Trong bối cảnh kinh tế biến động, không ít doanh nghiệp phải đối mặt với khó khăn và lựa chọn tạm ngừng kinh doanh để vượt qua giai đoạn thử thách. Tuy nhiên, một câu hỏi thường khiến các chủ doanh nghiệp băn khoăn là “tạm ngừng kinh doanh có được xuất hóa đơn không?”. Đây là vấn đề pháp lý quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Hãy cùng ACC Long An tham khảo bài viết này!

1. Tạm ngừng kinh doanh là gì?

Theo Khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, tạm ngừng kinh doanh là quyền của doanh nghiệp khi muốn tạm dừng mọi hoạt động kinh doanh trong thời hạn đã thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Thời gian tạm ngừng tối đa là 1 năm cho mỗi lần đăng ký, và doanh nghiệp có thể gia hạn nhưng tổng thời gian không vượt quá 2 năm liên tiếp. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp không được phép thực hiện các giao dịch kinh doanh mới như ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ, nhằm đảm bảo tính minh bạch và đúng mục đích của việc tạm ngừng.

Ngoài ra, Khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định rằng doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư ít nhất 3 ngày làm việc trước khi bắt đầu tạm ngừng. Hồ sơ thông báo bao gồm thông tin về thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và lý do tạm ngừng. Quy định này giúp cơ quan quản lý theo dõi tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp không lợi dụng trạng thái tạm ngừng để trốn tránh nghĩa vụ pháp lý như nộp thuế hay thanh toán nợ.

Một điểm đáng chú ý khác là trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ tài chính phát sinh trước đó, chẳng hạn như nộp thuế còn nợ hoặc thanh toán cho đối tác theo hợp đồng đã ký. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn – một hoạt động gắn liền với giao dịch kinh doanh – lại bị hạn chế nghiêm ngặt, điều này sẽ được phân tích kỹ hơn ở phần sau.

Tạm ngừng kinh doanh là giải pháp pháp lý linh hoạt giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn mà không cần giải thể, nhưng đi kèm với những giới hạn rõ ràng về hoạt động, đặc biệt là việc xuất hóa đơn.

2. Quy định pháp luật về việc xuất hóa đơn khi tạm ngừng kinh doanh

Theo Khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp không được phép thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, bao gồm cả việc xuất hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy. Quy định này được ban hành nhằm đảm bảo rằng trạng thái tạm ngừng kinh doanh được thực hiện đúng nghĩa, tức là không phát sinh giao dịch mới. Điều này cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không được phép lập hóa đơn để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hay thực hiện bất kỳ hoạt động nào tạo ra doanh thu trong giai đoạn này.

Tuy nhiên, pháp luật cũng mở ra một ngoại lệ cho những trường hợp đặc biệt. Cụ thể, theo Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, nếu doanh nghiệp cần xuất hóa đơn để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng kinh doanh, họ có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Để được chấp thuận, doanh nghiệp phải nộp đơn theo Mẫu 06/ĐN-PSĐT (Phụ lục IA) kèm theo các tài liệu chứng minh như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu hoặc giấy tờ liên quan khác. Sau khi cơ quan thuế phê duyệt, doanh nghiệp sẽ sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để lập hóa đơn, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.

Ngoài ra, Công văn 11797/BTC-TCT ngày 22/8/2014 của Bộ Tài chính cũng nhấn mạnh rằng nếu doanh nghiệp tự ý xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng mà không được cơ quan thuế cho phép, hóa đơn đó sẽ bị coi là không hợp pháp. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh nghiệp xuất hóa đơn mà còn gây khó khăn cho bên nhận hóa đơn khi kê khai thuế, bởi hóa đơn không hợp lệ sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc tính vào chi phí hợp lý.

Một khía cạnh khác cần lưu ý là trong trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh nhưng vẫn có nhu cầu xuất hóa đơn thường xuyên, họ có thể cân nhắc rút ngắn thời gian tạm ngừng và quay lại hoạt động sớm hơn dự kiến. Điều này sẽ được đề cập chi tiết hơn ở phần sau.

Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh không được xuất hóa đơn, trừ trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận dựa trên các nghĩa vụ hợp đồng cũ. Việc tuân thủ quy định này là vô cùng quan trọng để tránh vi phạm pháp luật.

>>>>Xem thêm về Thủ tục tạm ngưng kinh doanh văn phòng đại diện

3. Doanh nghiệp cần làm gì nếu muốn xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng?

Trước hết, doanh nghiệp cần hiểu rằng việc xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng không phải là quyền tự do mà phải có sự đồng ý từ cơ quan thuế. Theo Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể làm đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị theo Mẫu 06/ĐN-PSĐT (Phụ lục IA), kèm theo các tài liệu chứng minh như hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng, biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ, và các giấy tờ liên quan khác. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý.

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp sẽ truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để lập hóa đơn. Hóa đơn này sẽ được cấp mã xác nhận, đảm bảo tính hợp pháp khi giao cho khách hàng. Đồng thời, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ khai thuế (nếu phát sinh nghĩa vụ thuế) và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thay vì được miễn như trong trường hợp tạm ngừng thông thường. Thời hạn nộp báo cáo thường là ngày 20 của tháng tiếp theo sau khi xuất hóa đơn, vì vậy doanh nghiệp cần lưu ý để tránh bị phạt chậm nộp.

Cuối cùng, nếu doanh nghiệp dự kiến cần xuất hóa đơn thường xuyên hoặc có kế hoạch quay lại hoạt động sớm, họ có thể rút ngắn thời gian tạm ngừng và thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn. Theo Khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh ít nhất 3 ngày làm việc trước khi hoạt động trở lại. Sau khi được xác nhận, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn bình thường mà không cần xin phép từng lần, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng nếu tuân thủ quy trình xin phép cơ quan thuế, nhưng đây chỉ là giải pháp tạm thời cho các nghĩa vụ cũ, không áp dụng cho giao dịch mới. Nếu nhu cầu xuất hóa đơn kéo dài, việc quay lại hoạt động sớm là lựa chọn tối ưu hơn.

4. Hậu quả khi xuất hóa đơn không đúng quy định trong thời gian tạm ngừng

Việc thiếu hiểu biết hoặc cố tình vi phạm quy định pháp luật có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng khi xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng. Những sai phạm này không chỉ gây thiệt hại cho chính doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến các đối tác nhận hóa đơn. Dưới đây là những rủi ro pháp lý và tài chính mà doanh nghiệp có thể gặp phải.

Trước tiên, nếu doanh nghiệp tự ý xuất hóa đơn mà không được cơ quan thuế chấp thuận, hóa đơn đó sẽ bị coi là không hợp pháp theo Công văn 11797/BTC-TCT ngày 22/8/2014. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp nhận hóa đơn (bên mua) không thể sử dụng hóa đơn để khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Hậu quả là bên mua có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc khiếu nại lên cơ quan thuế, làm tổn hại uy tín và mối quan hệ kinh doanh của doanh nghiệp xuất hóa đơn.

Thứ hai, doanh nghiệp vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Khoản 4 Điều 11, mức phạt cho hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp dao động từ 4 triệu đến 8 triệu đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. Nếu cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp cố tình xuất hóa đơn để trốn thuế hoặc gian lận, mức xử phạt có thể cao hơn, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017) với khung hình phạt lên đến 7 năm tù.

Cuối cùng, việc xuất hóa đơn trái phép trong thời gian tạm ngừng có thể gây khó khăn trong quá trình kiểm tra, thanh tra thuế sau này. Cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình toàn bộ số liệu liên quan đến các hóa đơn không hợp lệ, đồng thời có thể áp dụng biện pháp truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và phạt bổ sung nếu phát sinh nghĩa vụ thuế. Điều này không chỉ làm tăng chi phí mà còn ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính khi doanh nghiệp quay lại hoạt động.

Xuất hóa đơn không đúng quy định trong thời gian tạm ngừng kinh doanh mang lại nhiều rủi ro pháp lý và tài chính, từ phạt tiền, mất uy tín đến các vấn đề pháp lý nghiêm trọng hơn. Doanh nghiệp cần thận trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định để tránh những hậu quả không mong muốn.

>>>>Xem thêm về Thủ tục tạm ngừng địa điểm kinh doanh chi tiết nhất

5. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có phải nộp báo cáo thuế không?

Theo Khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh trọn tháng, quý hoặc năm thì không phải nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian đó. Tuy nhiên, nếu tạm ngừng không trọn kỳ (ví dụ chỉ tạm ngừng một phần tháng), doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế tháng, quý và quyết toán năm như bình thường. Điều này nhằm đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đầy đủ trong các giai đoạn có hoạt động kinh doanh.

Nếu nhận hóa đơn từ doanh nghiệp đang tạm ngừng thì xử lý thế nào?

Nếu hóa đơn được xuất sau ngày tạm ngừng mà không có sự chấp thuận của cơ quan thuế, hóa đơn đó không hợp pháp theo Công văn 11797/BTC-TCT. Doanh nghiệp nhận hóa đơn không được khấu trừ thuế GTGT hoặc tính vào chi phí được trừ khi kê khai thuế. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên liên hệ với bên xuất hóa đơn để yêu cầu giải trình hoặc điều chỉnh, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế để được hướng dẫn xử lý cụ thể.

Có cách nào để xuất hóa đơn mà không cần xin phép cơ quan thuế không?

Không có cách nào hợp pháp để xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng mà không qua sự chấp thuận của cơ quan thuế. Giải pháp duy nhất là doanh nghiệp thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn theo Khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bằng cách gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh ít nhất 3 ngày làm việc trước khi hoạt động trở lại. Sau đó, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn bình thường mà không cần xin phép từng lần.

Doanh nghiệp tạm ngừng có được hoàn thuế không?

Theo Điều 28 Thông tư 39/2014/TT-BTC (vẫn còn hiệu lực đến 03/04/2025), doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh vẫn có thể được hoàn thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện, chẳng hạn như có số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết từ các kỳ trước. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế và chờ cơ quan thuế xem xét, quá trình này có thể kéo dài hơn do doanh nghiệp không hoạt động.

Qua bài viết trên, câu hỏi “tạm ngừng kinh doanh có được xuất hóa đơn không?” đã được giải đáp chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tính đến ngày 03/04/2025. Doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng, trừ trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận để thực hiện các hợp đồng đã ký trước đó.  Hãy đồng hành cùng ACC Long An để biết thêm nhiều thông tin chi tiết!