Thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật là một thủ tục pháp lý quan trọng, phát sinh khi doanh nghiệp cần thay đổi hoặc mở rộng cơ cấu người đứng đầu để đảm bảo tính liên tục trong quản trị và giao dịch. Việc nắm rõ quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 mà còn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Để thực hiện chính xác và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết cùng ACC Long An.

1. Tổng quan về thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật chi tiết

Thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật là quy trình pháp lý nhằm ghi nhận thêm một hoặc nhiều cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bên cạnh người đại diện hiện tại.

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật; số lượng, chức danh và phạm vi đại diện được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty. Việc bổ sung thường được thực hiện khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động, phân chia trách nhiệm quản lý hoặc đáp ứng yêu cầu từ đối tác, nhà đầu tư.

 Quy trình này đòi hỏi sự chính xác trong từng bước, từ soạn thảo hồ sơ, nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh đến công bố thông tin thay đổi, và chịu sự điều chỉnh của Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

2. Trường hợp cần bổ sung người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp chỉ thực hiện thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật khi thuộc một trong các trường hợp pháp lý cụ thể, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với cơ cấu quản trị.

Không phải mọi thay đổi nhân sự đều được coi là bổ sung, mà phải đáp ứng các điều kiện do pháp luật quy định. Doanh nghiệp cần xác định rõ căn cứ trước khi tiến hành để tránh nhầm lẫn với thủ tục thay đổi người đại diện.

Thứ nhất, trường hợp Điều lệ công ty cho phép có nhiều người đại diện theo pháp luật nhưng hiện tại mới chỉ có một người, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm. Luật Doanh nghiệp 2020 quy định công ty phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam; nếu công ty chỉ có một người thì người đó phải đáp ứng điều kiện này. Khi muốn chia sẻ trách nhiệm hoặc mở rộng phạm vi đại diện, việc bổ sung là cần thiết và phải được sự đồng thuận của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông.

Thứ hai, trường hợp doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức, ví dụ thành lập chi nhánh mới hoặc mở rộng lĩnh vực kinh doanh đòi hỏi người đại diện chuyên trách. Khi đó, bổ sung người đại diện theo pháp luật giúp đảm bảo các giao dịch tại từng đơn vị trực thuộc được thực hiện nhanh chóng, hợp lệ. Quyết định bổ sung phải được thể hiện trong nghị quyết của cơ quan có thẩm quyền và cập nhật vào Điều lệ nếu số lượng đại diện là nội dung bắt buộc.

Thứ ba, trường hợp người đại diện hiện tại vắng mặt dài hạn hoặc hạn chế về mặt pháp lý nhưng không thuộc diện miễn nhiệm, doanh nghiệp có thể lựa chọn bổ sung thêm người đại diện thay vì thay thế hoàn toàn. Điều này giúp duy trì hoạt động ổn định, đặc biệt với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc hoạt động đa ngành. Tất cả các trường hợp đều phải đáp ứng tiêu chuẩn về năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020.

Xem thêm: Mẫu quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật chuẩn

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ cho thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật phải được chuẩn bị đầy đủ, chính xác theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP để cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng mỗi loại hình công ty có thể yêu cầu một số giấy tờ đặc thù, nhưng nhìn chung bộ hồ sơ cơ bản bao gồm các thành phần sau:

Danh sách hồ sơ cụ thể:

• Thông báo bổ sung người đại diện theo pháp luật (theo mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC);
• Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc bổ sung người đại diện theo pháp luật;
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ghi nhận việc thông qua bổ sung;
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân được bổ sung làm người đại diện (Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực);
• Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật hiện tại.

Lưu ý thực tế: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ Điều lệ công ty trước khi chuẩn bị hồ sơ. Nếu Điều lệ chưa có quy định về việc có nhiều người đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện đồng thời thủ tục sửa đổi Điều lệ. Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.

Ngoài ra, thông tin kê khai trên Thông báo bổ sung phải trùng khớp với giấy tờ pháp lý cá nhân để tránh bị từ chối hồ sơ. Kinh nghiệm từ thực tiễn cho thấy, việc thiếu chữ ký của người đại diện hiện tại trên Thông báo là lỗi phổ biến khiến hồ sơ phải bổ sung, sửa đổi nhiều lần.

Xem thêm: Người đại diện pháp luật của công ty liên doanh là ai?

4. Quy trình thực hiện thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật

Thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật được thực hiện theo một quy trình gồm các bước tuần tự, bắt đầu từ việc ra quyết định nội bộ đến khi nhận được xác nhận từ cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ để đảm bảo thay đổi có hiệu lực pháp lý đối với bên thứ ba. Dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1: Thông qua quyết định bổ sung trong nội bộ doanh nghiệp

Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông tổ chức họp, thảo luận và biểu quyết về việc bổ sung người đại diện theo pháp luật. Biên bản họp và Nghị quyết, Quyết định phải được lập bằng văn bản, ghi rõ họ tên, chức danh, phạm vi đại diện của người được bổ sung. Tỷ lệ biểu quyết thông qua tối thiểu phải đáp ứng quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.

Bước 2: Hoàn thiện và ký hồ sơ đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp soạn thảo Thông báo bổ sung người đại diện theo pháp luật theo mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC, kèm theo các tài liệu đã liệt kê tại mục Hồ sơ. Người đại diện theo pháp luật hiện tại phải ký xác nhận trên Thông báo. Trường hợp có nhiều người đại diện, việc ký phải tuân theo cơ chế phân chia trách nhiệm đã đăng ký trước đó.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Cơ quan tiếp nhận là Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, và doanh nghiệp cũng có thể nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi trong thời hạn tương tự.

Bước 4: Nhận kết quả và công bố thông tin

Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp nhận Giấy xác nhận về việc bổ sung người đại diện theo pháp luật (nếu có yêu cầu) hoặc thông tin thay đổi được cập nhật trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Việc không công bố có thể dẫn đến chế tài xử phạt hành chính và thay đổi không có giá trị pháp lý với bên thứ ba.

5. Chi phí thực hiện thủ tục

Chi phí để hoàn tất thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật bao gồm các khoản phí, lệ phí nhà nước và chi phí dịch vụ (nếu sử dụng). Doanh nghiệp cần dự trù ngân sách phù hợp để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, tránh phát sinh ngoài dự kiến. Các khoản chi phí cơ bản được liệt kê dưới đây:

• Lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Theo quy định, mức lệ phí là 100.000 đồng cho mỗi lần thay đổi, nộp trực tiếp khi nộp hồ sơ hoặc qua cổng thanh toán điện tử.
• Chi phí công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ tùy thân của người được bổ sung: Dao động tùy theo số lượng bản sao cần chứng thực nhưng thường không đáng kể, khoảng vài trăm nghìn đồng.
• Chi phí dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự: Phát sinh nếu người được bổ sung là người nước ngoài và sử dụng giấy tờ do nước ngoài cấp; mức phí tùy thuộc vào ngôn ngữ và quốc gia cấp giấy tờ.
• Chi phí dịch vụ tư vấn pháp lý: Nếu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng đơn vị hỗ trợ như ACC Long An, chi phí này linh hoạt và được tối ưu theo quy mô, yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro sai sót.

6. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật tại ACC Long An

Để thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp thường tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp nhằm giảm thiểu gánh nặng hành chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

ACC Long An cung cấp dịch vụ toàn diện, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi trong khi mọi vấn đề pháp lý được xử lý chính xác. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tại đây được thể hiện qua các điểm sau:

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp tránh được các khoản phát sinh do hồ sơ bị trả lại, chỉnh sửa nhiều lần, đồng thời tối ưu ngân sách nhờ gói dịch vụ thiết kế phù hợp với nhu cầu thực tế.
• Đội ngũ chuyên gia: Với các chuyên viên am hiểu sâu về Luật Doanh nghiệp 2020 và thực tiễn đăng ký kinh doanh, mọi vướng mắc được giải quyết nhanh chóng, kể cả trường hợp phát sinh phức tạp như thay đổi đồng thời Điều lệ.
• Tư vấn chuyên sâu: Doanh nghiệp được phân tích về điều kiện bổ sung, cơ cấu đại diện tối ưu, và các hệ quả pháp lý về thuế, hợp đồng sau khi bổ sung người đại diện.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ soạn thảo hồ sơ, nộp trực tuyến, theo dõi tiến độ đến nhận kết quả và công bố thông tin, mọi khâu đều được ACC Long An thực hiện thay mặt doanh nghiệp.

7. Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc phải công bố thông tin khi bổ sung người đại diện theo pháp luật không?

Có. Sau khi hoàn tất thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày. Quy định này nhằm công khai tư cách đại diện với cơ quan nhà nước và đối tác, và việc không tuân thủ có thể dẫn đến xử phạt.

Người được bổ sung có cần cư trú tại Việt Nam không?

Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp đã có một người đại diện cư trú tại Việt Nam, người được bổ sung không bắt buộc phải đáp ứng điều kiện này, trừ khi người đó là người đại diện duy nhất còn lại trong trường hợp thay đổi sau đó.

Thời gian để hoàn thành thủ tục là bao lâu?

Thời gian xử lý tại Phòng Đăng ký kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, tổng thời gian thực tế có thể kéo dài hơn nếu tính cả giai đoạn chuẩn bị hồ sơ nội bộ, chỉnh sửa theo yêu cầu của cơ quan đăng ký, và thực hiện công bố thông tin.

Thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo giao dịch của doanh nghiệp có giá trị pháp lý. Để tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian, quý doanh nghiệp hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp.