Quy định về đăng ký trụ sở công ty đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và ổn định ngay từ những bước đầu thành lập. Việc tuân thủ đúng các quy định này không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Cùng ACC Long An tìm hiểu chi tiết các quy định hiện hành để áp dụng hiệu quả.

1. Quy định về đăng ký trụ sở công ty theo luật hiện hành

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của công ty phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa điểm liên lạc, giao dịch chính thức và phải có địa chỉ cụ thể gồm số nhà, tên đường, phường xã, quận huyện, tỉnh thành. Nghị định 168/2025/NĐ-CP bổ sung chi tiết về điều kiện địa điểm, yêu cầu trụ sở không được đặt tại khu vực cấm hoặc không phù hợp với quy hoạch đô thị.

Doanh nghiệp cần đảm bảo quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm này thông qua giấy tờ sở hữu hoặc hợp đồng thuê. Việc đăng ký sai địa chỉ có thể dẫn đến bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Các quy định này nhằm minh bạch hóa thông tin doanh nghiệp và tạo thuận lợi cho công tác quản lý nhà nước.

2. Yêu cầu về địa điểm trụ sở công ty

Địa điểm trụ sở phải đáp ứng điều kiện về diện tích và tính hợp pháp. Theo quy định tại Luật Nhà ở 2023, doanh nghiệp không được đặt trụ sở tại các căn hộ chung cư dùng để ở. Chỉ những phần diện tích được quy hoạch là văn phòng thương mại hoặc dịch vụ mới được chấp thuận.

Doanh nghiệp cần chứng minh quyền sử dụng đất hoặc quyền thuê nhà hợp pháp. Việc lựa chọn địa điểm phù hợp giúp doanh nghiệp tránh các tranh chấp phát sinh sau này và đảm bảo hoạt động liên tục, không nằm trong khu vực cấm xây dựng hoặc khu vực an ninh quốc phòng.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty vận tải theo quy định mới

3. Hồ sơ đăng ký trụ sở công ty

Hồ sơ đăng ký theo Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm đơn đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty và danh sách thành viên hoặc cổ đông. Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật.

Mặc dù pháp luật không yêu cầu nộp kèm hợp đồng thuê nhà trong hồ sơ đăng ký kinh doanh ban đầu, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo có đủ các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở để xuất trình khi cơ quan chức năng kiểm tra. Danh sách hồ sơ cần nộp đầy đủ để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và cấp giấy chứng nhận, giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu sai sót.

Xem thêm: Thay đổi tên công ty có phải ký lại hợp đồng không? Giải đáp

4. Những lưu ý khi thực hiện đăng ký trụ sở công ty

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ quy hoạch địa phương trước khi chọn địa điểm để tránh vi phạm. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thay đổi trụ sở phải được thông báo trong thời hạn quy định.

Nghị định 168/2025/NĐ-CP nhấn mạnh việc cập nhật thông tin trụ sở trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc không tuân thủ có thể bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia để đảm bảo mọi thủ tục diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật.

5. Câu hỏi thường gặp

Trụ sở công ty có bắt buộc phải là nhà riêng không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở có thể là nhà riêng, văn phòng cho thuê hoặc địa điểm kinh doanh hợp pháp khác. Điều quan trọng là phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng và địa chỉ rõ ràng. Doanh nghiệp cần đảm bảo địa điểm không nằm trong khu vực cấm.

Có được đăng ký trụ sở tại chung cư không?

Theo Luật Nhà ở 2023, chỉ được phép nếu chung cư có chức năng kinh doanh thương mại và được sự đồng ý của ban quản lý. Cần có văn bản xác nhận từ chủ đầu tư hoặc ban quản trị để tránh rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Thời hạn xử lý hồ sơ đăng ký trụ sở là bao lâu?

Theo quy định, cơ quan đăng ký kinh doanh phải giải quyết trong vòng 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp cần nộp đầy đủ giấy tờ để tránh bị yêu cầu bổ sung, giúp quy trình diễn ra đúng tiến độ.

Quy định về đăng ký trụ sở công ty là nền tảng pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ để hoạt động hiệu quả. Việc tuân thủ đúng các quy định từ Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP giúp tránh rủi ro và tạo điều kiện phát triển bền vững. Hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay để được hỗ trợ chi tiết và chuyên nghiệp.