Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ chuẩn nhất

Trong nền kinh tế thị trường vận hành linh hoạt, việc ký kết các hợp đồng dịch vụ diễn ra hàng ngày. Tuy nhiên, không phải mối quan hệ hợp tác nào cũng đi đến cái kết trọn vẹn. Khi đối tác không đáp ứng được chất lượng như cam kết, hoặc chiến lược kinh doanh của công ty bạn thay đổi, việc dừng lại là điều tất yếu. Bài viết này từ ACC Long An sẽ cung cấp cho bạn mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ chuẩn mực nhất cùng quy trình thực hiện an toàn tuyệt đối.

Mục lục

1. Thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ là gì? Khi nào được quyền ban hành?

Thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ là văn bản hành chính – pháp lý do một bên gửi cho bên còn lại nhằm thể hiện ý chí đơn phương hoặc thông báo về một sự kiện dẫn đến việc chấm dứt hiệu lực của hợp đồng dịch vụ trước thời hạn.

Căn cứ phát sinh quyền chấm dứt theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005 bao gồm:

Chấm dứt theo sự thỏa thuận đồng thuận của cả hai bên.
Chấm dứt do hợp đồng hết hạn và một bên không có nhu cầu gia hạn.
Đơn phương chấm dứt do bên kia vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hợp đồng (Điều kiện tiên quyết để không bị phạt ngược).
Chấm dứt do các điều kiện bất khả kháng kéo dài mà các bên không thể khắc phục.

2. So sánh Đơn phương chấm dứt hợp pháp và Đơn phương chấm dứt trái pháp luật

Bảng so sánh trực quan giúp doanh nghiệp định vị rõ vị thế pháp lý của mình trước khi gửi văn bản:

Tiêu chí phân biệt	Đơn phương chấm dứt HỢP PHÁP	Đơn phương chấm dứt TRÁI PHÁP LUẬT
Căn cứ thực hiện	Viện dẫn đúng điều khoản vi phạm của đối tác đã quy định trong hợp đồng hoặc theo quy định rõ ràng của pháp luật.	Tự ý dừng hợp đồng do lý do chủ quan (tìm được bên rẻ hơn, không thích hợp tác nữa…) mà đối tác không hề vi phạm.
Thời hạn báo trước	Tuân thủ tuyệt đối thời gian báo trước đã thỏa thuận trong hợp đồng (Ví dụ: trước 15 ngày hoặc 30 ngày).	Gửi thông báo và yêu cầu dừng dịch vụ ngay lập tức, không cho đối tác thời gian chuẩn bị/bàn giao.
Hệ quả phạt vi phạm	Miễn trừ mọi trách nhiệm phạt vi phạm. Có quyền yêu cầu bên vi phạm bồi thường ngược lại.	Bắt buộc phải chịu phạt vi phạm hợp đồng (lên đến 8%) và bồi thường toàn bộ thiệt hại thực tế phát sinh cho đối tác.
Trách nhiệm thanh toán	Chỉ thanh toán phần dịch vụ khối lượng thực tế đã nghiệm thu đạt chất lượng tính đến thời điểm dừng.	Vừa phải thanh toán khối lượng cũ, vừa có nguy cơ phải bồi hoàn toàn bộ chi phí cơ hội bị mất của đối tác.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng dịch vụ pháp lý

3. Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ chuẩn nhất

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Một công văn thông báo chấm dứt hiệu lực hợp đồng chuẩn mực cần đảm bảo có đầy đủ các cấu phần sau:

Thông tin quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng ban hành (Yếu tố bắt buộc của văn bản hành chính thương mại).
Thông tin các bên: Ghi chính xác tên doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật và thông tin hợp đồng gốc đang muốn chấm dứt.
Lý do chấm dứt hợp đồng: Nêu rõ căn cứ (Ví dụ: Căn cứ Điều 8 của Hợp đồng dịch vụ số… do Bên B không đảm bảo tiến độ bàn giao sản phẩm quá 15 ngày).
Thời điểm chính thức chấm dứt: Ấn định rõ ngày, giờ hợp đồng hết hiệu lực để chốt số liệu kế toán.
Yêu cầu phối hợp giải quyết hệ quả: Thời hạn để hai bên tiến

Xem thêm: Hợp đồng dịch vụ là gì?

4. Quy trình gửi thông báo chấm dứt hợp đồng để không bị bắt bẻ pháp lý

Bước 1: Rà soát kỹ điều khoản hợp đồng gốc và thu thập chứng cứ: Trước khi đặt bút viết thông báo, bộ phận pháp chế phải kiểm tra lại điều khoản "Chấm dứt hợp đồng". Nếu lý do là đối tác vi phạm, phải lập biên bản ghi nhận lỗi để làm bằng chứng đính kèm.

Bước 2: Soạn thảo và gửi văn bản theo đúng phương thức thỏa thuận: Văn bản phải được ký bởi Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Gửi thông báo đến đúng địa chỉ của đối tác qua phương thức có bảo đảm để tránh trường hợp đối tác lấy lý do "chưa nhận được thông báo".

Bước 3: Tiến hành đối chiếu công nợ và thanh lý hợp đồng: Sau khi hết thời hạn báo trước, hai bên bắt buộc phải ngồi lại để lập biên bản nghiệm thu khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành và ký biên bản thanh lý hợp đồng nhằm chấm dứt hoàn toàn nghĩa vụ tài chính.

5. Câu hỏi thường gặp

Gửi thông báo chấm dứt hợp đồng qua Zalo hoặc Email thì có giá trị pháp lý không?

Có giá trị nếu trong hợp đồng dịch vụ gốc, hai bên có thỏa thuận rõ ràng về việc chấp nhận phương thức thông báo, trao đổi thông tin qua Email hoặc các nền tảng tin nhắn OTT cụ thể của người có thẩm quyền. Nếu hợp đồng gốc chỉ quy định nhận văn bản giấy, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi công văn bằng giấy để đảm bảo an toàn pháp lý tuyệt đối.

Nếu đối tác cố tình lánh mặt, không ký nhận thông báo chấm dứt hợp đồng thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp nên gửi thông báo qua đường bưu điện bằng hình thức "Chuyển phát nhanh có báo phát" đến địa chỉ trụ sở chính đăng ký trên Giấy phép kinh doanh của đối tác. Theo quy định, nếu bưu điện phát lệnh đến đúng địa chỉ mà bên nhận từ chối nhận hoặc không có người nhận sau 2-3 lần phát, văn bản đó vẫn được coi là đã được tống đạt hợp pháp và thời hạn báo trước sẽ bắt đầu tính từ ngày bưu điện xác nhận hoàn thành quy trình phát.

Có bắt buộc phải lập Biên bản thanh lý sau khi gửi thông báo chấm dứt hợp đồng không?

Rất cần thiết nhưng không bắt buộc nếu một bên cố tình không hợp tác. Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản xác nhận hai bên đã hoàn thành xong mọi nghĩa vụ và không còn khiếu nại gì nhau. Trường hợp bạn gửi thông báo đúng luật nhưng đối tác bất hợp tác không chịu ký thanh lý, thông báo chấm dứt hợp đồng của bạn vẫn có hiệu lực làm dừng hợp đồng, và bạn có quyền khởi kiện ra Tòa án/Trọng tài để yêu cầu giải quyết phần công nợ tồn đọng.

Thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ quyền lợi các bên, giúp tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Việc tuân thủ đúng quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005 sẽ mang lại sự an tâm cho doanh nghiệp và cá nhân. Để được hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn cụ thể, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay nhằm nhận giải pháp pháp lý chuyên sâu và hiệu quả.