Có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam đặt ra khi tiếp nhận nhân sự từ các quốc gia khác. Trong bối cảnh lao động quốc tế ngày càng phổ biến, việc xử lý giấy tờ đúng cách không chỉ giúp tránh các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho cả hai bên. Hiểu rõ quy định này giúp doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Cùng ACC Long An khám phá sâu hơn về vấn đề này.

1. Công ty có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài? Tư vấn

Theo quy định pháp luật lao động Việt Nam, công ty không được phép giữ các giấy tờ tùy thân cá nhân của lao động nước ngoài. Cụ thể, Bộ luật Lao động 2019 tại Điều 17 nghiêm cấm việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân của người lao động, bao gồm cả lao động nước ngoài, nhằm bảo vệ quyền tự do cá nhân và quyền sở hữu tài sản của họ. Điều này áp dụng đồng đều cho mọi đối tượng lao động, không phân biệt quốc tịch, để ngăn chặn các hành vi lạm dụng hoặc ép buộc. Thay vì giữ bản chính, doanh nghiệp chỉ được yêu cầu cung cấp bản sao công chứng của một số giấy tờ cần thiết cho mục đích quản lý nhân sự và thủ tục hành chính. Việc vi phạm quy định này có thể dẫn đến các chế tài hành chính nghiêm khắc, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh của công ty.

Tư vấn từ các chuyên gia pháp lý nhấn mạnh rằng, doanh nghiệp nên tập trung vào việc hỗ trợ lao động nước ngoài hoàn tất các thủ tục pháp lý thay vì giữ giữ giấy tờ, giúp xây dựng mối quan hệ lao động bền vững. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã gặp khó khăn khi cố tình giữ hộ chiếu hoặc giấy phép lao động, dẫn đến khiếu nại từ người lao động và can thiệp từ cơ quan chức năng. Do đó, hiểu rõ giới hạn pháp lý là bước đầu tiên để tránh rủi ro không đáng có.

2. Quy định pháp lý liên quan đến giấy tờ của lao động nước ngoài

Quy định về lao động nước ngoài được chi tiết hóa trong Nghị định 12/2022/NĐ-CP, bổ sung cho Bộ luật Lao động 2019, nhấn mạnh rằng doanh nghiệp chỉ được thu thập và lưu trữ thông tin cần thiết cho việc cấp phép lao động và quản lý hợp đồng. Các giấy tờ như hộ chiếu, giấy phép lao động, và giấy tờ cá nhân khác phải được người lao động tự quản lý, trừ trường hợp pháp luật cho phép tạm thời nộp bản sao cho cơ quan nhà nước. Nghị định này quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc hỗ trợ lao động nước ngoài hoàn tất thủ tục, nhưng tuyệt đối không cho phép giữ bản gốc để tránh tình trạng "giam giữ" gián tiếp.

Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế, các quy định này nhằm bảo vệ quyền con người theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời khuyến khích đầu tư nước ngoài bằng cách tạo môi trường lao động minh bạch. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, việc yêu cầu lao động nước ngoài nộp bản chính giấy tờ có thể bị coi là hành vi trái pháp luật, dẫn đến phạt tiền từ 20 triệu đến 75 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.

Hơn nữa, lao động nước ngoài có quyền khiếu nại lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nếu quyền lợi bị xâm phạm, làm phức tạp hóa quy trình hoạt động của công ty. Để tuân thủ, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng, sử dụng hệ thống số hóa để quản lý bản sao, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần.

Xem thêm: Điều kiện người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo luật mới

3. Các giấy tờ cần thiết và cách xử lý đúng đắn

Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số giấy tờ cơ bản để hoàn tất thủ tục, nhưng phải tôn trọng quyền sở hữu của người lao động. Các giấy tờ chính bao gồm:

• Hộ chiếu còn hiệu lực và bản sao công chứng.
• Giấy phép lao động do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cấp.
• Hợp đồng lao động bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nếu cần).
• Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm làm việc.
• Các giấy tờ y tế và lý lịch tư pháp theo yêu cầu của cơ quan chức năng.

Những giấy tờ này chỉ được sử dụng để nộp hồ sơ xin cấp phép lao động, và bản gốc phải được trả lại ngay sau khi hoàn tất. Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm hướng dẫn lao động nước ngoài thực hiện thủ tục, nhưng không được giữ giữ bất kỳ tài liệu nào làm "điều kiện" để ký hợp đồng. Trong thực tiễn, nhiều công ty sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý để hỗ trợ quy trình này, tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Ví dụ, khi lao động nước ngoài đến Việt Nam, doanh nghiệp nên tổ chức buổi định hướng về quyền lợi và nghĩa vụ, nhấn mạnh rằng họ có quyền tự do di chuyển và quản lý giấy tờ cá nhân. Việc xử lý đúng cách không chỉ giúp tránh phạt hành chính mà còn tăng cường lòng tin từ nhân viên quốc tế, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nếu phát hiện lao động nước ngoài gặp khó khăn với giấy tờ, công ty có thể hỗ trợ bằng cách giới thiệu dịch vụ dịch thuật hoặc công chứng, nhưng luôn giữ nguyên tắc không can thiệp vào quyền sở hữu.

Xem thêm: Mức đóng kinh phí công đoàn cho lao động nước ngoài mới

4. Quy trình hỗ trợ lao động nước ngoài về giấy tờ mà không vi phạm pháp luật

Để đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình hỗ trợ rõ ràng, tập trung vào việc hướng dẫn thay vì kiểm soát giấy tờ. Quy trình này dựa trên các quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 12/2022/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mà không rơi vào tình trạng có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài một cách trái phép.

Bước 1: Thu thập thông tin ban đầu

Doanh nghiệp yêu cầu lao động nước ngoài cung cấp bản sao giấy tờ cần thiết ngay từ giai đoạn phỏng vấn, như hộ chiếu và bằng cấp, để đánh giá hồ sơ. Bản sao này được lưu trữ nội bộ với sự đồng ý của người lao động, đảm bảo tính bảo mật theo quy định pháp luật. Việc này giúp chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động mà không cần bản gốc, tránh rủi ro pháp lý từ đầu. Đồng thời, tư vấn cho người lao động về các thủ tục cần thiết tại Việt Nam để họ tự chuẩn bị.

Bước 2: Hỗ trợ nộp hồ sơ cấp phép

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp hỗ trợ nộp hồ sơ lên cơ quan lao động địa phương, bao gồm bản sao công chứng của giấy tờ cá nhân. Lao động nước ngoài tự nộp bản gốc nếu cơ quan yêu cầu xác minh, và doanh nghiệp chỉ đóng vai trò phối hợp. Quy trình này thường mất từ 5-10 ngày làm việc theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, giúp đẩy nhanh việc cấp giấy phép lao động. Doanh nghiệp nên ghi chép đầy đủ để theo dõi tiến độ, nhưng không giữ bất kỳ bản gốc nào.

Bước 3: Theo dõi và cập nhật giấy tờ

Sau khi lao động nước ngoài nhận giấy phép, doanh nghiệp theo dõi hiệu lực qua hệ thống nội bộ và nhắc nhở họ gia hạn nếu cần. Nếu có thay đổi như gia hạn hộ chiếu, người lao động tự cập nhật và cung cấp bản sao mới. Việc này đảm bảo hợp đồng lao động luôn hợp lệ, đồng thời tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 bằng cách không can thiệp vào quyền quản lý giấy tờ cá nhân. Doanh nghiệp có thể hợp tác với dịch vụ pháp lý để kiểm tra định kỳ, giảm thiểu rủi ro vi phạm.

Bước 4: Xử lý khi chấm dứt hợp đồng

Khi lao động nước ngoài nghỉ việc, doanh nghiệp hoàn tất thủ tục chấm dứt và hỗ trợ họ lấy lại mọi giấy tờ liên quan nếu có. Bản sao lưu trữ được xóa hoặc lưu trữ an toàn theo thời hạn pháp lý, tránh lạm dụng thông tin cá nhân. Quy trình này không chỉ bảo vệ doanh nghiệp mà còn duy trì mối quan hệ tốt với nhân sự cũ, có thể dẫn đến hợp tác tương lai.

5. Câu hỏi thường gặp

Công ty có thể giữ bản sao giấy tờ của lao động nước ngoài bao lâu?

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được lưu trữ bản sao giấy tờ cần thiết trong thời gian hợp đồng lao động hiệu lực và các thủ tục liên quan, thường không quá 2 năm sau khi chấm dứt. Sau đó, thông tin phải được hủy hoặc lưu trữ bảo mật để tránh vi phạm quyền riêng tư. Việc giữ lâu hơn có thể bị coi là lạm dụng dữ liệu, dẫn đến khiếu nại từ người lao động. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để tự động xóa dữ liệu đúng hạn, đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Nếu lao động nước ngoài mất giấy tờ, công ty có trách nhiệm gì?

Bộ luật Lao động 2019 quy định doanh nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp về giấy tờ cá nhân của lao động, nhưng phải hỗ trợ bằng cách cung cấp thư xác nhận làm việc hoặc hướng dẫn thủ tục cấp lại tại cơ quan chức năng. Lao động nước ngoài cần báo ngay cho công ty và Đại sứ quán để xử lý. Doanh nghiệp có thể hỗ trợ dịch vụ pháp lý nếu hợp đồng quy định, nhưng không được yêu cầu bồi thường nếu không có lỗi. Điều này giúp duy trì sự hỗ trợ mà không vi phạm quy định về giữ giấy tờ.

Vi phạm quy định giữ giấy tờ có bị phạt bao nhiêu?

Theo các quy định liên quan trong Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt hành chính cho việc giữ giấy tờ tùy thân của lao động nước ngoài có thể từ 20 triệu đến 75 triệu đồng, tùy theo mức độ và số lượng vi phạm. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoạt động tạm thời hoặc buộc bồi thường thiệt hại cho người lao động. Để tránh, hãy tham khảo tư vấn pháp lý định kỳ và đào tạo nội bộ về quyền lao động quốc tế.

Có được giữ giấy tờ của lao động nước ngoài là vấn đề nhạy cảm đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt để tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín doanh nghiệp. Việc hiểu rõ quy định từ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 12/2022/NĐ-CP giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả, bảo vệ quyền lợi tất cả các bên. Đừng để sai lầm nhỏ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh lớn. Hãy liên hệ ACC Long An ngay để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện các thủ tục một cách an toàn, chuyên nghiệp.