Quy định ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu đóng vai trò then chốt trong việc chuyển đổi số lĩnh vực đấu thầu công, giúp các bên tham gia tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn và tăng tính minh bạch. Việc áp dụng chữ ký số trên hệ thống mạng quốc gia đảm bảo giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy. Cùng ACC Long An tìm hiểu sâu hơn về các quy định hiện hành.

1. Quy định ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu qua mạng

Theo Luật Đấu thầu 2023, hợp đồng điện tử được ký kết thông qua hệ thống đấu thầu qua mạng quốc gia và có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống. Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định rõ chữ ký số được sử dụng để xác thực danh tính các bên, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Nghị định 24/2024/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về điều kiện kỹ thuật, định dạng file và quy trình lưu trữ hợp đồng điện tử. Các gói thầu thuộc phạm vi áp dụng phải thực hiện ký kết trực tuyến, trừ trường hợp đặc biệt được Thủ tướng Chính phủ cho phép. Việc tuân thủ các quy định này giúp nhà thầu và chủ đầu tư tránh rủi ro tranh chấp sau khi trúng thầu.

2. Điều kiện để hợp đồng điện tử có hiệu lực pháp lý

Hợp đồng điện tử chỉ phát sinh hiệu lực khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chủ thể, nội dung và hình thức theo Luật Đấu thầu 2023. Chủ thể tham gia phải sử dụng chữ ký số hợp lệ do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Nội dung hợp đồng phải phù hợp với hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và biên bản thương thảo đã được xác nhận trên hệ thống.

Nghị định 24/2024/NĐ-CP yêu cầu file hợp đồng phải được mã hóa và lưu trữ trên máy chủ của hệ thống đấu thầu qua mạng trong thời hạn tối thiểu mười năm. Nếu thiếu một trong các điều kiện trên, hợp đồng có thể bị coi là vô hiệu và các bên phải thực hiện lại quy trình ký kết.

Xem thêm: Có thể gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng không? Tìm hiểu

3. Quy trình thực hiện ký kết hợp đồng điện tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Các bên tải lên hệ thống bản thảo hợp đồng đã được thống nhất, kèm theo biên bản đàm phán và các phụ lục liên quan.

Bước 2: Xác thực chữ ký số

Nhà thầu và chủ đầu tư lần lượt ký bằng chữ ký số cá nhân hoặc tổ chức trên nền tảng đấu thầu qua mạng.

Bước 3: Kiểm tra và xác nhận

Hệ thống tự động kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số và gửi thông báo cho cả hai bên.

Bước 4: Lưu trữ và công bố

Hợp đồng hoàn chỉnh được lưu trữ tự động trên hệ thống và được công bố theo quy định của Luật Đấu thầu 2023.

Quy trình trên được thực hiện hoàn toàn trực tuyến, không cần gặp mặt trực tiếp.

Xem thêm: Điều khoản tự động gia hạn hợp đồng theo luật mới 2026

4. Lợi ích và các lưu ý khi áp dụng quy định ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu

Việc ký hợp đồng điện tử giúp rút ngắn thời gian từ khi có kết quả trúng thầu đến khi hợp đồng có hiệu lực chỉ còn vài ngày làm việc. Chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ giảm đáng kể, đồng thời tăng khả năng tra cứu và giám sát của cơ quan quản lý.

Tuy nhiên, các bên cần chú ý bảo mật thông tin chữ ký số, tránh để lộ mật khẩu hoặc thiết bị chứa chữ ký. Khi xảy ra sự cố kỹ thuật, cần thông báo ngay cho đơn vị vận hành hệ thống để được hỗ trợ khắc phục trong thời hạn quy định. Việc tuân thủ đúng quy định ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu còn giúp các doanh nghiệp nâng cao uy tín khi tham gia các gói thầu công.

5. Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng điện tử có cần công chứng hay không?

Theo Luật Đấu thầu 2023 và Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử ký qua hệ thống đấu thầu qua mạng không bắt buộc công chứng trừ khi pháp luật chuyên ngành yêu cầu.

Thời hạn lưu trữ hợp đồng điện tử là bao lâu?

Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định thời hạn lưu trữ tối thiểu mười năm kể từ ngày hợp đồng hoàn thành hoặc chấm dứt. Các bên có thể lưu trữ thêm bản sao tại hệ thống nội bộ của mình.

Có được ký hợp đồng điện tử khi một bên ở nước ngoài không?

Luật Giao dịch điện tử 2023 cho phép sử dụng chữ ký số nước ngoài nếu được công nhận tương đương theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Trong trường hợp này, các bên cần kiểm tra thêm điều kiện kỹ thuật trên hệ thống đấu thầu qua mạng.

Quy định ký hợp đồng điện tử trong đấu thầu ngày càng được hoàn thiện nhằm tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh và minh bạch. Việc nắm rõ các quy định giúp doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật và giảm thiểu rủi ro. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay để nhận giải pháp phù hợp nhất.