Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để soạn thảo mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện đúng quy định? ACC Long An sẽ hướng dẫn chi tiết để giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục này một cách dễ dàng.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập để thực hiện một số chức năng hỗ trợ nhất định theo quy định của pháp luật. Dưới đây là những đặc điểm quan trọng của văn phòng đại diện:

• Không có chức năng kinh doanh: Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lợi nhuận mà chỉ có nhiệm vụ đại diện cho công ty mẹ theo phạm vi cho phép.
• Chủ yếu thực hiện hoạt động nghiên cứu, xúc tiến thương mại: Văn phòng đại diện có thể thực hiện nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, đối tác nhưng không được ký kết hợp đồng kinh doanh trực tiếp.
• Không có tư cách pháp nhân riêng biệt: Văn phòng đại diện chỉ là một bộ phận thuộc doanh nghiệp mẹ, mọi giao dịch của văn phòng phải thông qua công ty mẹ.
• Được thành lập tại nhiều địa phương khác nhau: Doanh nghiệp có thể mở văn phòng đại diện tại nhiều tỉnh, thành phố để mở rộng phạm vi hoạt động, thuận tiện cho việc tiếp cận khách hàng.

2. Chức năng chính của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng trong quá trình phát triển. Dưới đây là các chức năng chính:

• Đại diện theo ủy quyền của công ty mẹ: Văn phòng đại diện có thể thay mặt công ty mẹ thực hiện một số công việc hành chính, tiếp nhận thông tin và giải quyết các yêu cầu từ khách hàng.
• Thực hiện nghiên cứu thị trường: Văn phòng đại diện có nhiệm vụ thu thập dữ liệu về xu hướng tiêu dùng, phân tích đối thủ cạnh tranh và đề xuất chiến lược kinh doanh phù hợp cho công ty mẹ.
• Quảng bá thương hiệu và sản phẩm: Một trong những chức năng quan trọng của văn phòng đại diện là tổ chức các sự kiện, chiến dịch truyền thông nhằm tăng độ nhận diện thương hiệu.
• Hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo nhân sự: Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động tuyển dụng, đào tạo nhân viên để chuẩn bị nguồn nhân lực cho công ty mẹ.
• Hỗ trợ các thủ tục hành chính và pháp lý: Văn phòng đại diện có thể làm đầu mối trong việc nộp hồ sơ, nhận thông báo từ cơ quan nhà nước và xử lý các thủ tục pháp lý liên quan.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

3. Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện  

Khi doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện, cần phải gửi thông báo đến Sở Kế hoạch và Đầu tư theo mẫu quy định. Dưới đây là các nội dung chính trong mẫu thông báo:

• Thông tin doanh nghiệp: Bao gồm tên đầy đủ của công ty mẹ, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính và thông tin người đại diện theo pháp luật.
• Thông tin văn phòng đại diện: Ghi rõ tên văn phòng đại diện (bằng chữ in hoa), địa chỉ cụ thể và phạm vi hoạt động của văn phòng.
• Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện: Bao gồm họ và tên, chức vụ, số căn cước công dân/hộ chiếu và địa chỉ liên hệ.
• Lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện: Mô tả ngắn gọn các nhiệm vụ chính mà văn phòng sẽ thực hiện, phù hợp với chức năng của văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.
• Cam kết và chữ ký: Doanh nghiệp cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin trong thông báo, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu công ty (nếu có).

THÔNG BÁO

Về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ……………………..

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ……………………………………… 

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/ mã số thuế): ………. 

Ngày cấp: ………./…………../………………………… Nơi cấp: ………………… 

Mã số doanh nghiệp/ Mã số thuế: ………………………………………………. 

Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện với các nội dung sau

1. Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt (ghi bằng chữ in hoa): …………..

>> Xem chi tiết Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện tại đây

4. Hướng dẫn điền mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện  

Việc điền đúng và đầy đủ thông tin trong mẫu thông báo giúp quá trình đăng ký hoạt động văn phòng đại diện diễn ra nhanh chóng, tránh các sai sót có thể làm chậm tiến độ. Dưới đây là các bước cụ thể để hoàn thành mẫu thông báo một cách chính xác:

Bước 1. Điền thông tin doanh nghiệp
Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp bằng chữ in hoa, đúng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Nếu doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp/mã số thuế, cần kê khai số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh kèm theo ngày cấp và nơi cấp.

Bước 2. Khai báo thông tin văn phòng đại diện
Doanh nghiệp cần cung cấp chính xác tên văn phòng đại diện bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài (nếu có), tên viết tắt và địa chỉ trụ sở chính. Địa chỉ phải cụ thể, rõ ràng để tránh việc cơ quan đăng ký yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Bước 3. Xác định ngành nghề hoạt động
Văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh nên doanh nghiệp chỉ cần liệt kê các ngành nghề phù hợp với chức năng của văn phòng, chẳng hạn như xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường hoặc đại diện theo ủy quyền của công ty mẹ.

Bước 4. Cung cấp thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện
Người đứng đầu văn phòng đại diện phải là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự, được công ty mẹ bổ nhiệm. Doanh nghiệp cần kê khai họ tên, chức vụ, số giấy tờ tùy thân (căn cước công dân/hộ chiếu) cùng thông tin liên hệ như số điện thoại và email.

>>> Xem thêm: Thủ tục mở văn phòng đại diện khác tỉnh chi tiết nhất

5. Câu hỏi thường gặp

Văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu riêng không?

Không. Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập, nên không được phép sử dụng con dấu riêng. Nếu cần sử dụng con dấu, văn phòng đại diện phải thực hiện thông qua công ty mẹ.

Có thể thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sau khi đã đăng ký không?

Có. Doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sau khi đã đăng ký, nhưng phải thực hiện thủ tục thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới, đồng thời cập nhật thông tin với cơ quan thuế và các cơ quan liên quan.

Văn phòng đại diện có được tuyển dụng nhân sự không?

Có. Văn phòng đại diện có thể tuyển dụng nhân sự để phục vụ hoạt động của mình, nhưng việc ký hợp đồng lao động thường do công ty mẹ thực hiện. Văn phòng chỉ có thể đóng vai trò hỗ trợ trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự.

Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện là văn bản cần thiết để thông báo với cơ quan có thẩm quyền về việc thành lập văn phòng đại diện, giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp. ACC Long An hy vọng, qua bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu hơn về Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện