Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động là khâu pháp lý then chốt đánh dấu sự kết thúc quan hệ lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động. Việc nắm vững quy trình mới nhất giúp các bên tránh tranh chấp không đáng có và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật. Hãy cùng ACC Long An tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.

1. Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định mới

Hiện hành, pháp luật quy định ba nhóm căn cứ chính làm chấm dứt hợp đồng lao động: đương nhiên chấm dứt, thỏa thuận chấm dứt và đơn phương chấm dứt. Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP được thực hiện linh hoạt tùy từng trường hợp, nhưng nhìn chung đều cần đảm bảo trình tự chặt chẽ về thông báo, thời hạn, thanh toán quyền lợi và chốt sổ bảo hiểm xã hội. Dưới đây là quy trình cơ bản khi người lao động đơn phương chấm dứt hợp pháp – tình huống phổ biến nhất:

Bước 1: Gửi thông báo bằng văn bản cho người sử dụng lao động

Người lao động phải thông báo trước một khoảng thời gian theo quy định tại Điều 35 Bộ luật Lao động 2019: ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn, ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng có thời hạn từ 12 đến 36 tháng, ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng dưới 12 tháng. Với một số ngành nghề đặc thù, thời hạn báo trước có thể thay đổi theo quy định riêng.

Bước 2: Đối chiếu lý do chấm dứt với quyền đơn phương

Người lao động được đơn phương chấm dứt mà không cần lý do nếu tuân thủ đúng thời hạn báo trước. Tuy nhiên, pháp luật cũng cho phép chấm dứt ngay mà không báo trước trong các trường hợp như: không được bố trí đúng công việc, không được trả lương đầy đủ, bị quấy rối tình dục, mang thai phải nghỉ theo chỉ định của cơ sở y tế hoặc bị ngược đãi. Lúc này, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động rút ngắn đáng kể nhưng cần có căn cứ chứng minh rõ ràng.

Bước 3: Bàn giao công việc và thanh lý hợp đồng

Trong thời gian báo trước, hai bên tiến hành bàn giao đầy đủ tài sản, hồ sơ, công việc. Người sử dụng lao động phải thanh toán toàn bộ tiền lương, phụ cấp, trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện) và các quyền lợi khác trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt; có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp giải thể.

Bước 4: Chốt sổ bảo hiểm xã hội và trả sổ cho người lao động

Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả sổ bảo hiểm cùng các giấy tờ liên quan cho người lao động. Đồng thời, doanh nghiệp phải gửi thông báo tình hình sử dụng lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy định.

Đối với trường hợp người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động phức tạp hơn do phải đáp ứng các căn cứ luật định như: người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, ốm đau dài ngày, thiên tai, hoặc cơ cấu lại doanh nghiệp. Người sử dụng lao động cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo trước, trao đổi với tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và báo cáo cơ quan quản lý lao động đối với trường hợp chấm dứt vì lý do kinh tế.

Như vậy, dù ở phía nào, việc tuân thủ đúng thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động là chìa khóa để đảm bảo quyết định chấm dứt có hiệu lực pháp lý và hạn chế tối đa rủi ro.

2. Các trường hợp phải thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động

Không phải mọi sự kiện kết thúc quan hệ lao động đều yêu cầu cùng một thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động. Bộ luật Lao động 2019 phân định rõ từng căn cứ, từ đó xác lập trình tự tương ứng:

• Hợp đồng lao động hết thời hạn: Đây là trường hợp chấm dứt đương nhiên. Người sử dụng lao động cần thông báo bằng văn bản cho người lao động ít nhất 15 ngày trước khi hợp đồng hết hạn. Nếu hai bên không ký tiếp hợp đồng mới, thủ tục sẽ tự động hoàn tất sau ngày cuối cùng của hợp đồng, kèm theo nghĩa vụ thanh toán quyền lợi và chốt sổ bảo hiểm.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động: Theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, các bên có thể thống nhất chấm dứt vào bất kỳ thời điểm nào. Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp này linh hoạt nhất, chỉ cần văn bản thỏa thuận có đầy đủ nội dung về thời điểm chấm dứt, quyền lợi tài chính, trách nhiệm bàn giao và cam kết không khiếu nại. Sau khi ký, doanh nghiệp thực hiện thanh toán và chốt sổ như quy trình chung.
• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng: Như đã phân tích, phải đảm bảo thời hạn báo trước hoặc thuộc trường hợp miễn báo trước. Đây là nhóm căn cứ chiếm tỉ lệ lớn trong thực tiễn, do đó nắm rõ thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động cho trường hợp này giúp người lao động bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
• Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng: Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các lý do chính đáng như: người lao động không hoàn thành công việc sau khi đã được nhắc nhở, ốm đau điều trị dài ngày vượt quá thời gian quy định, doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, thiên tai, hỏa hoạn… Khi thuộc các tình huống này, người sử dụng lao động phải báo trước ít nhất 30–45 ngày (tùy loại hợp đồng) và thực hiện nghĩa vụ tài chính đầy đủ, bao gồm trợ cấp mất việc làm nếu chấm dứt vì lý do kinh tế.
• Chấm dứt do nguyên nhân khách quan: Ví dụ người lao động chết, bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, hoặc bị kết án tù mà không được hưởng án treo. Lúc này, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động sẽ do người sử dụng lao động chủ động thực hiện dựa trên các văn bản pháp lý có hiệu lực, ưu tiên thanh toán các khoản trợ cấp cho thân nhân nếu có.

Như vậy, tùy từng căn cứ mà trình tự và hồ sơ kèm theo sẽ khác nhau, nhưng tất cả đều xoay quanh nguyên tắc minh bạch, đúng thời hạn và bảo đảm quyền lợi cho bên yếu thế.

Xem thêm: Các trường hợp tạm hoãn hợp đồng lao động theo luật mới

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động diễn ra suôn sẻ, tránh tình trạng kéo dài hay phát sinh tranh chấp. Dưới đây là các giấy tờ cần thiết từ cả hai phía:

• Đơn xin nghỉ việc hoặc văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng: Đối với người lao động, văn bản này là cơ sở đầu tiên kích hoạt quy trình. Nội dung cần ghi rõ lý do, thời gian dự kiến nghỉ và cam kết bàn giao.
• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động: Người sử dụng lao động ban hành quyết định bằng văn bản, nêu rõ căn cứ pháp lý, thời điểm chấm dứt và chế độ được hưởng.
• Biên bản bàn giao công việc, tài sản: Lập thành văn bản có chữ ký của cả hai bên, liệt kê chi tiết các hạng mục đã bàn giao, tình trạng thiết bị, hồ sơ, dữ liệu. Đây là chứng cứ quan trọng phòng tránh khiếu nại về sau.
• Sổ bảo hiểm xã hội: Bản gốc sổ bảo hiểm xã hội của người lao động cần được chốt thời gian đóng và trả lại cho người lao động. Doanh nghiệp phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để xác nhận quá trình đóng.
• Hồ sơ thuế thu nhập cá nhân (nếu có): Trường hợp người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế, cần bổ sung bản sao chứng từ khấu trừ thuế và giấy ủy quyền theo quy định.
• Các chứng từ liên quan đến trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm: Hồ sơ bao gồm hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định thôi việc và sổ bảo hiểm xã hội để tính chính xác thời gian làm việc không trùng với thời gian đã hưởng trợ cấp thất nghiệp theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019.
• Thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội: Mẫu thông báo tình hình sử dụng lao động, báo cáo giảm lao động, danh sách lao động nghỉ việc – các biểu mẫu này theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp trong thời hạn quy định.

Lưu ý thực tế: Doanh nghiệp nên lưu trữ toàn bộ hồ sơ ít nhất 5 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra hoặc giải quyết tranh chấp phát sinh. Về phía người lao động, cần kiểm tra kỹ sổ bảo hiểm xã hội đã được chốt đúng thời gian hay chưa, đồng thời yêu cầu bản sao quyết định chấm dứt làm căn cứ hưởng trợ cấp thất nghiệp.

Xem thêm: Quy định thời hạn thông báo chấm dứt hợp đồng lao động

4. Chi phí thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động

Chi phí cho thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động không phải là một khoản phí nhà nước cố định mà bao gồm các nghĩa vụ tài chính mà người sử dụng lao động hoặc người lao động phải thực hiện theo luật. Tùy từng trường hợp, các chi phí phát sinh có thể gồm:

• Trợ cấp thôi việc: Áp dụng khi người lao động làm việc thường xuyên cho doanh nghiệp từ đủ 12 tháng trở lên và chấm dứt hợp đồng đúng luật (trừ trường hợp bị sa thải hoặc người lao động đơn phương chấm dứt trái luật). Mức trợ cấp là ½ tháng lương cho mỗi năm làm việc, tính theo lương bình quân 6 tháng cuối.
• Trợ cấp mất việc làm: Phát sinh khi người sử dụng lao động chấm dứt hợp đồng vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế. Mức trợ cấp là 01 tháng lương cho mỗi năm làm việc nhưng tối thiểu bằng 02 tháng lương.
• Tiền lương những ngày chưa nghỉ phép năm: Khi chấm dứt, người lao động chưa nghỉ hết phép năm sẽ được thanh toán bằng tiền tương ứng với số ngày phép còn lại.
• Chi phí xác nhận sổ bảo hiểm xã hội, chốt sổ: Thực tế không mất lệ phí nhà nước nhưng doanh nghiệp phải bỏ thời gian, nhân sự để hoàn thiện hồ sơ với cơ quan bảo hiểm. Một số doanh nghiệp có thể chọn sử dụng dịch vụ hành chính ngoài để tiết kiệm thời gian.
• Chi phí thuê tư vấn pháp lý: Trường hợp phức tạp, tiềm ẩn tranh chấp, các bên thường tìm đến luật sư hoặc đơn vị dịch vụ pháp lý để soạn thảo hồ sơ, đàm phán thỏa thuận. Đây là khoản chi biến động tùy theo đơn vị cung cấp và mức độ phức tạp của vụ việc.

Mặc dù pháp luật không ấn định tổng chi phí cụ thể cho thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động, nhưng việc dự trù đúng các khoản phải trả giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính chủ động, đồng thời đảm bảo người lao động nhận đủ chế độ.

5. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động tại ACC Long An

Để thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động được thực hiện trọn vẹn, hạn chế rủi ro pháp lý, nhiều doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp. ACC Long An cung cấp giải pháp đồng hành với các lợi thế:

• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng dịch vụ giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót dẫn đến phạt hành chính, bồi thường thiệt hại hay kéo dài thời gian giải quyết, từ đó giảm thiểu tổn thất tài chính về lâu dài.
• Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ tư vấn của ACC Long An am hiểu sâu pháp luật lao động, thường xuyên cập nhật các văn bản mới để đảm bảo mọi hồ sơ, quy trình đều chuẩn xác.
• Tư vấn chuyên sâu: Mỗi trường hợp chấm dứt được phân tích riêng về căn cứ, thời hạn, chế độ, giúp khách hàng chọn phương án tối ưu nhất, bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội đến thu xếp bàn giao và giải quyết tranh chấp (nếu có), người lao động và doanh nghiệp đều nhận được sự đồng hành trọn gói, tiết kiệm thời gian và công sức.

Nhờ vậy, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động trở nên nhẹ nhàng, đúng luật và minh bạch hơn.

6. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động

Dù nắm rõ lý thuyết, thực tiễn thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động vẫn có thể nảy sinh vướng mắc nếu bỏ qua các điểm sau:

• Thời hiệu xử lý khiếu nại: Người lao động bị đơn phương chấm dứt trái luật có quyền khởi kiện trong thời hạn 01 năm kể từ ngày nhận được quyết định chấm dứt (theo quy định pháp luật tố tụng lao động). Do đó, mọi quyết định cần được lập thành văn bản và có xác nhận thời điểm giao nhận rõ ràng.
• Xác định đúng thời gian làm việc để tính trợ cấp: Thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp sẽ không được tính trùng khi tính trợ cấp thôi việc hoặc mất việc. Người sử dụng lao động cần đối chiếu kỹ với sổ bảo hiểm xã hội để tránh tính thừa hoặc thiếu.
• Không được cản trở người lao động rút sổ bảo hiểm: Sau khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp phải trả sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ gốc cho người lao động trong thời hạn tối đa 30 ngày. Hành vi giữ sổ trái phép có thể bị xử phạt hành chính và bồi thường thiệt hại.
• Vai trò của tổ chức công đoàn: Với những trường hợp chấm dứt hàng loạt hoặc đơn phương chấm dứt vì lý do kinh tế, người sử dụng lao động buộc phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Bỏ qua bước này có thể khiến quyết định chấm dứt bị vô hiệu.
• Thời điểm có hiệu lực của quyết định chấm dứt: Chỉ khi hết thời hạn báo trước (hoặc thời điểm thỏa thuận) và các bên đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính, quan hệ lao động mới thực sự chấm dứt. Bất kỳ hành động ràng buộc nào sau thời điểm này đều không có giá trị pháp lý.

Việc chú trọng các lưu ý trên giúp thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động được vận hành đúng luật, bảo vệ tối đa quyền lợi cho các bên.

7. Câu hỏi thường gặp

Người lao động có được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không cần lý do?

Có. Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không cần nêu lý do, miễn là tuân thủ đúng thời hạn báo trước tương ứng với loại hợp đồng. Trường hợp muốn nghỉ ngay, người lao động phải chứng minh thuộc một trong các tình huống luật định như bị quấy rối tình dục, không được trả lương đúng hạn hoặc mang thai phải nghỉ dưỡng theo y lệnh.

Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có bắt buộc trả trợ cấp thôi việc không?

Không phải lúc nào cũng có. Trợ cấp thôi việc chỉ phát sinh khi người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên và chấm dứt hợp đồng lao động đúng pháp luật, trừ các trường hợp người lao động bị sa thải, đơn phương chấm dứt trái luật hoặc đã nhận trợ cấp mất việc làm. Thời gian tính trợ cấp không bao gồm thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp.

Thời hạn doanh nghiệp phải thanh toán các khoản tiền sau khi chấm dứt hợp đồng là bao lâu?

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thanh toán đầy đủ tiền lương, trợ cấp và các quyền lợi khác cho người lao động. Trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp phá sản, giải thể có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động sẽ trở nên đơn giản và an toàn khi các bên nắm vững quyền, nghĩa vụ của mình. Nếu cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ thực hiện nhanh chóng, đúng luật, hãy liên hệ ACC Long An để được đội ngũ chuyên gia đồng hành tận tâm.