Mẫu phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, giúp công ty thu thập ý kiến cổ đông mà không cần tổ chức họp trực tiếp. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và tiết kiệm chi phí tổ chức. Cùng ACC Long An tìm hiểu chi tiết về biểu mẫu này.

1. Tầm quan trọng của phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản

Phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản là công cụ pháp lý thiết yếu đối với công ty cổ phần khi cần thông qua các quyết định quan trọng mà không tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, hình thức này được áp dụng rộng rãi để xử lý các vấn đề như tăng vốn điều lệ, sửa đổi điều lệ hoặc bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị. Việc sử dụng mẫu phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục, đặc biệt trong bối cảnh cổ đông phân tán địa lý. Ngoài ra, Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về trình tự gửi và thu thập phiếu, đảm bảo quyền lợi bình đẳng cho mọi cổ đông.

2. Tham khảo mẫu phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản

Mẫu phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản được thiết kế theo đúng quy định pháp luật hiện hành, bao gồm các nội dung bắt buộc như thông tin công ty, nội dung cần xin ý kiến, phương án biểu quyết và chữ ký cổ đông. Dưới đây là biểu mẫu tham khảo chuẩn:

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Mẫu này có thể chỉnh sửa linh hoạt theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Xem thêm: Cổ đông không kiểm soát là gì? Tìm hiểu

3. Các nội dung bắt buộc phải có trong mẫu phiếu

Một mẫu phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản hợp lệ cần chứa đầy đủ các thông tin sau: tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở; họ tên cổ đông, số lượng cổ phần sở hữu; nội dung cần xin ý kiến kèm phương án biểu quyết (đồng ý, không đồng ý, không có ý kiến); thời hạn gửi phiếu trả lời; chữ ký hoặc xác nhận điện tử của cổ đông. Việc thiếu một trong các nội dung này có thể khiến kết quả biểu quyết bị vô hiệu theo Luật Doanh nghiệp 2020. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi gửi để tránh sai sót hành chính.

Xem thêm: Cổ đông lớn là gì? Tìm hiểu

4. Quy trình thực hiện lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản

Bước 1: Chuẩn bị nội dung cần xin ý kiến

Hội đồng quản trị soạn thảo các vấn đề cần quyết định và dự thảo mẫu phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản phù hợp với quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020.

Bước 2: Gửi phiếu đến cổ đông

Công ty gửi phiếu kèm tài liệu giải trình đến địa chỉ thường trú hoặc email đã đăng ký của cổ đông. Thời hạn gửi phải đảm bảo cổ đông có đủ thời gian nghiên cứu theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Bước 3: Thu thập và kiểm tra phiếu trả lời

Cổ đông gửi lại phiếu trong thời hạn quy định. Bộ phận pháp chế kiểm tra tính hợp lệ của phiếu, loại bỏ các phiếu không hợp lệ.

Bước 4: Tổng hợp kết quả và thông báo

Kết quả được tổng hợp và công bố theo đúng quy định pháp luật. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ công bố kết quả là Sở Tài chính nơi công ty đặt trụ sở chính, thời gian xử lý thông thường từ 3 đến 5 ngày làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

5. Lưu ý khi sử dụng và lưu trữ phiếu

Doanh nghiệp cần lưu trữ mẫu phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản đã có chữ ký tối thiểu 5 năm theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Nên sử dụng hình thức gửi có xác nhận (bưu điện hoặc email có chữ ký số) để tránh tranh chấp sau này. Việc áp dụng đúng quy trình theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín quản trị doanh nghiệp.

Mẫu phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản là công cụ hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản trị doanh nghiệp hiện đại. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ soạn thảo biểu mẫu phù hợp, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay để nhận giải pháp tối ưu.