Quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh là một trong những thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp linh hoạt thích ứng với sự phát triển, mở rộng quy mô hoặc tối ưu hóa vị trí hoạt động. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin hữu ích để bạn dễ dàng tham khảo và áp dụng. Cùng ACC Long An khám phá chi tiết ngay sau đây.

1. Ý nghĩa và điều kiện thay đổi địa điểm kinh doanh

Thay đổi địa điểm kinh doanh là việc doanh nghiệp điều chỉnh vị trí trụ sở chính hoặc chi nhánh từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới, nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh.

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự do thay đổi địa điểm kinh doanh miễn là địa chỉ mới nằm trong lãnh thổ Việt Nam và không thuộc khu vực cấm kinh doanh theo quy hoạch. Điều này giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường tốt hơn, giảm chi phí logistics hoặc phù hợp với chiến lược mở rộng. Tuy nhiên, việc thay đổi phải được thực hiện đúng thủ tục để tránh ảnh hưởng đến giấy phép kinh doanh và các nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp cần đảm bảo địa điểm mới có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp, như hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu. Quyết định này thường xuất phát từ nhu cầu nội tại, như mở rộng sản xuất hoặc di chuyển đến khu vực có hạ tầng tốt hơn, và phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận để cập nhật vào Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. Tham khảo mẫu quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh

Mẫu quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh là tài liệu nội bộ quan trọng, được ban hành bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp để thông báo và phê duyệt việc di chuyển trụ sở. Biểu mẫu này cần nêu rõ lý do thay đổi, địa chỉ cũ và mới, đồng thời tuân thủ các quy định pháp lý liên quan. Sử dụng mẫu chuẩn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian soạn thảo và đảm bảo tính hợp lệ khi nộp hồ sơ.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Đặt biển hiệu địa điểm kinh doanh được quy định như thế nào?

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh

Để thực hiện quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, trong đó ghi rõ nội dung thay đổi về địa điểm kinh doanh.
• Quyết định của chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thay đổi địa điểm kinh doanh.
• Biên bản họp về việc thay đổi địa điểm kinh doanh (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).
• Giấy tờ chứng minh địa điểm kinh doanh mới, như hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu nhà ở.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành.

Hồ sơ cần được lập thành ít nhất 02 bộ, trong đó 01 bộ là bản gốc và 01 bộ là bản sao công chứng nếu yêu cầu. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tính chính xác của thông tin địa chỉ mới để tránh sai sót, vì bất kỳ lỗi nào cũng có thể dẫn đến việc bổ sung hồ sơ và kéo dài thời gian xử lý. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng không chỉ giúp thủ tục suôn sẻ mà còn đảm bảo tính pháp lý của quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh sau khi được phê duyệt.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh nhà thuốc chi tiết

4. Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh

Quy trình thay đổi địa điểm kinh doanh được thực hiện theo các bước cụ thể, dựa trên quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.

Bước 1: Ban hành quyết định nội bộ

Doanh nghiệp tiến hành họp nội bộ để thảo luận và phê duyệt quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh. Người đại diện theo pháp luật ký ban hành quyết định, kèm theo biên bản họp nếu áp dụng. Bước này cần hoàn thành trước khi chuẩn bị hồ sơ nộp, đảm bảo tất cả thành viên đồng thuận và tài liệu nội bộ đầy đủ. Thời gian thực hiện thường mất 1-3 ngày, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Sau khi có quyết định nội bộ, doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ như đã nêu ở phần trước và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trước đó. Nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ ngay lập tức và cấp giấy biên nhận. Nếu hồ sơ hợp lệ, thời gian xử lý là 03 ngày làm việc; nếu thiếu, doanh nghiệp có 30 ngày để bổ sung.

Bước 3: Nhận kết quả và cập nhật thông tin

Sau khi Sở Tài chính xác nhận, doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ cập nhật. Đồng thời, thông báo thay đổi đến các cơ quan liên quan như cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và ngân hàng trong vòng 10 ngày. Bước này giúp quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh có hiệu lực pháp lý đầy đủ, tránh các vấn đề về nghĩa vụ báo cáo sau này. Nếu di chuyển giữa các tỉnh, cần kiểm tra thêm quy định địa phương về con dấu và giấy phép con.

Bước 4: Hoàn tất các thủ tục liên quan

Doanh nghiệp cập nhật địa chỉ mới trên các giấy phép kinh doanh, mã số thuế và thông báo cho đối tác. Nếu có chi nhánh, cần thực hiện thủ tục riêng cho từng đơn vị. Toàn bộ quy trình thường mất từ 5-10 ngày nếu không có sai sót, giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoạt động tại vị trí mới mà không gián đoạn.

Quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Việc tuân thủ đúng quy định sẽ mang lại lợi ích lâu dài, tránh các rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo hồ sơ hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay để nhận sự đồng hành chuyên nghiệp từ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm.