Thay đổi vốn điều lệ có phải nộp mẫu 08 không? Đây là câu hỏi mà rất nhiều chủ doanh nghiệp đặt ra khi muốn điều chỉnh nguồn vốn để phù hợp với kế hoạch mở rộng sản xuất, kinh doanh hoặc tái cấu trúc tài chính. Thủ tục thay đổi vốn điều lệ không chỉ giúp doanh nghiệp khẳng định năng lực tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành, tránh rủi ro phạt hành chính hoặc tranh chấp sau này. Cùng tìm hiểu cùng ACC Long An.

1. Thay đổi vốn điều lệ có phải nộp mẫu 08 không?

Theo quy định tại Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, khi thay đổi vốn điều lệ, doanh nghiệp không phải nộp mẫu 08-MST cho cơ quan thuế. Thông tin thay đổi sẽ được truyền tự động qua Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đến hệ thống thuế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và thủ tục hành chính.

Trước đây, một số doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn và chuẩn bị thêm mẫu 08-MST theo các thông tư cũ về đăng ký thuế. Tuy nhiên, từ khi Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC có hiệu lực, quy trình đã được đơn giản hóa rõ rệt. Doanh nghiệp chỉ cần tập trung nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính.

Việc không phải nộp mẫu 08 riêng biệt cho thuế giúp giảm tải giấy tờ, đồng thời đảm bảo thông tin vốn điều lệ mới được cập nhật chính xác vào Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hệ thống thuế một cách đồng bộ. Đây chính là điểm tiến bộ lớn trong cải cách thủ tục hành chính dành cho doanh nghiệp Việt Nam.

2. Cơ sở pháp lý quy định về thủ tục thay đổi vốn điều lệ

Cơ sở pháp lý chính bao gồm Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025), Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp và Thông tư 68/2025/TT-BTC ngày 01/7/2025 của Bộ Tài chính ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp.

Cụ thể, Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định chi tiết hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần và công ty hợp danh. Thông tư 68/2025/TT-BTC bổ sung biểu mẫu thống nhất, trong đó Mẫu số 12 (Phụ lục I) là “Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp” – đây chính là mẫu thay thế cho các biểu mẫu cũ và được sử dụng bắt buộc khi thay đổi vốn điều lệ.

Ngoài ra, Bộ luật Dân sự 2015 (vẫn còn hiệu lực) quy định về vốn góp của thành viên, cổ đông làm cơ sở để xác định tính hợp pháp của việc tăng hoặc giảm vốn. Việc trích dẫn rõ ràng các văn bản này không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu đúng quyền lợi mà còn là căn cứ để khiếu nại nếu cơ quan nhà nước yêu cầu thủ tục thừa.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi vốn điều lệ của công ty cổ phần chi tiết

3. Quy trình thực hiện thay đổi vốn điều lệ chi tiết

Sau khi nắm được cơ sở pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình rõ ràng, logic để đảm bảo hồ sơ được chấp thuận nhanh chóng. Quy trình được chia thành các bước cụ thể như sau, giúp bạn dễ dàng hình dung và chuẩn bị.

Bước 1: Tổ chức họp nội bộ và ra quyết định thay đổi vốn điều lệ. Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông phải họp, lập biên bản và ra nghị quyết (hoặc quyết định) về việc tăng/giảm vốn điều lệ. Nội dung nghị quyết phải nêu rõ mức vốn mới, hình thức tăng (góp thêm, chuyển nhượng, phát hành cổ phần…) hoặc giảm (chia vốn, mua lại cổ phần…), thời điểm thực hiện và cam kết bảo đảm thanh toán đủ nợ nếu là giảm vốn. Toàn bộ quá trình này phải tuân thủ Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp 2020.

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 12 theo Thông tư 68/2025/TT-BTC để kê khai thông tin thay đổi, kèm theo các giấy tờ chứng minh như biên bản góp vốn, chứng từ chuyển tiền, báo cáo tài chính (nếu giảm vốn). Toàn bộ hồ sơ phải được ký số điện tử hoặc ký tay theo đúng quy định.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tỉnh/thành phố. Thời hạn nộp là trong vòng 10 ngày kể từ ngày hoàn tất việc góp vốn hoặc quyết định giảm vốn. Cơ quan tiếp nhận sẽ cấp giấy biên nhận và hẹn trả kết quả trong 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận vốn điều lệ đã thay đổi.

Bước 4: Thực hiện các thủ tục sau đăng ký. Doanh nghiệp cần công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cập nhật vốn điều lệ mới vào phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và kê khai thuế môn bài bổ sung (nếu vốn tăng dẫn đến mức thuế môn bài cao hơn). Toàn bộ quy trình này đảm bảo tính minh bạch và liên thông dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước.

Xem thêm: Tham khảo mẫu biên bản họp thay đổi vốn điều lệ

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi vốn điều lệ

Một phần quan trọng không thể thiếu chính là việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định pháp luật. Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ theo Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP bao gồm các giấy tờ chính sau đây, được trình bày chi tiết để doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu.

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo đúng Mẫu số 12 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC. Đây là mẫu bắt buộc, trong đó doanh nghiệp kê khai rõ thông tin cũ và mới về vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn của từng thành viên/cổ đông.

Bản sao hoặc bản chính nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu (đối với TNHH một thành viên), Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi vốn điều lệ. Biên bản họp tương ứng phải ghi đầy đủ nội dung thảo luận, biểu quyết và chữ ký của các thành viên tham dự.

Đối với trường hợp tăng vốn điều lệ, cần bổ sung bản chính hoặc bản sao giấy tờ chứng minh việc góp vốn, mua cổ phần đã được thanh toán đầy đủ (chứng từ ngân hàng, biên bản bàn giao tài sản góp vốn). Nếu có nhà đầu tư nước ngoài tham gia, phải có văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư.

Đối với giảm vốn điều lệ, hồ sơ bắt buộc kèm theo cam kết bằng văn bản của doanh nghiệp về việc bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn, đồng thời báo cáo tài chính gần nhất (đã kiểm toán nếu thuộc đối tượng bắt buộc).

Toàn bộ hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp tránh tình trạng bị yêu cầu bổ sung nhiều lần, từ đó rút ngắn thời gian thực hiện xuống chỉ còn 3-5 ngày làm việc.

5. Câu hỏi thường gặp

Thay đổi vốn điều lệ có phải nộp mẫu 08-MST cho cơ quan thuế không?

Theo quy định tại Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC, doanh nghiệp hoàn toàn không phải nộp mẫu 08-MST khi thay đổi vốn điều lệ. Thông tin sẽ được liên thông tự động từ Sở Kế hoạch và Đầu tư đến cơ quan thuế.

Thời hạn thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ là bao lâu?

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ra quyết định thay đổi vốn điều lệ hoặc hoàn tất góp vốn. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xử lý và cấp giấy chứng nhận trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Khi giảm vốn điều lệ có cần báo cáo tài chính không?

Có, đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên giảm vốn theo quy định tại điểm a, b khoản 3 Điều 68 Luật Doanh nghiệp, hồ sơ phải kèm theo báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn. Ngoài ra, doanh nghiệp phải cam kết bằng văn bản bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác.

Thay đổi vốn điều lệ có phải nộp mẫu 08 không? Câu trả lời rõ ràng là không, theo đúng quy định tại Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC hiện hành. Để được tư vấn miễn phí, hỗ trợ soạn thảo hồ sơ và thực hiện thủ tục nhanh chóng, chuyên nghiệp nhất tại Long An và các tỉnh lân cận, liên hệ ACC Long An ngay hôm nay qua hotline hoặc đến trực tiếp văn phòng.