Chi phí lập hồ sơ mời thầu là một yếu tố then chốt trong quy trình đấu thầu, giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả kinh tế cho các dự án công. Việc quản lý chi phí này không chỉ ảnh hưởng đến ngân sách của chủ đầu tư mà còn quyết định sự cạnh tranh của nhà thầu. Hãy cùng ACC Long An khám phá sâu hơn về chủ đề này.

1. Quy định về chi phí lập hồ sơ mời thầu

Theo Luật Đấu thầu 2023, được Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/07/2014, chi phí lập hồ sơ mời thầu được quy định nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động đấu thầu đều tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.

Cụ thể, tại Điều 26 Luật Đấu thầu 2023, chi phí này được xem là một phần của chi phí chuẩn bị đấu thầu, phải được tính toán dựa trên các yếu tố thực tế như quy mô dự án và yêu cầu kỹ thuật. Nghị định số 214/2025/NĐ-CP bởi Chính phủ, quy định chi tiết hơn tại Điều 14, nhấn mạnh rằng chi phí lập hồ sơ mời thầu phải được xác định rõ ràng trong kế hoạch đấu thầu và không vượt quá mức giới hạn được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền.

Trong thực tế, chi phí lập hồ sơ mời thầu bao gồm các khoản như thiết kế tài liệu mời thầu, khảo sát ban đầu và tư vấn pháp lý, phải được ghi nhận đầy đủ trong hồ sơ dự án. Đối với các dự án tại địa phương, nếu có sự khác biệt, thẩm quyền quyết định thuộc về Ủy ban Nhân dân tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương, dựa trên Nghị định 68/2019/NĐ-CP ngày 15/07/2019, quy định về quản lý đấu thầu địa phương.

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí lập hồ sơ mời thầu

Chi phí lập hồ sơ mời thầu chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố, bao gồm quy mô dự án và mức độ phức tạp của yêu cầu kỹ thuật, như được nêu tại Điều 27 Luật Đấu thầu 2023. Ngoài ra, sự khác biệt giữa các địa phương có thể ảnh hưởng đến chi phí lập hồ sơ mời thầu, với thẩm quyền quyết định thuộc Hội đồng Nhân dân tỉnh theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025. Tại Long An, các dự án phải tuân thủ Nghị quyết 01/2023/NQ-HĐND của tỉnh, quy định mức trần chi phí dựa trên chỉ số giá xây dựng địa phương. Một yếu tố khác là kinh nghiệm của đơn vị lập hồ sơ; các công ty có chứng chỉ tư vấn theo Thông tư 07/2016/TT-BKHĐT sẽ giúp giảm chi phí nhờ hiệu quả cao hơn.

Để minh họa, hãy xem xét một dự án thực tế: Trong đấu thầu xây dựng cầu tại Long An, chi phí lập hồ sơ mời thầu có thể tăng 20-30% nếu yêu cầu bao gồm khảo sát địa chất, theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP. Chủ đầu tư cần đánh giá rủi ro để tránh lãng phí, đồng thời đảm bảo rằng chi phí này được phân bổ hợp lý trong tổng ngân sách, như khuyến nghị tại Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT. Tóm lại, việc hiểu rõ các yếu tố này giúp tối ưu hóa chi phí lập hồ sơ mời thầu và nâng cao hiệu quả dự án.

Xem thêm: Mẫu hồ sơ mời thầu tư vấn qua mạng

3. Quy trình lập hồ sơ mời thầu và cách tính chi phí

Quy trình lập hồ sơ mời thầu liên quan trực tiếp đến chi phí lập hồ sơ mời thầu, được quy định chi tiết tại Điều 28 Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định số 214/2025/NĐ-CP. Dưới đây là các bước chính để thực hiện:

Bước 1: Xác định yêu cầu dự án

Đây là bước đầu tiên, nơi chủ đầu tư phải phân tích nhu cầu cụ thể dựa trên Điều 29 Luật Đấu thầu 2023. Nội dung này bao gồm việc lập danh mục các tài liệu cần thiết, như bản vẽ thiết kế và điều kiện đấu thầu, giúp ước tính ban đầu chi phí lập hồ sơ mời thầu. Việc này thường mất từ 1-2 tuần, tùy quy mô, và phải được phê duyệt bởi cơ quan quản lý để tránh sai sót. Ngoài ra, nếu dự án liên quan đến địa phương, cần tham khảo ý kiến từ Sở Kế hoạch và Đầu tư theo Nghị định 68/2019/NĐ-CP, đảm bảo chi phí phù hợp với ngân sách địa phương.

Bước 2: Thu thập và chuẩn bị tài liệu

Sau khi xác định yêu cầu, chủ đầu tư tiến hành thu thập dữ liệu, như được quy định tại Điều 17 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP. Nội dung bao gồm khảo sát hiện trường và tư vấn pháp lý, với chi phí ước tính dựa trên Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT. Bước này yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ với các chuyên gia, và nếu có sự khác biệt địa phương, thẩm quyền phê duyệt thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh theo Luật Đấu thầu 2023.

Bước 3: Tính toán và phê duyệt chi phí

Đây là bước quan trọng, nơi chủ đầu tư sử dụng công thức tại Thông tư 06/2020/TT-BKHĐT để tính toán chi phí lập hồ sơ mời thầu. Nội dung bao gồm việc lập báo cáo chi tiết, gửi cơ quan có thẩm quyền phê duyệt theo Điều 30 Luật Đấu thầu 2023. Nếu dự án tại Long An, cần tuân thủ thêm các quy định từ Nghị quyết 01/2023/NQ-HĐND, đảm bảo chi phí không vượt mức cho phép. Bước này giúp kiểm soát rủi ro và đảm bảo tính minh bạch.

Bước 4: Hoàn thiện và phát hành hồ sơ

Sau phê duyệt, hồ sơ được hoàn thiện và phát hành, như quy định tại Điều 31 Luật Đấu thầu 2023. Nội dung này bao gồm kiểm tra lại chi phí để tránh sai sót, với chi phí lập hồ sơ mời thầu được ghi rõ trong tài liệu.

Xem thêm: Mẫu phiếu đăng ký thông báo mời thầu

4. Các lưu ý khi quản lý chi phí lập hồ sơ mời thầu

Khi quản lý chi phí lập hồ sơ mời thầu, chủ đầu tư cần lưu ý các quy định tại Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định số 214/2025/NĐ-CP để tránh vi phạm. Đầu tiên, phải đảm bảo rằng chi phí được ghi chép đầy đủ theo Điều 32, giúp minh bạch hóa quá trình. Ví dụ, nếu dự án có yếu tố quốc tế, cần tham khảo Thông tư 07/2016/TT-BKHĐT để điều chỉnh chi phí phù hợp.

Một lưu ý quan trọng là tránh lạm dụng chi phí, như quy định tại Điều 18 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP, bằng cách sử dụng các công cụ kiểm toán. Chi phí lập hồ sơ mời thầu có thể được giảm nếu áp dụng công nghệ số, theo Thông tư 06/2020/TT-BKHĐT, nhưng vẫn phải tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn dữ liệu. Ngoài ra, trong trường hợp tranh chấp, chủ đầu tư có thể tham khảo Điều 64 Luật Đấu thầu 2023 để giải quyết, đảm bảo quyền lợi được bảo vệ. Tổng thể, việc quản lý tốt chi phí lập hồ sơ mời thầu không chỉ tiết kiệm ngân sách mà còn nâng cao uy tín dự án.

5. Câu hỏi thường gặp

Chi phí lập hồ sơ mời thầu được tính như thế nào?

Chi phí lập hồ sơ mời thầu được tính dựa trên các yếu tố như quy mô dự án và yêu cầu kỹ thuật, theo Điều 26 Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định số 214/2025/NĐ-CP. Cụ thể, chủ đầu tư cần sử dụng công thức để ước tính, bao gồm chi phí nhân sự và tài liệu.

Ai có thẩm quyền phê duyệt chi phí lập hồ sơ mời thầu?

Thẩm quyền phê duyệt chi phí lập hồ sơ mời thầu thuộc về cơ quan quản lý dự án, như quy định tại Điều 15 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP. Đối với dự án địa phương, Ủy ban Nhân dân tỉnh sẽ quyết định, dựa trên Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015.

Làm thế nào để giảm chi phí lập hồ sơ mời thầu?

Để giảm chi phí lập hồ sơ mời thầu, chủ đầu tư có thể áp dụng công nghệ số theo Thông tư 06/2020/TT-BKHĐT, như sử dụng phần mềm lập hồ sơ tự động. Ngoài ra, chọn đơn vị tư vấn có kinh nghiệm sẽ giúp tối ưu hóa chi phí, theo quy định tại Điều 27 Luật Đấu thầu 2023.

Chi phí lập hồ sơ mời thầu không chỉ là yếu tố kinh tế mà còn là chìa khóa cho sự thành công của dự án, giúp đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả. Để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ, hãy liên hệ ACC Long An ngay hôm nay, nơi đội ngũ chuyên gia sẵn sàng đồng hành cùng bạn.