Đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập là một thủ tục quan trọng mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện ngay sau khi đi vào hoạt động, nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ quy định pháp luật. Việc này không chỉ giúp công ty tránh các rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng nền tảng ổn định cho sự phát triển lâu dài. Cùng ACC Long An tìm hiểu chi tiết để thực hiện suôn sẻ.

1. Hướng dẫn đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đơn vị cần nhanh chóng triển khai các bước đăng ký bảo hiểm để mã hóa quản lý trên hệ thống quốc gia. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trách nhiệm kê khai thuộc về người sử dụng lao động với các trình tự cụ thể như sau.

Bước 1: Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng, doanh nghiệp phải hoàn thiện hồ sơ gửi đến cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tuyến qua phần mềm I-VAN hoặc Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam.

Bước 2: Cơ quan bảo hiểm tiếp nhận và giải quyết

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH có trách nhiệm kiểm tra và cấp mã số đơn vị cho công ty. Căn cứ Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm phải thực hiện cấp sổ BHXH và thẻ BHYT (điện tử hoặc giấy) cho người lao động.

Bước 3: Hoàn tất đóng bảo hiểm và nhận kết quả

Doanh nghiệp tiến hành nộp tiền đóng bảo hiểm tháng đầu tiên theo mã số đơn vị đã được cấp. Kết quả xử lý hồ sơ sẽ được trả về qua đường bưu điện hoặc thông báo xác nhận trên hệ thống điện tử, đánh dấu việc doanh nghiệp đã chính thức gia nhập hệ thống bảo hiểm bắt buộc.

2. Các loại bảo hiểm bắt buộc đối với công ty mới

Một đơn vị kinh doanh khi đi vào hoạt động phải tham gia đồng thời nhiều loại hình bảo hiểm theo quy định của pháp luật lao động và an sinh xã hội hiện hành để bảo vệ quyền lợi toàn diện cho người lao động.

• Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế

Đây là hai loại hình quan trọng nhất mà doanh nghiệp phải đóng cho người lao động có hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, BHXH bao gồm các quỹ hưu trí, tử tuất, ốm đau và thai sản. Song song đó, Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi quy định BHYT là bắt buộc nhằm chi trả phí khám chữa bệnh, giúp người lao động an tâm công tác.

• Bảo hiểm thất nghiệp và Bảo hiểm tai nạn lao động

Căn cứ Luật Việc làm 2013, bảo hiểm thất nghiệp giúp hỗ trợ tài chính cho người lao động khi bị mất việc làm. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải đóng quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN) theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP để đảm bảo bồi thường và trợ cấp khi có rủi ro xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị.

• Tỷ lệ đóng bảo hiểm từ ngày 01/7/2025

Mức đóng bảo hiểm được tính dựa trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm của doanh nghiệp. Tổng mức đóng hiện nay là 32%, trong đó doanh nghiệp chịu 21,5% (bao gồm 14% quỹ hưu trí, 3% BHYT, 1% BHTN, và các quỹ phụ trợ khác) và người lao động trích từ lương 10,5% để đóng vào các quỹ tương ứng theo quy định pháp luật.

Xem thêm: Dịch vụ bảo hiểm xã hội doanh nghiệp tại Long An

3. Hồ sơ và điều kiện tham gia bảo hiểm

Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp được cấp mã đơn vị nhanh chóng, tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại do thiếu sót thông tin pháp lý.

• Thành phần hồ sơ đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp nộp tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm của người sử dụng lao động theo Mẫu TK3-TS ban đầu. Kèm theo đó là Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo Mẫu D02-LT để cơ quan chức năng nắm bắt số lượng và mức lương thực tế tại đơn vị.

• Thành phần hồ sơ đối với người lao động

Mỗi nhân sự trong danh sách phải nộp Tờ khai đăng ký tham gia BHXH (Mẫu TK1-TS) cho doanh nghiệp tập hợp. Trường hợp người lao động đã có mã số BHXH cũ từ các công ty trước đó, doanh nghiệp chỉ cần ghi nhận mã số này vào tờ khai chung để hệ thống tự động cập nhật quá trình đóng liên tục.

• Điều kiện thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp chỉ được thực hiện thủ tục này khi đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp pháp và phát sinh hợp đồng lao động có thời hạn từ 01 tháng trở lên. Đặc biệt, theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP, đối với những người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương nhưng thuộc đối tượng bắt buộc, doanh nghiệp cũng phải thực hiện kê khai tự nguyện hoặc bắt buộc tùy theo từng trường hợp cụ thể.

Xem thêm: Mở công ty nhưng không đóng bảo hiểm lao động được không?

4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Quá trình đăng ký bảo hiểm lần đầu thường phát sinh những lỗi hành chính hoặc chậm trễ về thời gian, dẫn đến các rủi ro pháp lý không đáng có cho công ty mới.

• Tuân thủ thời hạn 30 ngày quy định

Doanh nghiệp phải tuyệt đối tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ trong vòng 30 ngày kể từ khi hợp đồng lao động có hiệu lực. Nếu quá thời hạn này mà đơn vị chưa đăng ký, cơ quan bảo hiểm có quyền xử phạt vi phạm hành chính và yêu cầu đóng bù số tiền chậm đóng kèm theo lãi suất phát sinh theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

• Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử

Hiện nay hầu hết các cơ quan BHXH đều ưu tiên tiếp nhận hồ sơ qua phương thức điện tử. Do đó, doanh nghiệp mới cần trang bị chữ ký số (Token) và cài đặt phần mềm kê khai tương thích. Việc này không chỉ giúp bảo mật thông tin mà còn rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ so với phương thức nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan bảo hiểm.

• Xác định đúng mức lương đóng bảo hiểm

Mức tiền lương tháng đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng và không vượt quá 20 lần mức lương cơ sở. Doanh nghiệp cần lưu ý rà soát hợp đồng lao động để đảm bảo mức lương kê khai khớp với thực tế chi trả, tránh tình trạng bị truy thu hoặc phạt do báo cáo sai lệch thu nhập của người lao động.

• Theo dõi kết quả và quản lý mã số đơn vị

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra hòm thư điện tử hoặc phần mềm kê khai để nhận thông báo. Khi đã có mã số đơn vị, công ty phải lưu trữ cẩn thận các hồ sơ gốc (tờ khai có chữ ký của lao động) tại văn phòng để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra chuyên ngành của cơ quan chức năng sau này.

5. Câu hỏi thường gặp

Công ty mới không có lao động có phải đăng ký BHXH không?

Nếu công ty mới thành lập và chỉ có người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương, thì chưa phát sinh nghĩa vụ đăng ký BHXH cho lao động.

Doanh nghiệp có phải nộp phí khi đăng ký bảo hiểm lần đầu không?

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp hoàn toàn không mất phí hoặc lệ phí nhà nước. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị hồ sơ đúng mẫu và gửi đến cơ quan BHXH theo các phương thức đã hướng dẫn.

Làm thế nào để điều chỉnh thông tin nếu kê khai sai?

Trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã gửi hồ sơ, doanh nghiệp nộp mẫu TK3-TS (đối với thông tin đơn vị) hoặc D02-LT (đối với danh sách lao động) để điều chỉnh.

Đăng ký bảo hiểm cho công ty mới thành lập là bước đi thiết yếu để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và bảo vệ quyền lợi lao động. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp tránh các khoản phạt mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc bền vững. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong thủ tục này, hãy liên hệ ACC Long An để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ nhanh chóng. Đừng chần chừ, hành động ngay hôm nay để doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ.