Điều 3 Thông tư 07/2016/TT-BKHĐT, E-HSMT phải đảm bảo cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Các yêu cầu không được nêu nhãn hiệu cụ thể, trừ trường hợp cần minh họa kèm cụm từ “hoặc tương đương”. Bên mời thầu cần chuẩn bị thông báo mời thầu, chỉ dẫn nhà thầu, tiêu chuẩn đánh giá và mẫu hợp đồng, sau đó nộp lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để thẩm định.

Bước 2: Thẩm định và phê duyệt E-HSMT
Tổ chuyên gia hoặc bên mời thầu sẽ lập báo cáo thẩm định E-HSMT theo Mẫu số 1A ban hành kèm Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT. Sau đó, tờ trình đề nghị phê duyệt (Mẫu số 1B) và quyết định phê duyệt (Mẫu số 1C) được nộp qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Quá trình này đảm bảo E-HSMT đáp ứng các yêu cầu pháp lý và không hạn chế sự tham gia của nhà thầu.

Bước 3: Đăng tải và phát hành E-HSMT
Sau khi được phê duyệt, E-HSMT phải được đăng tải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo Điều 7 Luật Đấu thầu 2023. Thời gian phát hành tối thiểu là 18 ngày đối với đấu thầu trong nước và 35 ngày đối với đấu thầu quốc tế, theo Điều 45 Luật Đấu thầu 2023. Nhà thầu có thể tải E-HSMT từ https://muasamcong.mpi.gov.vn sau khi đăng ký tài khoản.

Bước 4: Làm rõ hồ sơ mời thầu (nếu cần)
Trong trường hợp nhà thầu yêu cầu làm rõ E-HSMT, bên mời thầu phải phản hồi trong vòng 3 ngày làm việc (đấu thầu trong nước) hoặc 5 ngày làm việc (đấu thầu quốc tế) trước thời điểm đóng thầu, theo Điều 26 Nghị định 24/2024/NĐ-CP. Các phản hồi được đăng tải công khai để đảm bảo minh bạch.

Bước 5: Đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng
Hồ sơ dự thầu (E-HSDT) được đánh giá dựa trên tiêu chuẩn về tính hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và tài chính. Mẫu báo cáo đánh giá E-HSDT (Mẫu số 14C) được sử dụng cho gói thầu mua sắm hàng hóa theo phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ. Sau khi chọn nhà thầu trúng thầu, bên mời thầu tiến hành thương thảo hợp đồng, lập biên bản theo Mẫu số 4B ban hành kèm Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng tư vấn lập hồ sơ mời thầu

4. Lưu ý khi lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa qua mạng

Việc lập hồ sơ mời thầu cần chú ý các yếu tố để tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo hiệu quả. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý khi lập E-HSMT.

E-HSMT phải công khai chi tiết các hạng mục hàng hóa, bao gồm danh mục, nhãn hiệu, xuất xứ, năm sản xuất, tính năng kỹ thuật và mã HS, theo Điều 20 Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT. Điều này giúp nhà thầu dễ dàng nắm bắt yêu cầu và chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp. Việc không công khai đầy đủ thông tin có thể dẫn đến vi phạm Điều 44 Luật Đấu thầu 2023, gây hạn chế sự tham gia của nhà thầu.

Bên mời thầu cần đảm bảo tính độc lập của nhà thầu tham gia, theo Điều 5 Nghị định 24/2024/NĐ-CP. Nhà thầu không được có quan hệ pháp lý hoặc tài chính với bên mời thầu hoặc các nhà thầu tư vấn liên quan đến gói thầu, trừ trường hợp quy định tại khoản 8 và 9 của điều luật này. Điều này nhằm tránh tình trạng thông thầu hoặc thiếu minh bạch.

Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu phải tuân thủ quy định tại Điều 45 Luật Đấu thầu 2023: tối thiểu 18 ngày cho đấu thầu trong nước, 9 ngày cho gói thầu dưới 10 tỷ đồng, và 35 ngày cho đấu thầu quốc tế. Việc rút ngắn thời gian có thể bị coi là vi phạm, dẫn đến đình chỉ cuộc thầu theo Điều 44 Luật Đấu thầu 2023.

Đối với thuế VAT, bên mời thầu cần xác định rõ nghĩa vụ thuế khi bán E-HSMT. Theo Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, doanh nghiệp kinh doanh phải xuất hóa đơn VAT 10% khi bán hồ sơ. Tuy nhiên, cơ quan nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp công lập có thể được miễn thuế theo Điều 4 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.

Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa qua mạng là công cụ quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình đấu thầu. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về lập hồ sơ hoặc tư vấn pháp lý, hãy liên hệ ACC Long An để được giải đáp nhanh chóng và chuyên nghiệp.