Thay đổi trụ sở công ty là thủ tục pháp lý quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Việc nắm rõ quy trình giúp hạn chế rủi ro và đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Hãy cùng ACC Long An khám phá hướng dẫn chi tiết dưới đây.

1. Hướng dẫn thủ tục thay đổi trụ sở công ty chi tiết

Thủ tục thay đổi trụ sở công ty được thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các bước từ kiểm tra điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đến nộp và nhận kết quả. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cụ thể.

Bước 1: Kiểm tra tính hợp pháp của địa điểm trụ sở mới

Doanh nghiệp phải đảm bảo địa chỉ dự kiến đáp ứng các điều kiện pháp lý về trụ sở chính (được phân tích chi tiết tại mục 2). Đây là bước tiền đề quan trọng, tránh việc hồ sơ bị từ chối do vi phạm quy định về nơi đặt trụ sở.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ theo danh mục tại mục 3. Doanh nghiệp cần soạn thảo chính xác các văn bản nội bộ (quyết định, biên bản họp) và thu thập đầy đủ tài liệu chứng minh địa điểm mới. Lưu ý kiểm tra tính thống nhất giữa các giấy tờ để đảm bảo hợp lệ.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến Phòng Kinh tế nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở mới. Trường hợp chuyển trụ sở sang tỉnh khác, hồ sơ nộp tại Phòng Kinh tế nơi doanh nghiệp chuyển đến. Thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Nhận Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nhận Giấy xác nhận (hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong trường hợp thay đổi tỉnh). Thông tin thay đổi sẽ được cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Thực hiện các thủ tục phát sinh sau đăng ký

Doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế quản lý mới, cập nhật thông tin trên hóa đơn, biển hiệu, con dấu (nếu có thay đổi tên đường/phường), và điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội. Những thủ tục này được trình bày rõ tại mục 5.

2. Các điều kiện pháp lý về trụ sở mới khi thay đổi trụ sở công ty

Trước khi tiến hành thủ tục, doanh nghiệp cần nắm vững các yêu cầu bắt buộc đối với địa điểm trụ sở chính. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ xác định rõ số nhà, tên đường (hoặc thôn, xã, phường, quận, huyện, tỉnh), có số điện thoại, email (nếu có). Quan trọng nhất, trụ sở chính không được đặt tại nhà chung cư hoặc nhà tập thể có mục đích sử dụng để ở, trừ trường hợp chung cư có chức năng thương mại hoặc căn hộ du lịch theo quy định của pháp luật về nhà ở. Điều kiện này nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và phù hợp với môi trường kinh doanh.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải có quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt trụ sở thông qua các giấy tờ như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê nhà có công chứng (nếu thuê), hoặc văn bản cho mượn của cá nhân/tổ chức có xác nhận. Trường hợp trụ sở đặt tại khu công nghiệp, cần có thêm văn bản chấp thuận của Ban quản lý khu công nghiệp (nếu được yêu cầu). Những điều kiện này giúp cơ quan đăng ký kinh doanh thẩm định tính xác thực và tránh tình trạng “doanh nghiệp ma”. Việc không đáp ứng đầy đủ điều kiện sẽ dẫn đến từ chối hồ sơ hoặc buộc phải thay đổi lại, gây mất thời gian và chi phí.

Xem thêm: Hướng dẫn tra tên công ty nhanh và chính xác

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi trụ sở công ty

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty được quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Phụ lục II-1 kèm Nghị định).
• Quyết định bằng văn bản của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên) hoặc quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần). Nội dung quyết định phải thể hiện rõ việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
• Bản sao hợp lệ Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở mới: một trong các giấy tờ như Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất; Hợp đồng thuê nhà có công chứng, chứng thực (nếu thuê); Biên bản bàn giao mặt bằng đối với trường hợp thuê trong khu công nghiệp. Lưu ý thực tế: hợp đồng thuê phải còn hiệu lực ít nhất 01 năm tính đến thời điểm nộp hồ sơ và địa chỉ trong hợp đồng phải khớp hoàn toàn với địa chỉ đăng ký mới.
• Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện theo pháp luật).
• Bản sao căn cước công dân/hộ chiếu của người được ủy quyền.

Trong trường hợp thay đổi trụ sở công ty dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý (khác tỉnh, thành phố), hồ sơ có thể yêu cầu bổ sung văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế nơi chuyển đi. Tuy nhiên, theo nguyên tắc liên thông, thông tin sẽ được trao đổi tự động, doanh nghiệp không cần nộp thêm giấy tờ thuế riêng. Để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng thuế trước khi nộp hồ sơ.

Xem thêm: Quy định về biển trụ sở công ty theo quy định mới

4. Chi phí thực hiện thay đổi trụ sở công ty

Chi phí cho thủ tục thay đổi trụ sở công ty tương đối thấp nhưng có thể phát sinh thêm tùy vào tình huống cụ thể. Theo quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn về phí, lệ phí, lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được thu là 100.000 đồng/lần nộp hồ sơ. Ngoài ra, nếu chuyển trụ sở sang tỉnh khác, doanh nghiệp phải trả thêm lệ phí cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (mức phí tương tự).

Các chi phí gián tiếp bao gồm: chi phí công chứng, chứng thực hợp đồng thuê (nếu có), thay đổi biển hiệu, in ấn hóa đơn mới, thông báo phát hành hóa đơn, và một số khoản phí hành chính khác. Dịch vụ tư vấn pháp lý có thể tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót, với chi phí linh hoạt tùy theo đơn vị cung cấp. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn gói dịch vụ trọn gói để kiểm soát tổng chi phí hiệu quả.

5. Các thủ tục phát sinh sau khi thay đổi trụ sở công ty

Sau khi nhận kết quả chấp thuận, doanh nghiệp không thể bỏ qua một số nghĩa vụ hành chính quan trọng khác:

• Thông báo thay đổi thông tin với cơ quan thuế: Khi chuyển trụ sở khác quận/huyện trong cùng tỉnh, doanh nghiệp cần nộp Mẫu số 08-MST đến cơ quan thuế quản lý mới để cập nhật thông tin. Nếu chuyển sang tỉnh khác, cơ quan thuế nơi đi sẽ thực hiện chốt nghĩa vụ thuế, sau đó doanh nghiệp đăng ký mã số thuế tại nơi đến theo hướng dẫn.
• Điều chỉnh hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn: In lại hóa đơn mới với địa chỉ trụ sở cập nhật, đồng thời gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 06/GTGT) đến cơ quan thuế.
• Thay đổi con dấu (nếu cần): Nếu tên đường, phường thay đổi ảnh hưởng đến nội dung con dấu, doanh nghiệp phải khắc lại con dấu và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Cập nhật thông tin bảo hiểm xã hội: Liên hệ cơ quan bảo hiểm xã hội nơi mới để điều chỉnh địa chỉ đơn vị tham gia.
• Thay đổi thông tin trên biển hiệu, website, danh thiếp… để đảm bảo tính thống nhất và uy tín.

Việc chậm trễ thực hiện các thủ tục phát sinh có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế hoặc đăng ký kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp cần lập kế hoạch cụ thể và phân công nhân sự phụ trách.

6. Dịch vụ hỗ trợ thay đổi trụ sở công ty tại ACC Long An

Lựa chọn dịch vụ chuyên nghiệp tại ACC Long An mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tránh các sai sót dẫn đến phát sinh lệ phí nộp lại hồ sơ hay bị phạt hành chính.
• Đội ngũ chuyên gia: Nhân sự am hiểu sâu sắc quy định pháp luật doanh nghiệp, đảm bảo hồ sơ chính xác ngay từ đầu.
• Tư vấn chuyên sâu: Phân tích kỹ lưỡng điều kiện trụ sở, lựa chọn phương án đăng ký phù hợp nhất với mô hình và định hướng kinh doanh.
• Hỗ trợ toàn diện: Đồng hành từ khâu chuẩn bị giấy tờ, nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan thuế đến khi hoàn tất mọi thủ tục phát sinh.

Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tập trung nguồn lực vào hoạt động cốt lõi, đồng thời yên tâm về tính pháp lý của quá trình thay đổi.

7. Câu hỏi thường gặp

Thay đổi trụ sở công ty có cần sửa đổi điều lệ công ty không?

Trả lời: Có. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một nội dung bắt buộc trong điều lệ công ty. Khi thay đổi trụ sở, doanh nghiệp phải đồng thời sửa đổi điều lệ và đăng ký thay đổi nội dung điều lệ với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc sửa đổi được thể hiện trong biên bản họp và quyết định, là một phần của hồ sơ thay đổi.

Thời gian tối đa để hoàn tất thủ tục chuyển trụ sở khác tỉnh là bao lâu?

Trả lời: Thời gian giải quyết hồ sơ tại Phòng Kinh tế nơi chuyển đến là 03 ngày làm việc. Tuy nhiên, tổng thời gian thực tế có thể kéo dài hơn do cần chốt nghĩa vụ thuế tại nơi chuyển đi (thường khoảng 5–7 ngày làm việc) và thực hiện các thủ tục sau đăng ký. Tổng thời gian ước tính từ 10 đến 15 ngày làm việc nếu chuẩn bị đầy đủ.

Có thể đặt trụ sở công ty tại nhà riêng của giám đốc không?

Trả lời: Được phép nếu nhà riêng đó là nhà mặt đất (không phải căn hộ chung cư để ở) và giám đốc có quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp. Cần cung cấp giấy tờ chứng minh quyền sử dụng như sổ đỏ, hợp đồng cho mượn có công chứng. Đối với nhà chung cư, chỉ được đăng ký nếu căn hộ có chức năng thương mại theo đúng quy định của pháp luật nhà ở.

Thay đổi trụ sở công ty đúng quy định giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và tránh các chế tài không đáng có. Hãy liên hệ ACC Long An để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục pháp lý.