Một doanh nghiệp muốn vận hành bền vững không thể thiếu "bộ khung" quản lý tài chính minh bạch. Mẫu quy chế tài chính công ty TNHH chính là công cụ pháp lý nội bộ tối ưu giúp chủ sở hữu kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, tối ưu hóa chi phí và phòng ngừa các rủi ro thất thoát.. Bài viết dưới đây của ACC Long An sẽ cung cấp mẫu quy chế tài chính công ty TNHH chuẩn mực cùng hướng dẫn thực thi hiệu quả nhất.

1. Quy chế tài chính công ty TNHH là gì? Tại sao cần ban hành?

Quy chế tài chính công ty TNHH là bộ quy tắc nội bộ quy định về quản lý, sử dụng và kiểm soát tài chính trong doanh nghiệp, được xây dựng dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán, và Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa).

Đây là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp giám sát hoạt động tài chính, phân bổ nguồn lực hợp lý và tuân thủ pháp luật, áp dụng cho tất cả các phòng ban liên quan từ kế toán đến ban giám đốc.

Bản chất của quy chế tài chính là thiết lập nguyên tắc về thu chi, quản lý dòng tiền, kiểm soát chi phí và phân bổ lợi nhuận, giúp duy trì trật tự, hạn chế rủi ro và sử dụng vốn hiệu quả. Mục đích chính là đảm bảo minh bạch, định hướng tài chính cụ thể, tránh lãng phí hoặc thất thoát. Về tính pháp lý, quy chế phải tương thích với chế độ kế toán hiện hành để đảm bảo nhất quán trong hạch toán và báo cáo, đồng thời linh hoạt điều chỉnh theo tình hình kinh doanh và thay đổi pháp luật.

Việc ban hành quy chế tài chính mang ý nghĩa quan trọng: đảm bảo minh bạch trong quản lý dòng tiền, theo dõi thu chi và hạn chế rủi ro thất thoát; tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho hợp đồng, chi phí, thuế và thanh toán; hỗ trợ lập kế hoạch tài chính ổn định dòng tiền; tối ưu hóa hoạt động kinh doanh bằng cách xác định rõ nguồn thu, chi phí và lợi nhuận; tuân thủ quy định về thuế, kế toán, kiểm toán để tránh xử phạt và xây dựng uy tín.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách chia lợi nhuận của công ty TNHH

2. Các nội dung trọng tâm trong quy chế tài chính công ty TNHH

Một mẫu quy chế tài chính công ty TNHH hoàn chỉnh cần bao gồm các nội dung cốt lõi sau, đảm bảo tuân thủ pháp luật và phù hợp thực tiễn.

2.1. Quy định về quản lý vốn và tài sản của công ty

Phần này quy định về vốn điều lệ, vốn vay, vốn góp của chủ sở hữu, cũng như tăng/giảm vốn, quản lý tài sản cố định, khấu hao và thanh lý. Nó phải tương thích với chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc 133/2016/TT-BTC, nhấn mạnh trách nhiệm của các bộ phận trong việc bảo vệ tài sản và báo cáo định kỳ để tránh thất thoát.

Các danh mục chi phí cần quy định rõ: định mức chi phí tiếp khách, hội họp; quy trình tạm ứng và hoàn ứng tiền mặt/chuyển khoản; hạn mức chi tiêu của Giám đốc và trưởng bộ phận; quy định về khấu hao và thanh lý tài sản cố định.

2.2. Quy chế quản lý doanh thu, thu nhập và chi phí hoạt động

Quy định cách ghi nhận doanh thu, quản lý chi phí, kiểm soát thu chi, đảm bảo đúng đối tượng, chế độ, thủ tục, định mức, hóa đơn chứng từ. Tuân thủ Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các khoản thu chi ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá liên ngân hàng và hạch toán nhất quán. Điều này giúp tránh mất cân đối tài chính, với nguyên tắc chung: mọi hoạt động phải minh bạch, có kiểm soát chặt chẽ, và xử lý vi phạm bằng bồi hoàn thiệt hại nếu sai phạm.

2.3. Quy định về phân phối lợi nhuận và lập các quỹ

Xác định cách phân phối lợi nhuận, lập quỹ dự phòng, quỹ khen thưởng theo tỷ lệ vốn góp hoặc quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên, phù hợp Luật Doanh nghiệp 2020. Quy chế nên khuyến khích số hóa quản lý, như sử dụng chữ ký số và phê duyệt điện tử trên nền tảng E-Office/ERP để phù hợp chuyển đổi số.

3. Mẫu quy chế tài chính công ty TNHH chuẩn nhất

Mỗi doanh nghiệp có thể điều chỉnh, nhưng mẫu cơ bản bao gồm nguyên tắc chung, nguồn vốn, doanh thu chi phí, báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ. Hệ thống báo cáo phải định kỳ theo chế độ kế toán, với quy trình lập báo cáo và thời gian nộp rõ ràng.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word 

4. Quy trình xây dựng và ban hành quy chế tài chính nội bộ

Bước 1: Khảo sát thực tế và dự thảo quy chế

Thu thập thông tin từ các bộ phận về hoạt động tài chính hiện tại, dự thảo dựa trên luật mới nhất như Luật Doanh nghiệp 2020 và chế độ kế toán, đảm bảo bao quát quản lý vốn, thu chi, báo cáo.

Bước 2: Lấy ý kiến các bộ phận và phê duyệt của Hội đồng thành viên

Gửi dự thảo cho kế toán, giám đốc và các bên liên quan góp ý, sau đó Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu phê duyệt để đảm bảo tính khả thi và pháp lý.

Bước 3: Công bố và tổ chức thực hiện trong doanh nghiệp

Công bố nội bộ, đào tạo nhân viên, tích hợp vào hệ thống quản lý, với giám sát định kỳ để điều chỉnh.

Thẩm quyền ban hành thuộc chủ sở hữu (TNHH 1 thành viên) hoặc Hội đồng thành viên (2 thành viên trở lên), với giám đốc thực thi và bộ phận kế toán triển khai, đề xuất điều chỉnh.

>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục bổ nhiệm phó giám đốc công ty TNHH

5. Những lưu ý để quy chế tài chính thực sự hiệu quả

Quy chế phải cập nhật quyền nghĩa vụ theo Luật Doanh nghiệp 2020, tương thích chế độ kế toán để bảo vệ chi phí khi quyết toán thuế TNDN. Rà soát hàng năm, ưu tiên số hóa phê duyệt để minh bạch và hiệu quả. Xây dựng kiểm soát nội bộ chặt chẽ, xử lý vi phạm rõ ràng để tránh rủi ro.

6. Câu hỏi thường gặp

Quy chế tài chính có bắt buộc phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Không. Đây là văn bản quản lý nội bộ. Tuy nhiên, nó cần được lưu trữ để phục vụ việc giải trình chi phí với cơ quan Thuế và kiểm toán.

Có thể sửa đổi quy chế tài chính thường xuyên không?

Có. Quy chế nên được rà soát và điều chỉnh ít nhất mỗi năm một lần để phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của công ty.

Ai là người chịu trách nhiệm chính thực hiện quy chế này?

Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành trực tiếp, dưới sự giám sát của Kế toán trưởng và Ban kiểm soát (nếu có).

Quy chế tài chính của công ty TNHH có cần phải được thông qua bởi tất cả các thành viên trong công ty không?

Không, quy chế tài chính chỉ cần được thông qua bởi các cơ quan có thẩm quyền như chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên hoặc hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên.

Quy chế tài chính của công ty TNHH có yêu cầu phải có bộ phận kiểm soát nội bộ không?

Có, quy chế tài chính cần quy định về việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định tài chính của công ty.

Việc xây dựng mẫu quy chế tài chính của công ty TNHH không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp mà còn tạo nền tảng vững chắc để kiểm soát dòng tiền, quản lý nguồn vốn và tối ưu hóa lợi nhuận. ACC Long An hy vọng, qua bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu hơn về mẫu quy chế tài chính của công ty TNHH