Mẫu quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở chính là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các thay đổi một cách hợp pháp, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Trong bối cảnh doanh nghiệp thường xuyên mở rộng hoặc điều chỉnh vị trí để phù hợp với chiến lược phát triển, việc nắm rõ mẫu này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết để bạn dễ dàng áp dụng. Cùng ACC Long An khám phá ngay.

1. Ý nghĩa và điều kiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một trong những hoạt động phổ biến, được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020.

Theo đó, doanh nghiệp có quyền thay đổi địa chỉ để phù hợp với nhu cầu kinh doanh, chẳng hạn như mở rộng quy mô hoặc di chuyển đến khu vực thuận lợi hơn về giao thông và hạ tầng. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định về đăng ký kinh doanh.

Cụ thể, Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp phải thông báo thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi. Điều kiện thực hiện bao gồm sự đồng ý của các thành viên hoặc cổ đông theo tỷ lệ quy định trong điều lệ công ty. Nếu địa chỉ mới nằm ở tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động tại địa chỉ cũ trước khi đăng ký mới.

Quá trình này giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề như chậm trễ trong giao dịch hành chính hoặc tranh chấp pháp lý. Ví dụ, nếu địa chỉ cũ không còn phù hợp do hợp đồng thuê hết hạn, việc thay đổi kịp thời sẽ duy trì tính liên tục của giấy phép kinh doanh. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh từ chối hồ sơ do thiếu sót.

2. Tham khảo mẫu quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Mẫu quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở chính là biểu mẫu chuẩn, được soạn thảo theo quy định pháp luật để Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông sử dụng.

Tài liệu này nêu rõ lý do thay đổi, địa chỉ cũ và mới, đồng thời ghi nhận sự đồng thuận của các bên liên quan. Sử dụng mẫu giúp đảm bảo tính hợp lệ và dễ dàng nộp hồ sơ đăng ký.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Hướng dẫn thay đổi người đại diện pháp luật online chi tiết

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Để thực hiện thay đổi, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, sử dụng mẫu theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.
• Quyết định của Hội đồng thành viên, chủ sở hữu hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
• Biên bản họp ghi nhận sự đồng ý của các thành viên hoặc cổ đông.
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ mới, như hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và điều lệ công ty (nếu có sửa đổi).
• Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.

Hồ sơ cần được lập thành ít nhất 02 bộ, một bộ nộp cơ quan đăng ký và một bộ lưu trữ. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, các tài liệu phải được ký đầy đủ và đóng dấu nếu công ty có con dấu. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp tránh bổ sung hồ sơ, rút ngắn thời gian xử lý. Nếu địa chỉ mới ở tỉnh khác, cần thêm xác nhận chấm dứt hoạt động chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại địa chỉ cũ từ cơ quan thuế.

Xem thêm: Tham khảo mẫu quyết định thay đổi chủ sở hữu công ty

4. Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính được thực hiện trực tuyến hoặc trực tiếp, theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau để đảm bảo hiệu quả:

Bước 1: Ban hành quyết định thay đổi

Doanh nghiệp tổ chức họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông để thông qua quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Quyết định phải nêu rõ địa chỉ cũ, địa chỉ mới và lý do, đồng thời được ký bởi người có thẩm quyền. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, tỷ lệ đồng ý phải đạt ít nhất 65% vốn góp đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên. Bước này cần hoàn tất trong nội bộ trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Sau khi có quyết định, doanh nghiệp soạn thảo thông báo thay đổi và các tài liệu liên quan theo mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC. Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trước đó. Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trực tiếp tại cơ quan. Thời hạn nộp là 10 ngày kể từ ngày quyết định có hiệu lực.

Bước 3: Xử lý và nhận kết quả

Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, giấy xác nhận thay đổi sẽ được cấp trong 3 ngày tiếp theo, tổng thời gian không quá 6 ngày làm việc theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Nếu hồ sơ thiếu sót, cơ quan sẽ thông báo bổ sung trong 3 ngày, và doanh nghiệp có 30 ngày để hoàn thiện. Sau khi nhận kết quả, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế và các bên liên quan để cập nhật.

Bước 4: Hoàn tất các thủ tục liên quan

Sau khi có xác nhận từ Sở Tài chính, doanh nghiệp cập nhật địa chỉ mới trên con dấu, hóa đơn và các giấy phép con nếu có. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc này phải hoàn tất trong 10 ngày để tránh gián đoạn hoạt động. Nếu thay đổi tỉnh khác, cần đăng ký lại mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương mới.

Thủ tục này giúp doanh nghiệp duy trì tính pháp lý, tránh phạt hành chính từ 10-20 triệu đồng nếu chậm trễ theo quy định. Doanh nghiệp nên kiểm tra địa chỉ mới không nằm trong khu vực cấm kinh doanh để tránh từ chối.

Mẫu quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở chính đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật một cách chuyên nghiệp. Việc áp dụng đúng sẽ giúp bạn tránh các rắc rối không đáng có và tập trung vào phát triển kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay để nhận dịch vụ pháp lý đáng tin cậy.