Trong hoạt động đấu thầu, chỉ định thầu rút gọn là hình thức giúp đẩy nhanh tiến độ dự án nhưng lại đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về mặt hồ sơ. Một bản thư mời tham gia chỉ định thầu rút gọn thiếu chuyên nghiệp hoặc sai sót pháp lý có thể dẫn đến việc hủy thầu hoặc rủi ro hậu kiểm. Bài viết này ACC Long An sẽ cung cấp cho bạn mẫu thư mời chuẩn nhất và lộ trình thực hiện an toàn theo quy định mới nhất.

1. Thư mời tham gia chỉ định thầu rút gọn là gì?

Thư mời tham gia chỉ định thầu rút gọn là tài liệu quan trọng trong đấu thầu, quy định các yêu cầu và điều kiện để nhà thầu tham gia.

Tài liệu này được sử dụng trong các gói thầu có quy mô nhỏ hoặc cần triển khai nhanh chóng, theo quy định tại Luật Đấu thầu 2023, Nghị định 24/2024/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu, và Thông tư 79/2025/TT-BTC quy định việc cung cấp, đăng tải thông tin về lựa chọn nhà thầu. Nó không chỉ thông báo về gói thầu mà còn nêu rõ các tiêu chí, điều kiện để nhà thầu tham gia, đảm bảo tính minh bạch và cạnh tranh.

So với hình thức đấu thầu rộng rãi, chỉ định thầu rút gọn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thủ tục hành chính, nhưng vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý hiện hành.

Ưu tiên đấu thầu qua mạng: Kể cả chỉ định thầu rút gọn, việc đăng tải thông báo kết quả và gửi thư mời hiện nay được khuyến khích thực hiện qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để đảm bảo tính minh bạch. Thư mời này thường được gửi trực tiếp đến các nhà thầu đủ điều kiện, thay vì công khai như đấu thầu rộng rãi.

 Điều này giúp chủ đầu tư nhanh chóng lựa chọn nhà thầu phù hợp, đặc biệt trong các dự án có thời hạn gấp rút hoặc giá trị gói thầu không quá lớn.

2. Khi nào được áp dụng hình thức chỉ định thầu rút gọn?

Hình thức chỉ định thầu rút gọn được áp dụng cho các gói thầu cấp bách, giá trị nhỏ theo hạn mức quy định tại Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 24/2024/NĐ-CP.

Ví dụ: Gói thầu dịch vụ tư vấn dưới 500 triệu đồng, xây lắp dưới 1 tỷ đồng tại các khu vực đặc thù. Nó phù hợp khi cần đẩy nhanh tiến độ dự án mà vẫn đảm bảo tính nhất quán với dự toán và quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được duyệt trước đó.

3. Mẫu thư mời tham gia chỉ định thầu rút gọn chuẩn pháp lý

Mẫu thư mời tham gia chỉ định thầu rút gọn phải tuân thủ Luật Đấu thầu 2023, Nghị định 24/2024/NĐ-CP và Thông tư 79/2025/TT-BTC, đảm bảo tính pháp lý cao nhất. Dưới đây là mẫu chi tiết, với nội dung được cập nhật để phù hợp với quy định mới.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word 

Các nội dung bắt buộc phải có trong thư mời bao gồm:

• Tên gói thầu và địa điểm thực hiện.
• Yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm sơ bộ của nhà thầu.
• Thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ đề xuất.
• Dự thảo hợp đồng đính kèm (đối với gói thầu đơn giản).

Tất cả nội dung phải thống nhất với dự toán và quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, đồng thời khuyến khích gửi qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo Thông tư 79/2025/TT-BTC.

Xem thêm: Các trường hợp chỉ định thầu là?

4. Quy trình triển khai chỉ định thầu rút gọn

Quy trình triển khai chỉ định thầu rút gọn năm 2026 được tối giản theo Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 24/2024/NĐ-CP, tập trung vào tốc độ và minh bạch qua hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Bước 1: Chuẩn bị và gửi thư mời

Chủ đầu tư xác định thông tin gói thầu cơ bản như tên gói thầu, giá trị dự kiến, thời gian thực hiện và yêu cầu kỹ thuật. Thư mời được gửi trực tiếp đến nhà thầu đủ điều kiện (có thể chỉ 01 nhà thầu nếu xác định rõ năng lực), qua đường bưu điện hoặc hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo Thông tư 79/2025/TT-BTC.

Bước 2: Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ

Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất dựa trên thư mời, bao gồm xác nhận năng lực, kinh nghiệm và báo giá. Thời gian chuẩn bị thường từ 1-3 ngày tùy tính cấp bách, đảm bảo nộp qua hệ thống mạng để minh bạch.

Bước 3: Đánh giá hồ sơ và thương thảo hợp đồng

Hồ sơ được đánh giá dựa trên tiêu chí trong thư mời, sau đó tiến hành thương thảo hợp đồng. Quá trình này cần ghi nhận trong biên bản thương thảo hợp đồng, tuân thủ nguyên tắc công bằng theo Nghị định 24/2024/NĐ-CP.

Bước 4: Phê duyệt và ký kết hợp đồng

Sau đánh giá, phê duyệt nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng. Thông báo kết quả phải đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo Thông tư 79/2025/TT-BTC.

Xem thêm: Các bước chỉ định thầu thông thường là gì?

5. Những lưu ý khi soạn thảo và gửi thư mời

Để tránh rủi ro, cần tuân thủ nghiêm ngặt Luật Đấu thầu 2023: Nội dung thư mời phải rõ ràng, không mập mờ, nêu cụ thể phạm vi công việc, tiêu chí đánh giá và thời gian thực hiện theo Nghị định 24/2024/NĐ-CP.

Đảm bảo tính cạnh tranh bằng cách mời nhà thầu đủ điều kiện, có thể chỉ 01 nếu phù hợp, và ưu tiên gửi qua hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Lựa chọn nhà thầu dựa trên năng lực thực tế, bao gồm kinh nghiệm, tài chính và khả năng kỹ thuật; chủ đầu tư chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ trước khi gửi. Thời gian từ gửi thư mời đến nhận hồ sơ cần hợp lý (tối thiểu 1-2 ngày cho rút gọn), tránh quá ngắn gây từ chối tham gia. Lưu trữ đầy đủ tài liệu từ thư mời đến biên bản đánh giá theo quy định pháp luật. Trước khi gửi, kiểm tra kỹ để tránh sai sót dẫn đến hủy thầu.

6. Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc phải gửi thư mời cho 3 nhà thầu không?

Đối với chỉ định thầu rút gọn, chủ đầu tư có thể gửi thư mời trực tiếp cho 01 nhà thầu được xác định là có đủ năng lực thực hiện gói thầu.

Thời gian chuẩn bị hồ sơ cho chỉ định thầu rút gọn là bao lâu?

Tùy vào tính chất cấp bách, tuy nhiên thông thường nhà thầu cần từ 1-3 ngày để hoàn thiện các văn bản xác nhận năng lực và báo giá.

Không có thư mời mà chỉ có dự thảo hợp đồng được không?

Theo quy định, thư mời là căn cứ pháp lý để nhà thầu xác nhận tham gia, do đó nên có đầy đủ thư mời kèm theo dự thảo hợp đồng.

Thư mời tham gia chỉ định thầu rút gọn là một công cụ quan trọng giúp đẩy nhanh quá trình đấu thầu mà vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật. Để được hỗ trợ chuyên sâu và đảm bảo tính pháp lý, hãy liên hệ ACC Long An để nhận tư vấn chi tiết và giải pháp tối ưu cho các gói thầu của bạn.